상속등기에 필요한 준비서류의 유효기간은

상속등기 신청서에 첨부하는 인감증명, 법인등기사항증명서, 주민등록표등본·초본, 가족관계등록사항별증명서, 건축물대장·토지대장·임야대장 등본은 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(부동산등기규칙 제62조). 상속재산분할협의서와 제적등본은 이 조의 열거에 없지만, 분할협의서에 붙이는 인감증명은 열거에 있다.

어떤 서류에 3개월 유효기간이 있고 언제부터 세는가

상속등기 신청서에 첨부하는 서면 가운데 다음 다섯 가지는 모두 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(부동산등기규칙 제62조). 첨부정보란 등기를 신청할 때 신청정보와 함께 등기소에 제공하는 증명 자료다(같은 규칙 제46조 제1항). 발행일이란 그 증명서를 발급한 날이다.

• 인감증명
• 법인등기사항증명서
• 주민등록표등본·초본
• 가족관계등록사항별증명서
• 건축물대장·토지대장·임야대장 등본

인감증명이란 본인이 미리 신고한 인감이 맞음을 행정청이 확인해 주는 서면이다(인감증명). 가족관계등록사항별증명서란 가족관계등록부의 기록을 증명서 종류별로 발급한 것이다. 그 종류로 가족관계증명서·기본증명서·혼인관계증명서·입양관계증명서·친양자입양관계증명서가 있다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제15조 제1항).

3개월은 발행일부터 센다(부동산등기규칙 제62조). 증명서를 받아 든 날이나 다른 서류를 다 모은 날부터 세지 않는다. 조문은 「등기신청서에 첨부하는」 서면이 이 기간 안의 것이어야 한다고 정할 뿐, 어느 날을 기준으로 3개월 이내인지 따로 적지 않는다(같은 조).

인감증명서는 예규가 3개월의 계산 방법을 정한다. 발행일인 첫날은 기간에 넣지 않고, 기간의 말일이 공휴일이면 그 다음 날 기간이 끝난다(등기예규 제1308호 제7조). 이 예규는 등기신청서에 첨부된 인감증명서의 심사에 관한 예규라서(같은 예규 제1조), 주민등록표등본·초본, 가족관계등록사항별증명서, 대장 등본의 계산 방법은 정하지 않는다. 그러니 신청서를 등기소에 내는 날에 발행일부터 3개월이 지나지 않도록 준비하고, 인감증명서 외의 서면이 기간 끝에 걸치면 접수할 등기소에 미리 확인한다.

상속등기 서면 가운데 3개월이 적용되는 것과 적용되지 않는 것은 무엇인가

상속등기에 내는 서면 가운데 제62조가 열거한 종류에 해당하는 서면에만 이 조의 3개월이 적용된다(부동산등기규칙 제62조). 상속등기에는 같은 규칙 제46조의 일반 첨부정보 외에 상속을 증명하는 서면과 상속인의 주소·주민등록번호를 증명하는 서면 등을 낸다(등기예규 제1871호 제9조). 본인서명사실확인서는 제62조 열거에 없지만, 예규가 따로 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다고 정한다(등기예규 제1780호 제9조).

주요 서면을 제62조 열거와 대조하면 다음과 같다.

상속 유형별로 어떤 서면을 내는지는 상속등기 준비서류에서 설명한다.

상속재산분할협의서와 그 인감증명은 어떻게 되는가

상속재산분할협의서에는 제62조의 3개월이 적용되지 않지만, 함께 내는 상속인의 인감증명은 발행일부터 3개월 이내여야 한다(부동산등기규칙 제62조). 상속재산분할협의서란 공동상속인들이 상속재산을 어떻게 나눌지 합의해 적은 서면이다(상속재산분할협의서). 제62조는 분할협의서를 열거하지 않고, 등기예규 제1871호도 분할협의서의 유효기간을 정하지 않는다. 협의를 마친 뒤 신청이 늦어져 인감증명의 3개월이 지났으면 인감증명을 새로 발급받아야 한다.

인감증명을 내는 경우

방문신청으로 협의분할에 의한 상속등기를 신청하면 상속인 전원의 인감증명을 내야 한다(부동산등기규칙 제60조 제1항 제6호). 예규도 협의분할을 했으면 상속인 전원이 참여해 작성하고 상속인 전원의 인감을 날인한 분할협의서와 상속인의 인감증명을 추가로 제출하도록 정한다. 분할협의서가 여러 장이면 공동상속인 전원의 간인이 있어야 하고, 같은 분할협의서를 여러 통 작성해 각각 날인했으면 날인한 상속인의 간인이 있어야 한다(등기예규 제1871호 제17조 제1항). 다음 경우에 함께 내는 인감증명도 제62조의 인감증명이므로 발행일부터 3개월 이내여야 한다.

• 상속인이 다른 사람에게 권리의 처분권한을 수여했으면 그 대리인의 인감증명도 함께 낸다(부동산등기규칙 제60조 제2항).
• 법정대리인이 부동산등기규칙 제60조 제1항 제4호부터 제7호까지(제6호가 협의분할 상속등기다)의 서류를 작성하면 법정대리인의 인감증명을 낸다(같은 규칙 제61조 제2항).
• 미성년자 등을 위해 특별대리인을 선임했으면 그 선임을 증명하는 서면과 분할협의서에 날인한 특별대리인의 인감증명서를 낸다(등기예규 제1871호 제17조 제4항).
• 분할협의를 대리인에게 위임했으면 상속재산분할협의 위임장, 본인의 인감증명서, 대리인의 자격으로 작성한 분할협의서, 대리인의 인감증명서를 낸다(등기예규 제1871호 제18조 제2항).
• 재외국민이나 외국인 상속인이 분할협의를 위임했으면 위임장에 본인의 인감을 날인하고 그 인감증명을 내며, 재외국민은 등기예규 제1778호 제9조를, 외국인은 같은 예규 제12조를 준용한다. 대리인의 자격으로 작성한 분할협의서에는 대리인의 인감을 날인하고 그 인감증명을 내되, 분할협의서를 대리인이 작성했다는 뜻의 공증을 받았으면 대리인의 인감증명은 내지 않아도 된다(같은 예규 제6조 제3항·제4항, 등기예규 제1871호 제18조 제3항).

인감증명을 갈음하거나 내지 않는 경우

다음 어느 하나에 해당하면 인감증명 대신 다른 서면을 내거나 인감증명을 내지 않는다.

• 인감증명을 내야 하는 사람은 인감증명 대신 신청서 등에 서명하고 본인서명사실확인서나 전자본인서명확인서의 발급증을 낼 수 있다(부동산등기규칙 제60조의2).
• 분할협의서가 공정증서이거나 당사자가 서명 또는 날인했다는 뜻의 공증인 인증을 받은 서면이면 인감증명을 낼 필요가 없다(부동산등기규칙 제60조 제4항, 등기예규 제1871호 제17조 제2항).
• 재외국민과 외국인은 아래 「외국인·재외국민」 절의 방법을 따른다(등기예규 제1871호 제17조 제3항).

본인서명사실확인서란 본인이 직접 서명한 사실을 발급기관이 확인한 문서다(본인서명사실확인서). 본인서명사실확인서와 전자본인서명확인서는 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(등기예규 제1780호 제9조).

3개월 안이라도 수리되지 않는 경우가 있다. 매매를 원인으로 하는 소유권이전등기 외의 등기를 신청할 때 본인서명사실확인서나 전자본인서명확인서의 일반 용도란에 신청할 등기유형이 적혀 있지 않으면 등기관은 그 신청을 수리하지 않는다(등기예규 제1780호 제7조). 상속등기도 매매 외의 등기다. 전자본인서명확인서는 신청인이 발급증을 내고 등기관이 발급시스템에서 확인하며, 신청을 받은 등기소 외의 기관·법인 또는 단체가 그 전자본인서명확인서를 열람한 사실이 확인되면 등기관은 수리하지 않는다(같은 예규 제4조 제1항·제3항).

제적등본과 가족관계 증명서에도 3개월이 적용되는가

기본증명서·가족관계증명서 같은 가족관계등록사항별증명서는 발행일부터 3개월 이내여야 하지만, 제62조 열거에 제적등본은 없다(부동산등기규칙 제62조). 제적등본이란 가족관계등록제 시행 전의 호적인 제적부의 기재사항을 옮겨 발급하는 증명서다(제적등본).

등기예규 제1871호 제9조 제1호는 상속을 증명하는 서면으로 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」에 의한 등록사항별 증명서와 구 호적법상 제적등본을 따로 적는다. 피상속인이 2008. 1. 1. 이후 사망신고가 된 경우에도 피상속인의 구 호적법상 제적등본을 내야 한다(같은 예규 제10조 제1항 제3호, 제11조 제1항 제3호).

제적등본에 제62조의 3개월이 적용되는지는 규칙과 예규가 따로 정하지 않는다(부동산등기규칙 제62조, 등기예규 제1871호). 오래전에 발급받은 제적등본을 쓰려면 접수할 등기소에 미리 확인한다.

외국인·재외국민이나 외국에서 발행한 서면에도 3개월이 적용되는가

외국인·재외국민도 제62조가 열거한 서면을 내면 발행일부터 3개월 이내여야 한다(부동산등기규칙 제62조). 재외국민등록부등본, 외국인등록 사실증명, 외국 관공서가 발행한 서면처럼 열거에 이름이 없는 서면은 제62조도 등기예규 제1778호도 기간을 정하지 않으므로 접수할 등기소에 확인한다. 상속인이 재외국민이나 외국인일 때 낼 서면 전체는 재외국민과 외국인 상속등기의 준비서류에서 설명한다.

재외국민의 서면

재외국민이란 대한민국 국민으로서 외국의 영주권을 취득했거나 영주할 목적으로 외국에 거주하는 사람이다(등기예규 제1778호 제2조 제1호). 인감증명을 내야 하는 재외국민은 위임장이나 첨부서면에 본인이 서명 또는 날인했다는 뜻의 「재외공관 공증법」에 따른 인증을 받아 인감증명 제출을 갈음할 수 있다(부동산등기규칙 제61조 제3항).

예규는 분할협의서처럼 인감을 날인해야 하는 서면을 재외국민이 작성할 때, 체류국을 관할하는 대한민국 재외공관에서 그 서면에 공증을 받았으면 인감증명을 낼 필요가 없다고 정한다(등기예규 제1778호 제9조 제1항, 등기예규 제1871호 제17조 제3항). 이 공증은 인감을 날인해야 하는 서면 그 자체에 받아야 하고, 그 서면과 별도의 문서에 서명이나 날인을 하고 공증을 받은 것이어서는 안 된다(등기예규 제1778호 제9조 제3항).

재외국민 상속인은 주소를 증명하는 서면으로 다음 가운데 어느 하나를 낼 수 있다(등기예규 제1778호 제10조). 이 가운데 제62조 열거에 있는 것은 주민등록표등본·초본뿐이다.

• 재외국민등록부등본
• 「주민등록법」에 따라 주민등록 신고를 한 경우에는 주민등록표등본·초본
• 주소증명제도가 있는 외국에 체류하며 그 나라 법령에 따라 외국인등록 또는 주민등록 등을 마친 경우에는 체류국 관공서에서 발행한 주소증명정보
• 위 방법으로 주소를 증명할 수 없는 경우에는 체류국 공증인이 주소를 공증한 서면

재외국민등록부등본이란 재외공관에 재외국민 등록을 한 사람이 재외동포청장이나 등록공관의 장에게 신청해 교부받는 등본이다(재외국민등록법 제7조 제1항).

외국인의 서면

외국인이란 대한민국 국적을 보유하지 않은 개인(무국적자 포함)이다(등기예규 제1778호 제2조 제2호). 인감증명을 내야 하는 외국인은 「인감증명법」에 따른 인감증명이나 본국 관공서가 발행한 인감증명을 내야 한다(부동산등기규칙 제61조 제4항). 「인감증명법」에 따른 인감증명은 제62조의 인감증명이므로 발행일부터 3개월 이내여야 한다.

본국 관공서가 발행한 인감증명에 대해서는 제62조가 「인감증명」이라고만 적고, 예규 제1778호 제12조도 그 제출을 정할 뿐 기간을 적지 않으므로 기간은 접수할 등기소에 확인한다. 본국에 인감증명제도가 없고 「인감증명법」에 따른 인감증명도 받을 수 없으면 서명 또는 날인했다는 뜻의 본국 관공서의 증명이나 본국 또는 대한민국 공증인의 인증으로 갈음할 수 있다(부동산등기규칙 제61조 제4항 단서). 예규는 이 증명이나 인증이 인감을 날인해야 하는 서면이 본인의 의사에 따라 작성되었음을 확인하는 뜻이어야 하고, 재외국민의 공증처럼 그 서면 자체에 받아야 한다고 정한다(등기예규 제1778호 제12조 제2항, 제9조 제3항 준용).

외국인 상속인은 주소를 증명하는 서면으로 외국인등록 사실증명, 국내거소신고 사실증명, 본국 관공서의 주소증명정보, 본국 공증인이 주소를 공증한 서면 가운데 조건에 맞는 어느 하나를 낼 수 있다(등기예규 제1778호 제13조 제1항). 이 서면들은 제62조 열거에 없다.

외국에서 발행한 공문서

외국어로 된 첨부정보에는 번역문을 붙여야 한다(부동산등기규칙 제46조 제8항). 외국 공문서나 외국 공증인이 공증한 문서에는 공증담당영사의 확인을 받거나 아포스티유를 붙여야 하고, 부득이한 사유로 곤란한 경우는 예외다(같은 조 제9항). 이 두 항과 등기예규 제1778호 제3조·제4조는 번역과 확인 방법을 정할 뿐 발행일부터의 기간은 정하지 않는다.

기간이 지난 서면을 내면 어떻게 되는가

제62조가 열거한 서면은 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 하므로, 기간이 지났으면 새로 발급받아 내야 한다(부동산등기규칙 제62조). 기간을 넘긴 서면을 낸 신청을 어떻게 처리할지는 제62조가 따로 정하지 않는다.

각하란 등기관이 이유를 적은 결정으로 신청을 받아들이지 않는 것이다. 등기관은 부동산등기법 제29조 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에만 신청을 각하하여야 하고, 그 가운데 제9호는 「등기에 필요한 첨부정보를 제공하지 아니한 경우」다.

보정이란 신청의 잘못된 부분을 고치는 것이다. 신청의 잘못된 부분이 보정될 수 있는 경우로서 신청인이 등기관이 보정을 명한 날의 다음 날까지 보정하면 각하하지 않는다(부동산등기법 제29조 단서). 등기관이 기간이 지난 서면을 이유로 보정을 명하면 새로 발급받은 서면을 그 기한 안에 낸다.

실무 체크포인트

• 서면마다 발행일을 확인한다. 인감증명·주민등록표등본·초본·가족관계등록사항별증명서·대장 등본은 발행일부터 3개월 이내여야 한다(부동산등기규칙 제62조).
• 협의분할이면 인감증명을 마지막에 발급받는다. 상속인 전원의 인감증명이 필요하고(부동산등기규칙 제60조 제1항 제6호), 다른 서면을 모으는 동안 먼저 발급받은 인감증명의 3개월이 지날 수 있다(같은 규칙 제62조).
• 인감증명 대신 본인서명사실확인서를 쓰면 그 발행일도 확인한다. 본인서명사실확인서도 발행일부터 3개월 이내여야 한다(등기예규 제1780호 제9조).
• 제62조 열거에 없는 서면은 접수할 등기소에 기간을 확인한다. 제적등본, 재외국민등록부등본, 외국 관공서가 발행한 서면이 여기에 해당한다(부동산등기규칙 제62조, 등기예규 제1778호).
• 외국에서 발행한 공문서는 확인과 번역문을 갖춘다. 공증담당영사의 확인이나 아포스티유를 받고 번역문을 붙인다(부동산등기규칙 제46조 제8항·제9항).
• 보정을 명받으면 다음 날까지 고친다. 잘못된 부분이 보정될 수 있는 경우로서 등기관이 보정을 명한 날의 다음 날까지 보정하면 각하하지 않는다(부동산등기법 제29조 단서).

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