지점 설치·이전·폐지등기를 신청할 때 갖춰야 할 서류는 결의 방식(이사회 또는 주주총회)에 따라 달라진다.
쉽게 말하면 — 지점 등기는 이사회 결의냐 주주총회 결의냐에 따라 추가 서류가 달라집니다. 결의 방식을 먼저 정하고 서류를 갖추면 됩니다.
어떤 서류가 필요한가
대리인이 신청하면 위임을 증명하는 정보를 붙이고, 허가·인가가 필요한 업종이면 그 증명정보를 붙인다(상업등기규칙 제52조 제1항). 결의가 필요한 등기는 다음과 같이 결정기관을 증명하는 정보를 준비한다.
- 이사회가 결정한 경우: 이사회 의사록
- 정관에 따라 주주총회가 결정한 경우: 주주총회 의사록과 그 정관 규정
- 이사회가 없는 소규모회사(자본금 총액 10억원 미만으로 이사를 1명 또는 2명 둔 회사, 상법 제383조 제1항 단서)의 경우: 각 이사 또는 정관상 대표이사의 결정 근거
- 금융회사가 정관으로 대표이사에게 권한을 위임한 경우: 정관과 대표이사 결정서 또는 그 결정을 증명하는 정보(상업등기선례 제201605-1호)
법정 첨부정보는 의사록이지 이사 과반수나 주주의 인감증명서 자체가 아니다(상업등기규칙 제128조 제2항). 지점 설치·이전·폐지에 관한 의사록은 정관변경이 필요한 경우를 제외하고 공증인의 인증이 면제된다(공증인법 제66조의2 제1항 제3호·공증인법 시행령 제37조의3 제2항 제1호). 의사록 인증이 필요한 경우와 면제되는 경우 전반은 법인 의사록 인증에서 설명한다.
선택 기준: 이사회가 결정했다면 이사회 의사록, 주주총회가 결정했다면 주주총회 의사록을 준비합니다. 이사회 없는 소규모회사나 정관으로 권한을 위임한 금융회사는 그 결정 주체와 정관 규정에 맞는 증명정보를 준비합니다.
정관과 등기부등본은 언제 필요한가
정관은 그 규정이 없으면 효력이 없거나 취소할 수 있는 사항을 등기할 때 첨부한다(상업등기규칙 제128조 제1항). 따라서 통상적인 이사회 결의만으로 지점을 설치하는 경우에는 공통 첨부정보가 아니고, 정관이 주주총회 결의나 금융회사 대표이사 위임의 근거일 때 제출한다. 법인등기사항증명서는 등기관이 행정정보 공동이용으로 직접 확인하므로 통상 별도로 첨부하지 않는다(같은 규칙 제52조 제3항).
실무 체크포인트
- 지점 의사록은 원칙적으로 공증인 인증 대상에서 제외된다. 다만 정관변경이 필요한 경우에는 경미한 사항 예외가 적용되지 않는다(공증인법 시행령 제37조의3 제2항 단서·제1호).
- 결정기관부터 확정한 뒤 첨부정보를 고른다. 통상적인 주식회사는 이사회 의사록을 붙이지만(상법 제393조 제1항·상업등기규칙 제128조 제2항), 이사회 없는 소규모회사와 정관으로 권한을 위임한 금융회사는 결정 근거가 달라진다.
- 법인등기사항증명서는 공통 첨부정보가 아니다. 등기관이 행정정보 공동이용으로 직접 확인한다(상업등기규칙 제52조 제3항).
- 3개월 발행일 요건은 인감증명서뿐 아니라 주민등록표등본·초본, 가족관계등록사항별증명서에도 적용된다(상업등기규칙 제52조 제4항). 실제 첨부하는 경우에는 발행일부터 3개월 이내 것으로 준비한다.
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