임원변경등기를 신청하려면 결의 방식(이사회·주주총회)과 임원의 역할(취임·퇴임)에 따라 준비서류가 달라진다.
공통으로 필요한 서류는 무엇인가
- 법인인감증명서
- 법인등기부등본
- 법인도장
- 이사·감사 일반도장
- 주주명부
- 정관 사본
결의 방식별 추가 서류는 무엇인가
규칙상 정형 첨부서류는 결의의 의사록뿐이다. 결의가 필요한 등기에는 그 의사록을 첨부하고(상업등기규칙 제128조 제2항), 임원 취임·퇴임 변경등기에는 취임승낙 또는 퇴임을 증명하는 정보를 첨부한다(상업등기규칙 제130조). 규칙은 이사·주주 개인의 인감증명서를 첨부요건으로 규정하지 않는다.
아래 인감증명서는 의사록 공증을 받지 않고 진술인증으로 갈음할 때(의결 정족수 이상의 자가 공증인 앞에서 진술하는 방식, 공증인법 제66조의2 제3항 제2호) 의사록의 진정성을 담보하기 위해 실무에서 받는 것이다. 따라서 의사록을 공증인 인증으로 처리하면 아래 서류는 필요 없다.
이사회 결의가 필요한 경우(진술인증 시)
– 진술하는 이사의 인감도장 및 인감증명서
주주총회 결의가 필요한 경우(진술인증 시)
– 진술하는 주주의 인감도장 및 인감증명서 (보통결의는 출석 과반수+발행주식총수 4분의 1 이상의 찬성으로 가결되므로(상법 제368조 제1항), 그 정족수 이상의 주주가 진술인이 된다)
신규 취임 임원의 서류는 무엇인가
- 인감도장 및 인감증명서 1부 (주주인 경우 2부)
- 주민등록등본 또는 초본 1부
퇴임 임원의 서류는 무엇인가
- 인감도장 및 인감증명서
실무 메모
공증 위임장에 날인했거나, 취임승낙서·사임서에 인감 날인한 경우에는 인감도장을 별도로 준비하지 않아도 된다. 인감도장 수를 줄이는 가장 간편한 방법이므로, 사전에 서류 준비 방식을 협의하면 당일 절차가 수월해진다.
🚩 오류 신고·수정 제안
잘못된 내용이나 법 개정으로 바뀐 부분을 발견하셨나요? 알려주시면 검토해 반영합니다.