주식회사 설립 또는 임원변경 등기를 신청할 때, 이사·감사·집행임원과 감사위원회 위원은 주민등록번호를, 회사를 대표할 이사나 집행임원은 주민등록번호와 주소를 증명하는 서면을 제출해야 한다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호·제12호). 주소·주민등록번호를 등기해야 하는 경우 이를 증명하는 정보를 첨부정보로 내도록 한 상업등기규칙이 직접 근거다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 주민등록표등본·초본을 쓰면 발행일부터 3개월 이내여야 한다(같은 조 제4항).
쉽게 말하면 — 임원을 등기할 때 그 사람이 누구인지 증명하는 서류를 냅니다. 이사·감사는 주민등록번호만, 대표이사는 주소까지 증명해야 합니다. 인감증명서는 이 서류로 인정되지 않으니 주민등록등본·초본이나 신분증 사본을 따로 받아야 합니다.
어떤 서류가 인정되는가
다음 서류가 증명서면으로 인정된다.
- 주민등록등본
- 주민등록초본
- 주민등록증 사본
- 자동차운전면허증 사본
인감증명서는 이 증명서면으로 인정되지 않는다. 인감증명제도는 행정청이 출원자의 현재 사용 인감을 증명하는 제도로, 개인의 신상정보(주소·주민등록번호) 증명과 목적이 다르기 때문이다(상업등기선례 제1-94호, 2003년 2월 18일 공탁법인 질의회답).
외국인·재외국민은 무엇을 내는가
주민등록번호가 없는 재외국민·외국인은 외국인등록번호·국내거소신고번호 또는 생년월일을 증명한다. 외국인의 여권 사본을 제출하는 경우에는 공증인의 인증과 아포스티유 또는 영사확인을 갖춘 서면을 사용한다(상업등기선례 제201502-1호).
실무 체크포인트
- 인감증명서로는 보정 대상이 된다. 인감증명서는 주소·주민등록번호 증명서면이 아니다(상업등기선례 제1-94호). 인감증명서만 첨부하면 별도 증명서면을 다시 내야 한다.
- 임원별로 서면을 따로 챙긴다. 증명서면은 등기할 임원 각자에 대해 필요하다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 이사·감사뿐 아니라 집행임원·감사위원회 위원도 빠뜨리지 않는다.
- 협동조합은 이사장이 아닌 임원의 주소를 적지 않는다. 협동조합 기본법에 따른 협동조합의 설립등기신청서에는 임원의 성명·주민등록번호 및 주소를 적어야 한다(협동조합 기본법 제61조 제2항 제4호). 다만 이사장이 아닌 임원의 주소는 제외하고, 임원이 법인이면 법인의 명칭, 법인등록번호 및 주소를 적는다(협동조합 설립신고와 설립등기). 협동조합연합회의 등기에는 같은 법 제61조가 준용되고 「이사장」은 「회장」으로 보므로(협동조합 기본법 제84조), 연합회의 설립등기신청서에는 회장이 아닌 임원의 주소를 적지 않는다(협동조합연합회 설립신고와 설립등기). 협동조합 임원에게 같은 법 제36조 제1항 각 호의 사유가 발생하면 그 임원은 당연히 퇴직된다(협동조합 기본법 제36조 제2항). 그 퇴직에 따른 변경등기와 후임 선출은 협동조합 임원 결격과 당연퇴직 등기에서 설명한다.
- 사회적협동조합도 이사장이 아닌 임원의 주소는 적지 않는다. 사회적협동조합의 설립등기신청서에는 임원의 성명·주민등록번호 및 주소를 적어야 하고, 이사장이 아닌 임원의 주소는 제외한다(협동조합 기본법 제106조 제2항 제4호, 사회적협동조합 설립인가와 설립등기). 사회적협동조합연합회의 설립등기에도 이 규정이 준용된다(협동조합 기본법 제115조 제3항, 사회적협동조합연합회 설립인가와 설립등기). 이종협동조합연합회의 설립등기에도 같은 법 제106조가 준용된다(협동조합 기본법 제115조의10 제1항, 이종협동조합연합회 설립등기).
- 민법법인은 이사마다 주소와 주민등록번호를 증명한다. 민법법인은 이사의 성명, 주소를 등기하고(민법 제49조 제2항 제8호), 이사의 등기를 할 때에는 그 주민등록번호도 등기하여야 한다(비송사건절차법 제62조). 민법법인의 등기에는 그 성질에 반하지 않는 한 상업등기규칙 제52조가 준용되므로(민법법인 및 특수법인 등기규칙 제6조 제1항) 이를 증명하는 정보를 낸다. 이사 변경등기 절차는 비영리법인 이사 변경등기에서 설명한다. 공익법인의 임원은 주무 관청의 승인을 받아 취임한다(공익법인의 설립ㆍ운영에 관한 법률 제5조 제2항). 그 승인 신청과 이사 변경등기 절차는 공익법인 임원 취임승인과 변경등기에서 설명한다. 주무 관청이 이사의 취임승인을 취소하는 요건과 취소 뒤의 등기는 공익법인 임원 취임승인 취소와 퇴임등기에서 설명한다.
- 등본·초본의 발행 3개월 이내인지 본다. 주민등록표등본·초본은 발행일부터 3개월 이내여야 한다(상업등기규칙 제52조 제4항). 운전면허증 사본·주민등록증 사본은 이 기간 제한 대상이 아니다. 취임승낙에 별도로 붙이는 인감증명서도 발행일부터 3개월 이내여야 하지만, 주소·주민등록번호 증명서면은 아니다.
- 변동 이력이 필요하면 초본을 받는다. 주소 변동 이력 확인이 필요한 사안은 등본이 아니라 초본을 받는다. 등록기준지는 주민등록표에 표시되지 않으니 기본증명서 등 가족관계등록사항별증명서를 본다.
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최종 수정 2026년 10월 22일 · 이 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것이고 개별 사안의 법률 자문이 아닙니다. 최종 수정일 기준으로 작성됐으며 이후 법령 개정이나 판례 변경으로 현행과 달라질 수 있고, 법령·판례의 문언은 정본이 우선합니다. 내용만을 근거로 한 판단으로 생긴 손해에 책임을 지지 않습니다. 면책 고지
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