주식회사 설립 또는 임원변경 등기를 신청할 때, 이사·감사는 주민등록번호를, 회사를 대표할 이사(대표이사)는 주민등록번호와 주소를 증명하는 서면을 제출해야 한다. 등기사항이 이사·감사는 성명·주민등록번호, 대표이사는 성명·주민등록번호·주소로 다르기 때문이다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호). 주소·주민등록번호를 등기해야 하는 경우 이를 증명하는 정보를 첨부정보로 내도록 한 상업등기규칙이 직접 근거다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 그 증명서면은 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(같은 조 제4항).
쉽게 말하면 — 임원을 등기할 때 그 사람이 누구인지 증명하는 서류를 냅니다. 이사·감사는 주민등록번호만, 대표이사는 주소까지 증명해야 합니다. 인감증명서는 이 서류로 인정되지 않으니 주민등록등본·초본이나 신분증 사본을 따로 받아야 합니다.
어떤 서류가 인정되는가
다음 서류가 증명서면으로 인정된다.
- 주민등록등본
- 주민등록초본
- 주민등록증 사본
- 자동차운전면허증 사본
인감증명서는 이 증명서면으로 인정되지 않는다. 인감증명제도는 행정청이 출원자의 현재 사용 인감을 증명하는 제도로, 개인의 신상정보(주소·주민등록번호) 증명과 목적이 다르기 때문이다(상업등기선례 제1-94호, 2003년 2월 18일 공탁법인 질의회답).
실무 체크포인트
- 인감증명서로는 보정 대상이 된다. 인감증명서는 주소·주민등록번호 증명서면이 아니다(상업등기선례 제1-94호). 인감증명서만 첨부하면 별도 증명서면을 다시 내야 한다.
- 임원별로 서면을 따로 챙긴다. 증명서면은 등기할 임원 각자에 대해 필요하다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 대표이사·이사·감사 명수만큼 준비한다.
- 등본·초본의 발행 3개월 이내인지 본다. 주민등록표등본·초본은 발행일부터 3개월 이내여야 한다(상업등기규칙 제52조 제4항). 인감증명·가족관계증명서도 같다. 운전면허증 사본·주민등록증 사본은 이 기간 제한 대상이 아니다.
- 변동 이력이 필요하면 초본을 받는다. 주소 변동 이력 확인이 필요한 사안은 등본이 아니라 초본을 받는다. 등록기준지는 주민등록표에 표시되지 않으니 기본증명서 등 가족관계등록사항별증명서를 본다.
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