외국인 임원 등기 필요서류

외국인을 임원으로 취임·재선임시킬 때는 취임승낙의 진정성을 증명하는 경로 하나와 신원 정보를 증명하는 서류가 필요하다. 외국 공문서나 외국 공증문서를 제출할 때에는 아포스티유 또는 영사확인을 붙이는 것이 원칙이다(상업등기선례 제201502-1호, 등기예규 제1534호 제2조).

취임승낙은 어떻게 증명하는가

외국인 임원의 취임승낙은 ① 한국에서 신고한 인감과 인감증명, ② 본인이 기명날인·서명했다는 공증인의 인증서면, ③ 본국 관청에 신고한 인감과 인감증명 또는 본국 관청의 서명 증명서면 가운데 해당 경로로 증명한다(상업등기규칙 제104조 제1항·제2항, 주식회사 이사·대표이사·감사 등에 같은 규칙 제154조 제2항이 준용). 한국 공증인의 인증서면에는 아포스티유가 필요하지 않고, 외국 공증인의 인증서면에는 아포스티유 또는 영사확인을 붙인다(상업등기선례 제201502-1호 1.·2.).

등기소에 인감을 제출한 사람이 중임하거나 사임하는 경우에는 등기소 제출인감이 날인된 중임승낙서나 사임서로 갈음할 수 있다(상업등기규칙 제104조 제1항 단서).

신원 정보는 어떻게 증명하는가

외국인 임원은 외국인등록번호·국내거소신고번호 또는 생년월일을 증명해야 한다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 이사·감사는 성명과 주민등록번호를, 대표권이 있는 임원(대표이사 등)은 주소까지 등기하므로 주소도 함께 증명해야 한다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호).

증명 방법은 다음과 같다.

• 공증인의 인증을 받은 여권사본에 아포스티유를 붙이거나 영사확인을 받아 생년월일·주소 등을 증명(상업등기선례 제201502-1호 3.)
• 주소 증명은 본국 관공서 발급 증명서 또는 공증 활용

외국 문서는 어떻게 인증하는가

외국의 공문서나 외국 공증인의 공증문서는 아포스티유를 받아 제출하고, 협약 미가입국이면 해당 국가 주재 대한민국 영사의 확인을 받는다(등기예규 제1534호 제2조). 확인이 없으면 등기관은 원칙적으로 보정을 명하지만, 제출할 수 없는 특별한 사정과 적법 발급을 인정할 충분한 자료가 있으면 예외가 될 수 있다(같은 예규 제3조).

실무 체크포인트

• 아포스티유 미가입국은 영사 확인이라 기간이 길다. 외국 공증문서는 현지 대한민국 대사관·영사관의 확인을 받아야 하므로 임기 만료 전 여유를 두고 준비한다(등기예규 제1534호 제2조).
• 취임승낙 인증 경로는 둘 중 선택이다. 외국인은 본국 관청 인감증명 또는 본국 관청 증명서면을 첨부할 수 있고(상업등기규칙 제104조 제2항, 주식회사는 상업등기규칙 제154조 제2항 준용), 같은 규칙 같은 조 제1항이 허용하는 공증인 인증서면 경로도 쓸 수 있다. 본국 관청 증명과 본국 공증인 인증 + 아포스티유는 우열관계가 아니라 선택지다.
• 한국 공증인 인증은 아포스티유 대상이 아니다. 외국 공증인의 인증서면에만 아포스티유 또는 영사확인을 붙인다(상업등기선례 제201502-1호 2., 등기예규 제1534호 제2조).
• 중임·사임 때 종전 제출인감을 활용할 수 있다. 등기소에 인감을 제출한 사람이면 그 인감이 날인된 중임승낙서·사임서로 갈음할 수 있다(상업등기규칙 제104조 제1항 단서).
• 대표권 있는 임원은 주소까지 증명해야 한다. 대표이사 등은 주소가 등기사항이라 신원 증명만으로 부족하다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호, 상업등기규칙 제52조 제1항 제3호).
• 주소 증명서류는 나라마다 형식이 다르다. 본국에서 어떤 문서가 발급되고 인정되는지 사전에 확인한다.
• 외국어로 된 서류에는 번역문을 함께 낸다. 첨부정보가 외국어로 작성된 경우 그 번역문을 함께 제공해야 한다(상업등기규칙 제52조 제5항). 취임승낙서·인감증명·주소증명 등 본국 서류가 외국어이면 번역문을 빠뜨리지 않는다.

관련

• 개념·해설
  외국인 임원 취임승낙서·사임서 공증임원변경등기임원변경등기 신청임원변경등기 준비물
• 법령
  상법 제317조상업등기규칙 제52조상업등기규칙 제104조상업등기규칙 제154조
• 예규·선례
  상업등기선례 제201502-1호등기예규 제1534호