외국인 임원 등기 필요서류

외국인을 임원으로 취임·재선임시킬 때는 취임승낙서 공증, 신원 정보 증명, 문서 인증 절차를 모두 갖춰야 등기 신청이 가능하다. 외국에 거주하는 외국인이면 본국 문서의 인증(아포스티유·영사확인)까지 필요해 준비 기간이 길어진다.

어떤 서류가 필요한가

취임승낙서 공증

외국인 임원의 취임승낙을 증명하는 서면에는 본국 관청에 신고한 인감과 인감증명을 첨부하거나, 본인이 서명했다는 본국 관청의 증명서면을 첨부할 수 있다(상업등기규칙 제104조 제2항, 주식회사 이사·대표이사·감사 등에 상업등기규칙 제154조 제2항이 준용). 본국 공증인의 인증과 공증이 유일한 방법은 아니다 — 규칙은 본국 관청 증명과 공증인 인증을 우열 없는 선택지로 나란히 둔다.

실무에서는 본국 공증인의 인증을 받은 뒤 그 공문서에 아포스티유를 받는 경로도 쓰인다. 아포스티유 협약 미가입국이면 해당 국가 주재 대한민국 영사의 확인으로 대신한다.

신원 정보 증명

외국인 임원은 외국인등록번호·국내거소신고번호 또는 생년월일을 증명해야 한다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호). 이사·감사는 성명과 주민등록번호를, 대표권이 있는 임원(대표이사 등)은 주소까지 등기하므로 주소도 함께 증명해야 한다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호).

증명 방법은 다음과 같다.

• 여권 사본으로 생년월일 증명
• 운전면허증 등 신분증 사본의 원본 대조 공증
• 주소 증명은 본국 관공서 발급 증명서 또는 공증 활용

외국 문서 인증

외국의 공문서나 공증인 공증 문서는 아포스티유를 받아야 한다. 아포스티유 협약 미가입국인 경우 해당 국가 주재 대한민국 영사의 확인이 필요하다.

실무 체크포인트

• 아포스티유 미가입국은 영사 확인이라 기간이 길다. 영사 확인은 현지 대한민국 대사관·영사관을 거쳐야 한다. 임기 만료 전 여유를 두고 서류 준비를 시작한다.
• 취임승낙 인증 경로는 둘 중 선택이다. 외국인은 본국 관청 인감증명 또는 본국 관청 증명서면을 첨부할 수 있고(상업등기규칙 제104조 제2항, 주식회사는 상업등기규칙 제154조 제2항 준용), 같은 규칙 같은 조 제1항이 허용하는 공증인 인증서면 경로도 쓸 수 있다. 본국 관청 증명과 본국 공증인 인증 + 아포스티유는 우열관계가 아니라 선택지다.
• 대표권 있는 임원은 주소까지 증명해야 한다. 대표이사 등은 주소가 등기사항이라 신원 증명만으로 부족하다(상법 제317조 제2항 제8호·제9호, 상업등기규칙 제52조 제1항 제3호).
• 주소 증명서류는 나라마다 형식이 다르다. 본국에서 어떤 문서가 발급되고 인정되는지 사전에 확인한다.
• 외국어로 된 서류에는 번역문을 함께 낸다. 첨부정보가 외국어로 작성된 경우 그 번역문을 함께 제공해야 한다(상업등기규칙 제52조 제5항). 취임승낙서·인감증명·주소증명 등 본국 서류가 외국어이면 번역문을 빠뜨리지 않는다.

관련

• 개념·해설
  외국인 임원 취임승낙서·사임서 공증임원변경등기임원변경등기 신청임원변경등기 준비물
• 법령
  상법 제317조상업등기규칙 제52조상업등기규칙 제104조상업등기규칙 제154조