임시주주총회 소집 절차

임시주주총회는 이사회의 소집결정, 소집통지 발송, 총회 개최와 의사록 작성 순서로 진행한다. 소집을 결정하는 것은 원칙적으로 이사회이고(상법 제362조), 통지는 총회일의 2주 전에 발송한다(상법 제363조 제1항). 임시총회는 필요한 경우에 수시로 소집한다(상법 제365조 제3항).

쉽게 말하면 — 임시주주총회를 열려면 먼저 이사회에서 언제 어디서 무슨 안건으로 열지를 정하고, 총회일 2주 전까지 주주에게 통지를 보내야 합니다. 자본금 10억 원 미만 회사는 10일 전으로 짧고, 주주 전원이 동의하면 통지 없이 열거나 서면결의로 대신할 수도 있습니다. 총회를 열면 의사록을 남기고, 임원 선임의 효력발생처럼 등기사항이 변경되었다면 그날부터 2주 안에 변경등기를 신청합니다.

소집은 누가 결정하고 무엇을 정하는가

총회의 소집은 상법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 결정한다(상법 제362조). 소집결정에서 총회의 일시와 장소, 회의의 목적사항을 정한다. 목적사항은 소집통지서에 적어야 할 사항이다(상법 제363조 제2항). 장소는 정관에 다른 정함이 없으면 본점소재지 또는 이에 인접한 지에 소집해야 한다(상법 제364조).

의결권을 행사할 주주를 확정하려면 기준일이나 주주명부 폐쇄를 함께 정한다. 회사는 의결권을 행사할 자를 정하기 위하여 일정한 기간을 정하여 주주명부의 기재변경을 정지하거나, 일정한 날에 주주명부에 적힌 주주를 그 권리를 행사할 주주로 볼 수 있다(상법 제354조 제1항). 그 기간은 3월을 초과하지 못하고(같은 조 제2항), 그 날은 권리를 행사할 날에 앞선 3월 내의 날로 정해야 한다(같은 조 제3항). 그 기간이나 날을 정한 때에는 2주간 전에 공고한다(같은 조 제4항 본문). 정관으로 그 기간이나 날을 지정한 때에는 공고하지 않는다(같은 항 단서). 그래서 기준일을 두려면 소집결정 단계에서 공고 기간까지 계산해 둔다. 주주명부 자체는 주주명부가 다룬다.

주주제안에 따른 목적사항

의결권 없는 주식을 제외한 발행주식총수의 100분의 3 이상에 해당하는 주식을 가진 주주는 이사에게 주주총회일의 6주 전에 서면 또는 전자문서로 일정한 사항을 주주총회의 목적사항으로 할 것을 제안할 수 있다(상법 제363조의2 제1항). 정기주주총회에서는 직전 연도의 정기주주총회일에 해당하는 그 해의 해당일을 기준으로 6주를 센다(같은 항 괄호). 이사는 주주제안을 이사회에 보고하고, 이사회는 그 내용이 법령 또는 정관을 위반하는 경우와 그 밖에 대통령령으로 정하는 경우를 제외하고는 이를 주주총회의 목적사항으로 해야 한다(같은 조 제3항 전단).

주주가 이사에게 하는 청구는 두 가지가 따로 있다. 하나는 회의의 목적으로 할 사항에 더하여 자신이 제출하는 의안의 요령을 소집통지에 적어 달라는 청구이고, 이 청구도 총회일의 6주 전에 서면 또는 전자문서로 한다(같은 조 제2항). 다른 하나는 총회에서 그 의안을 설명할 기회를 달라는 청구이고, 청구가 있으면 회사는 설명할 기회를 주어야 한다(같은 조 제3항 후단). 앞의 청구를 했다고 뒤의 기회가 함께 생기는 것은 아니다.

이사회의 소집과 결의

이사회는 원칙적으로 각 이사가 소집하지만, 이사회 결의로 소집할 이사를 정할 수 있다(상법 제390조 제1항). 지정되지 않은 이사가 소집을 요구했는데 소집권자가 정당한 이유 없이 거절하면 그 이사가 직접 소집할 수 있다(같은 조 제2항).

이사회를 소집하려면 회일을 정하고 그 1주간 전에 각 이사와 감사에게 통지를 발송한다(상법 제390조 제3항). 이 기간은 정관으로 단축할 수 있다(같은 항 단서). 이사와 감사 전원이 동의하면 그 절차 없이 언제든지 이사회를 열 수 있다(같은 조 제4항). 이사회 소집통지에 회의의 목적사항까지 적을 필요는 없다. 대법원은 정관에 목적사항을 함께 통지하도록 정하고 있거나 목적사항을 함께 통지하지 않으면 이사회에서의 심의·의결에 현저한 지장을 초래하는 등의 특별한 사정이 없는 한, 주주총회 소집통지의 경우와 달리 목적사항을 함께 통지할 필요는 없다고 판시했다(2009다35033 판결요지 [4]).

이사회의 결의는 이사 과반수의 출석과 출석이사의 과반수로 한다(상법 제391조 제1항). 정관으로 그 비율을 높게 정할 수 있다(같은 항 단서). 정관에서 달리 정하는 경우를 제외하고, 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 않고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단으로 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다(같은 조 제2항). 이 경우 그 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 본다(같은 항).

상법 제391조 제3항은 상법 제368조 제3항과 상법 제371조 제2항을 이사회 결의에 준용한다. 그래서 결의사항에 특별한 이해관계가 있는 이사는 의결권을 행사하지 못한다. 준용되는 산입 제외는 의결권 수의 계산이다. 상법 제371조 제2항의 문언은 행사할 수 없는 주식의 의결권 수를 “출석한 주주의 의결권의 수”에 산입하지 않는다는 것이므로, 이사회에서 빠지는 것도 그 이사의 의결권 수다. 이사 과반수의 출석이라는 상법 제391조 제1항의 성립정족수에서 그 이사를 빼라는 규정은 아니다.

이사회의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사와 감사가 기명날인 또는 서명한다(상법 제391조의3 제2항).

소규모회사의 소집 결정권자

자본금 총액이 10억 원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명만 둔 회사에는 상법 제390조·상법 제391조·상법 제391조의2·상법 제391조의3이 적용되지 않는다(상법 제383조 제5항). 이 회사에서 상법 제362조에 따른 이사회의 기능을 담당하는 것은 각 이사다. 정관에 따라 대표이사를 정한 경우에는 그 대표이사가 담당한다(상법 제383조 제6항). 상법 제391조의3이 적용되지 않으므로 이사회의사록은 작성 대상이 아니고, 그 이사의 소집결정으로 총회를 연다.

소집통지는 언제 어떻게 보내는가

주주총회를 소집할 때에는 총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나, 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송한다(상법 제363조 제1항). 통지서에는 회의의 목적사항을 적는다(같은 조 제2항). 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 않은 경우에는 그 주주에게 소집을 통지하지 않을 수 있다(같은 조 제1항 단서). 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 총회일의 10일 전에 통지를 발송할 수 있다(같은 조 제3항). 통지 기간만 짧아지고 서면 또는 전자문서라는 방법은 같다.

기간을 일·주·월 또는 연으로 정한 때에는 초일을 산입하지 않는다(민법 제157조). 발송한 날은 기간에 들어가지 않으므로, 발송일의 다음 날부터 총회일 전날까지 14일이 있어야 한다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사에서는 같은 방식으로 10일을 확보한다.

통지의 상대방

회사는 주주명부에 적힌 주주를 상대로 통지한다. 주식의 이전은 취득자의 성명과 주소를 주주명부에 적지 않으면 회사에 대항하지 못하기 때문이다(상법 제337조 제1항). 명의개서를 하지 않은 취득자를 회사가 주주로 다룰 수 있는지는 주주총회 소집과 통지가 다룬다.

의결권 없는 주주에게는 상법 제363조 제1항부터 제4항까지가 적용되지 않는다(같은 조 제7항 본문). 다만 통지서에 적은 회의의 목적사항에 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그 주주에게도 통지한다(같은 항 단서).

통지서에 적을 사항

통지서에 반드시 적는 것은 회의의 목적사항이다(상법 제363조 제2항). 목적사항만으로 부족하고 의안의 요령이나 주요내용까지 적어야 하는 안건이 따로 있다.

정관 변경: 정관의 변경에 관한 의안의 요령(상법 제433조 제2항)
자본금 감소: 자본금의 감소에 관한 의안의 주요내용(상법 제438조 제3항)
영업의 전부 또는 중요한 일부 양도 등: 주식매수청구권의 내용 및 행사방법(상법 제374조 제1항·제2항)

정관으로 서면에 의한 의결권 행사를 채택한 회사는 소집통지서에 주주가 그 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 첨부한다(상법 제368조의3 제2항). 이사회 결의로 전자적 방법에 의한 의결권 행사를 정한 경우에는 주주가 그 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용을 소집통지에 적는다(상법 제368조의4 제1항·제2항).

상법 제363조나 상법 제364조를 위반하여 주주총회를 소집하면 500만원 이하의 과태료 대상이다(상법 제635조 제1항 제22호). 주식매수청구권의 내용과 행사방법을 통지하거나 공고하지 않은 경우, 부실하게 통지·공고한 경우도 같은 항 제23호의 과태료 대상이다.

소집의 철회

이미 발송한 소집통지를 되돌리려면 소집을 정한 것과 같은 층에서 철회를 결정하고, 통지와 같은 방법으로 철회를 알린다. 2009다35033이 다룬 사안이 그 예다. 대표이사가 이사회결의를 거쳐 주주들에게 임시주주총회 소집통지서를 발송했다가 다시 소집을 철회하기로 하는 이사회결의를 거쳤다. 그 뒤 총회 개최장소 출입문에 철회 공고문을 부착했다. 이사회에 참석하지 않은 주주들에게는 퀵서비스로 소집철회통지서를 보내고 전보와 휴대전화로도 같은 취지를 통지했다. 대법원은 소집통지와 같은 방법인 서면에 의한 소집철회통지를 한 이상 소집이 적법하게 철회되었다고 본 원심판단을 정당하다고 했다(같은 판결 판결요지 [1]).

철회 결의에도 한계가 있다. 이사가 주주의 의결권행사를 불가능하게 하거나 현저히 곤란하게 하는 것은 주식회사 제도의 본질적 기능을 해하는 것으로서 허용되지 않고, 그러한 것을 내용으로 하는 이사회결의는 무효다(같은 판결 판결요지 [2]). 위 사안에서는 그 정도에 이르렀다고 보지 않았다(같은 판결 판결요지 [3]). 근거 가운데 하나는 상대방이 소수주주로서 임시주주총회의 소집을 청구할 수 있고 소집절차를 밟지 않으면 법원의 허가를 얻어 총회를 소집할 수 있었다는 점이다. 그 사안에 적용된 조문은 구 상법 제366조(2009. 5. 28. 법률 제9746호로 개정되기 전의 것)다.

상장회사의 소집공고 특례

상장회사는 의결권 있는 발행주식총수의 100분의 1 이하를 소유한 주주에 대해서는 정관으로 정하는 바에 따라 공고로 개별 통지를 갈음할 수 있다(상법 제542조의4 제1항, 상법 시행령 제31조 제1항). 총회일의 2주 전에 소집한다는 뜻과 회의의 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 전자적 방법으로 공고하는 방식이다(같은 항). 전자적 방법으로 공고할 수 있는 곳은 금융감독원 또는 거래소가 운용하는 전자공시시스템이다(상법 시행령 제31조 제2항).

이사·감사의 선임이 목적사항이면 후보자의 성명·약력·추천인과 시행령이 정하는 후보자에 관한 사항을 통지하거나 공고한다(상법 제542조의4 제2항). 소집의 통지·공고에는 독립이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 시행령이 정하는 사항도 함께 알린다(같은 조 제3항 본문). 독립이사는 사외이사로서 사내이사·집행임원·업무집행지시자로부터 독립적인 기능을 수행하는 이사를 말한다(상법 제542조의8 제1항). 그 사항을 시행령이 정하는 방법으로 일반인이 열람할 수 있게 한 경우에는 이 통지·공고를 생략한다(상법 제542조의4 제3항 단서).

상장회사 특례가 밀어내는 범위는 넓지 않다. 이 절은 이 장의 다른 절에 우선하여 적용된다(상법 제542조의2 제2항). 소수주주권에는 명시된 예외가 있다. 상법 제542조의6 제1항부터 제7항까지는 상법 제542조의2 제2항에도 불구하고 이 장의 다른 절에 따른 소수주주권의 행사에 영향을 미치지 않는다(상법 제542조의6 제10항). 그래서 상장회사에서도 상법 제366조에 따른 소집청구 자체가 배제되지는 않는다. 지분 요건의 관계는 소수주주의 주주총회 소집청구가 다룬다.

소집절차를 생략하거나 총회 없이 결의할 수 있는가

자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다(상법 제363조 제4항). 같은 조항은 주주 전원의 동의가 있으면 서면에 의한 결의로 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다고도 정한다(같은 항). 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다(같은 항 후단).

서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있고(같은 조 제5항), 그 결의에는 주주총회에 관한 규정을 준용한다(같은 조 제6항).

이 특례와 별도로, 판례는 자본금 규모와 관계없이 주주 전원이 참석하여 아무런 이의 없이 일치된 의견으로 총회 개최에 동의하고 결의했다면 이사회 결의나 소집절차가 없었어도 특별한 사정이 없는 한 결의를 유효하다고 본다(2002다15733). 이는 상법 제363조 제4항의 소규모회사 서면결의 절차와 구별되는 판례상 예외다.

총회 결의를 얻는 세 가지 길 — ① 정식 소집: 이사회가 소집을 정하고 2주 전(자본금 10억 원 미만이면 10일 전)에 통지를 보낸 뒤 총회를 엽니다. 등기에는 주주총회의사록을 냅니다. ② 소집절차 생략: 자본금 10억 원 미만 회사에서 주주 전원이 동의하면 통지 없이 바로 총회를 열 수 있습니다. 총회는 실제로 열리므로 의사록이 남습니다. ③ 총회를 열지 않고 서면으로: 서면결의라면 서면결의를 하는 것에 관한 주주 전원의 동의서와 서면결의서를 내고, 목적사항에 주주 전원이 서면으로 동의한 것이라면 주주 전원의 서면동의서를 냅니다. 어느 쪽이든 각 주주의 인감을 날인하고 인감증명서를 붙이며, 주주명부도 함께 준비합니다.

서면결의로 처리한 경우의 등기 첨부정보

서면결의에는 의사록이 없다. 상법 제373조 제1항은 총회의 의사에 관하여 의사록을 작성하도록 하는데, 서면결의에서는 총회가 열리지 않아 적을 의사가 없다. 그래서 등기에는 의사록 대신 상업등기규칙 제128조 제1항이 정한 ‘총주주 또는 그 주주나 이사의 동의가 있음을 증명하는 정보’를 제공한다.

선례는 그 정보를 두 가지로 나눈다. 서면결의의 경우에는 서면결의를 하는 것에 관한 주주 전원의 동의서와 해당 결의요건을 충족하는 서면결의서를 낸다(상업등기선례 제201901-2호). 서면동의의 경우에는 주주 전원의 서면동의서를 낸다(같은 선례). 어느 쪽이든 각 주주가 인감증명법에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부한다(같은 선례).

같은 선례는 주주명부도 첨부 대상으로 전제한다. 법원의 확정 판결 등으로 1인 주주라는 사실을 등기관이 명백하게 알 수 있는 때에는 서면결의 등이 이루어질 당시의 대표자가 등기소에 제출한 인감을 날인한 주주명부를 첨부할 필요가 없다고 하여, 그 밖의 경우에는 이 주주명부를 내는 것을 전제로 한 단서다(같은 선례). 등기소에 제출한 인감을 쓰는 것이 서면결의의 진정성을 담보하는 장치이므로, 대표자의 인감 상태를 미리 확인해 둔다.

소집절차에 하자가 있으면 결의는 어떻게 되는가

하자의 효과는 두 층으로 나뉜다. 통상의 소집절차 하자는 결의취소 사유다. 총회의 소집절차 또는 결의방법이 법령 또는 정관에 위반하거나 현저하게 불공정한 때에는 주주·이사 또는 감사가 결의의 날로부터 2월 내에 결의취소의 소를 제기할 수 있다(상법 제376조 제1항). 통지 기간을 지키지 않은 것, 통지서에 적은 목적사항과 실제 결의한 사항이 어긋난 것이 이 층에 놓인다.

소집권한 자체가 없었던 경우는 층이 다르다. 주주총회를 소집할 권한이 없는 자가 이사회의 주주총회 소집결정도 없이 소집한 주주총회에서 이루어진 결의는 특별한 사정이 없는 한, 총회와 결의라고 볼 만한 것이 사실상 존재해도 그 성립과정에 중대한 하자가 있어 법률상 존재하지 않는다(2021다271282 판결요지 [2]). 소집절차 또는 결의방법에 총회결의가 존재한다고 볼 수 없을 정도의 중대한 하자가 있는 것을 이유로 하는 소는 결의부존재확인의 소다(상법 제380조). 상법 제376조 제1항과 달리 상법 제380조에는 제소기간이 없다는 점에서 두 층의 실무 의미가 다르다.

소집권한이 없는 자의 소집이라도 결과가 늘 부존재는 아니다. 2002다15733이 다룬 임시주주총회도 소집권한이 없는 이사가 이사회의 결의 없이 단독으로 소집한 것이어서 소집절차가 위법했다. 그 사건에서는 주주 전원이 참석하여 아무런 이의 없이 일치된 의견으로 총회 개최에 동의하고 이사 선임결의를 한 점을 들어 결의를 유효하다고 보았다. 두 판시를 함께 놓으면, 소집권한의 하자가 부존재로 이어지는지는 주주 전원의 참석과 이의 없는 일치가 있었는지에 따라 나뉜다. 결의의 하자를 다투는 소의 종류와 효력은 주주총회가 다룬다.

주주가 소집을 청구하려면 어떻게 하는가

발행주식총수의 100분의 3 이상에 해당하는 주식을 가진 주주는 회의의 목적사항과 소집의 이유를 적은 서면 또는 전자문서를 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있다(상법 제366조 제1항). 지분 요건과 상장회사 특례는 소수주주의 주주총회 소집청구가 다룬다. 소규모회사에서는 이 조항의 이사회 기능도 각 이사 또는 정관에 따라 정한 대표이사가 담당한다(상법 제383조 제6항).

감사도 회의의 목적사항과 소집의 이유를 기재한 서면을 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있다(상법 제412조의3 제1항). 감사가 총회를 소집하는 경우에는 상법 제366조 제2항이 준용되므로(같은 조 제2항), 지체 없이 소집절차를 밟지 않으면 감사가 법원의 허가를 받아 총회를 소집한다.

법원 허가에 따른 소집

청구가 있은 후 지체 없이 총회소집의 절차를 밟지 아니한 때에는 청구한 주주가 법원의 허가를 받아 총회를 소집할 수 있다(상법 제366조 제2항). 이 경우 주주총회의 의장은 법원이 이해관계인의 청구나 직권으로 선임할 수 있다(같은 항). 제1항의 청구에 따라 소집된 총회와 제2항에 따라 소집된 총회는 회사의 업무와 재산상태를 조사하게 하기 위하여 검사인을 선임할 수 있다(같은 조 제3항).

허가 신청은 본점 소재지의 지방법원 합의부에 한다(비송사건절차법 제72조 제1항). 신청은 서면으로 하고, 이사가 그 소집을 게을리한 사실을 소명한다(비송사건절차법 제80조). 법원은 이유를 붙인 결정으로 재판하며, 신청을 인용한 재판에 대하여는 불복신청을 할 수 없다(비송사건절차법 제81조). 불복이 막혀 있는 것은 인용 재판이다. 신청에 의하여만 재판을 하여야 하는 경우에 신청을 각하한 재판에 대하여는 신청인만 항고할 수 있다(비송사건절차법 제20조 제2항). 이 항고에는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 항고에 관한 민사소송법의 규정이 준용되고(비송사건절차법 제23조), 항고 자체에 집행정지의 효력은 없다(비송사건절차법 제21조).

법원이 소집기간을 따로 정하지 않았더라도 허가받은 주주는 소집 목적에 비추어 상당한 기간 내에 총회를 열어야 한다(2016다275679 판결요지 [2]). 허가결정 뒤 상당한 기간이 지나도록 소집하지 않으면 특별한 사정이 없는 한 그 허가에 따른 소집권한은 소멸한다(같은 판결). 상당한 기간이 지났는지는 총회소집의 목적, 소집허가결정이 내려진 경위, 소집허가결정과 총회소집 시점 사이의 기간, 소집허가결정의 기초가 된 사정의 변경 여부, 뒤늦게 총회가 소집된 경위와 이유를 고려하여 판단한다(같은 판결).

총회를 열고 나서 무엇을 남기는가

총회의 의사에는 의사록을 작성한다(상법 제373조 제1항). 의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명한다(같은 조 제2항). 총회의 의장은 정관에서 정함이 없는 때에는 총회에서 선임한다(상법 제366조의2 제1항).

의사록의 공증인 인증

법인 등기를 할 때 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 한다(공증인법 제66조의2 제1항 본문). 인증을 받지 않는 경우는 같은 항 단서의 세 가지다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사를 상법 제295조 제1항에 따라 발기설립하는 경우(제1호), 대통령령으로 정하는 공법인 또는 비영리법인인 경우(제2호), 대통령령으로 정하는 경미한 사항을 의결한 경우(제3호)다.

제3호의 경미한 사항은 지점의 설치·이전 또는 폐지와 명의개서대리인의 선임 또는 변경이고, 정관의 변경이 필요한 경우는 여기서도 제외된다(공증인법 시행령 제37조의3 제2항). 그래서 임원 선임이나 정관 변경을 결의한 의사록은 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사에서도 인증 대상이다. 제1호의 면제는 발기설립 단계의 것이고, 설립 뒤의 총회 의사록에는 미치지 않는다.

인증은 공증인이 결의의 절차와 내용이 진실에 부합한다는 사실을 확인하는 방법으로 한다(공증인법 제66조의2 제2항). 촉탁인이나 그 대리인이 공증인 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하게 한 후 그 사실을 적는다(같은 항).

변경등기의 첨부정보와 기간

주주총회의 결의를 필요로 하는 등기를 신청하는 경우에는 그 의사록을 제공한다(상업등기규칙 제128조 제2항). 임원의 취임 또는 퇴임으로 인한 변경등기에는 취임승낙 또는 퇴임을 증명하는 정보를 함께 제공한다(상업등기규칙 제130조). 등기 실무의 서류 구성은 임원변경등기 신청이 다룬다.

주식회사의 등기에는 상법 제183조가 준용된다(상법 제317조 제4항). 그 조문은 등기할 사항이 변경되었을 때에는 본점의 소재지에서 2주일 내에 변경등기를 하도록 정한다. 기간은 결의한 날부터 세는 것이 아니라 등기할 사항이 변경된 때부터 센다. 임원의 취임등기에는 취임승낙을 증명하는 정보를 제공하므로(상업등기규칙 제130조), 선임결의만 있고 취임승낙이 없으면 등기할 사항인 취임이 아직 생기지 않는다. 결의일과 취임승낙일이 다른 사안에서는 어느 날을 기산점으로 삼을지 먼저 확정한다.

실무 체크포인트

이사회 소집통지는 회일의 1주간 전에 각 이사와 감사에게 발송한다. 이사와 감사 전원이 동의하면 그 절차 없이 이사회를 열 수 있다(상법 제390조 제3항·제4항). 자본금 총액이 10억 원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명만 둔 회사에는 상법 제390조가 적용되지 않고(상법 제383조 제5항), 감사를 선임하지 않은 회사에는 감사에게 보낼 통지가 없다(상법 제409조 제4항).
소집통지는 초일을 넣지 않고 센다. 발송일의 다음 날부터 총회일 전날까지 14일을 확보하고, 자본금 총액 10억 원 미만 회사는 10일을 확보한다(상법 제363조 제1항·제3항, 민법 제157조).
통지서에 회의의 목적사항을 적고 실제 결의한 사항과 일치시킨다. 위반하면 500만원 이하의 과태료 대상이다(상법 제363조 제2항, 상법 제635조 제1항 제22호).
임원 선임이나 정관 변경을 결의한 의사록은 자본금 총액 10억 원 미만 회사에서도 공증인의 인증을 받는다. 인증이 면제되는 경미한 사항은 지점의 설치·이전·폐지와 명의개서대리인의 선임·변경뿐이고, 정관 변경이 필요한 경우는 그 예외에서도 빠진다(공증인법 제66조의2 제1항, 공증인법 시행령 제37조의3 제2항).
서면결의로 처리하면 의사록이 남지 않는다. 등기에는 주주 전원의 동의서·서면결의서와 각 주주의 인감증명서를 준비하고, 서면결의 당시의 대표자가 등기소에 제출한 인감을 날인한 주주명부도 함께 준비한다(상업등기선례 제201901-2호).
등기 기간은 결의한 날이 아니라 등기할 사항이 변경된 날부터 2주일이다(상법 제317조 제4항·상법 제183조). 등기를 게을리하면 500만원 이하의 과태료 대상이다(상법 제635조 제1항 제1호).