주주총회 소집과 통지란 주주총회를 열기 위해 소집을 결정하고 각 주주에게 알리는 절차다. 소집은 원칙적으로 이사회가 결정하고(상법 제362조), 총회일 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지한다. 전자문서로 보내려면 해당 주주의 동의를 받아야 한다(같은 법 제363조 제1항).
쉽게 말하면 — 주주총회를 열려면 먼저 이사회가 “총회를 열자”고 정하고, 주주들에게 “언제 어디서 무슨 안건으로 총회를 한다”고 미리 알려야 합니다. 이 절차를 빠뜨리면 나중에 결의가 취소될 수 있습니다.
누가 언제 소집하는가
소집은 법에 다른 규정이 없으면 이사회가 결정한다(상법 제362조). 정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 소집하고, 결산기를 연 2회 이상 둔 회사는 매 결산기마다 소집한다(같은 법 제365조 제1항·제2항). 임시총회는 필요할 때 수시로 소집한다(같은 조 제3항).
이사회 결정이 원칙이지만 예외가 있다. 자본금 10억 원 미만이고 이사가 1명 또는 2명인 회사에서는 각 이사 또는 정관으로 정한 대표이사가 이사회 기능을 담당한다(상법 제383조 제6항). 소수주주는 같은 법 제366조에 따라 소집을 청구하고 법원 허가로 직접 소집할 수 있으며, 감사도 법정 요건을 갖추면 임시총회 소집을 청구할 수 있다(같은 법 제412조의3). 실제 소집 순서와 총회 뒤 변경등기의 첨부서면은 임시주주총회 소집 절차가 다룬다.
정기총회는 1년에 한 번 정해진 때, 임시총회는 필요할 때 엽니다. 소집을 정하는 건 원칙적으로 이사회입니다.
통지 방법과 기간
총회일 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나, 주주 동의를 받아 전자문서로 발송한다(상법 제363조 제1항). 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다(같은 조 제2항). 무엇을 결의하는 총회인지 알 수 있게 적어야 한다.
통지가 주주명부상 주소에 계속 3년간 도달하지 않은 주주에게는 통지하지 않아도 된다(상법 제363조 제1항 단서).
자본금 총액 10억 원 미만의 소규모 회사는 총회일 10일 전에 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항). 또 이런 소규모 회사는 주주 전원이 동의하면 소집 절차 없이 총회를 열거나 서면결의로 갈음할 수 있다(같은 조 제4항).
상장회사는 정관으로 정한 경우, 의결권 있는 발행주식총수의 1% 이하를 가진 주주에게 개별 통지하는 대신 총회일 2주 전에 총회 뜻과 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고할 수 있다. 대통령령이 정한 전자적 공고도 가능하다(상법 제542조의4 제1항, 상법 시행령 제31조 제1항).
총회 2주 전에 안건을 적은 통지를 보내야 합니다. 자본금 10억 원 미만 회사는 10일 전으로 짧고, 주주 전원이 동의하면 통지 없이도 열 수 있습니다.
통지의 대상
통지는 주주명부상 주주에게 한다. 의결권 없는 주주에게는 원칙적으로 통지하지 않는다(상법 제363조 제7항). 의결권이 배제된 종류주식, 자기주식, 상호보유주식이 여기에 해당한다. 의결권 제한 종류주식은 해당 총회의 목적사항에서 의결권이 없는 때에만 통지를 생략할 수 있다.
다만 의결권 없는 주주라도 그 통지서의 목적사항에 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함되면 통지해야 한다(상법 제363조 제7항 단서). 한편 특별이해관계인은 의결권이 일반적으로 없는 것이 아니라 특정 의안에서만 의결권 행사가 제한될 뿐이므로(같은 법 제368조 제3항), 의결권 없는 주주와 달리 통지 대상에서 빠지지 않는다.
표를 못 던지는 주주에게는 보통 통지를 생략합니다. 하지만 합병처럼 주식을 되사 달라고 할 권리가 걸린 안건이면 그 주주에게도 알려야 합니다.
소집절차 하자의 효과
소집통지를 빠뜨리거나 법정 기간을 어겨 소집한 총회 결의는 결의취소의 소 대상이 된다(상법 제376조 제1항). 소집절차가 법령·정관에 위반하거나 현저히 불공정하면 주주·이사·감사가 결의일부터 2개월 안에 취소를 구할 수 있다. 소집통지서에 적지 않은 사항을 결의한 경우도 마찬가지다. 다만 소집권한 없는 사람이 이사회 결정도 없이 소집한 정도의 중대한 하자는 특별한 사정이 없으면 결의부존재 사유가 될 수 있다(2021다271282 판결요지 [2]). 반대로 소집권한 없는 이사가 소집했더라도 주주 전원이 참석해 아무런 이의 없이 결의한 사안에서는 결의를 유효하다고 보았다(2002다15733).
통지를 안 했거나 기간을 못 지켰거나, 알리지 않은 안건을 결의하면 그 결의는 취소될 수 있습니다.
실무 체크포인트
- 소집통지서와 주주총회의사록의 목적사항 기재가 일치하는지 등기신청 시 대조한다. 어긋나면 소집절차 하자로 결의취소 대상이 될 수 있다.
- 집중투표를 배제하지 않은 회사가 이사 여러 명을 선임할 때는 통지서에 선임할 이사 수를 적는다. ‘이사 선임의 건’이라고만 적으면 단수 선임으로 해석될 수 있다.
- 의결권 없는 주주라도 주식매수청구권이 걸린 안건이면 통지해야 하므로, 안건 성격을 먼저 본다.
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