정기주주총회와 재무제표 승인 절차

이사회와 감사를 둔 주식회사의 이사는 결산기마다 재무제표와 영업보고서를 작성해 이사회 승인을 받아야 하고, 정기총회일의 6주 전에 감사에게 제출해야 한다(상법 제447조·같은 법 제447조의2·제447조의3). 재무제표는 정기총회의 승인을 받되, 정관으로 정하고 외부감사인의 적정 의견과 감사(감사위원회 설치회사는 감사위원) 전원의 동의를 모두 갖추면 이사회 결의로 승인할 수 있다(같은 법 제449조 제1항·같은 법 제449조의2 제1항).

어떤 회사가 언제 정기주주총회를 열어야 하나?

주식회사는 정기총회를 매년 1회 일정한 시기에 소집해야 하고, 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 소집해야 한다(상법 제365조 제1항·제2항). 결산기란 회사가 정관에서 정한 영업연도의 끝으로, 이사는 결산기마다 재무제표를 작성해야 한다(같은 법 제447조 제1항).

제365조 제1항은 「일정한 시기」라고만 정하고, 결산기 뒤 몇 개월 안에 정기총회를 열라고 정하지 않았다. 정기총회를 여는 시기는 회사 정관의 결산기와 정기총회 시기 규정을 확인한다.

의결권을 행사할 주주를 정하려고 기준일을 정하는 경우 그 날을 언제로 정할 수 있는지는 주주명부 폐쇄와 기준일 공고의 「기간과 날은 얼마까지 정할 수 있나」에서 설명한다. 총회 소집에 관한 과태료는 아래 「기한·절차를 어기면 어떻게 되나?」에서 본다.

회사가 어떤 유형인지 어떻게 확인하나?

일정이 달라지는 다섯 가지(자본금 10억원 미만, 이사 1~2명, 감사 미선임, 감사위원회 설치, 상장회사·외부감사 대상)는 등기사항증명서와 정관에서 먼저 확인한다. 외부감사인이란 「주식회사 등의 외부감사에 관한 법률」(이하 외부감사법)에 따른 감사인으로, 회계법인 또는 한국공인회계사회에 등록을 한 감사반을 말하고 회사 기관인 감사와 다르다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제2조 제7호). 감사인이 회사가 작성한 재무제표(연결재무제표를 작성하는 회사는 연결재무제표를 포함한다)를 회계감사기준에 따라 감사하고 감사의견을 표명한 보고서를 감사보고서라 한다(같은 조 제8호).

정관에서는 결산기와 정기총회 시기, 그리고 재무제표를 이사회 결의로 승인한다는 규정이 있는지 본다(상법 제449조의2 제1항). 외부감사 대상 회사는 외부감사법 제4조에 따른 회사를 말하므로(상법 시행령 제16조 제1항 단서), 대상인지는 같은 법 제4조의 기준으로 확인한다.

총회일까지 누가 언제 무엇을 하나?

이사는 재무제표와 영업보고서를 작성해 이사회 승인을 받아야 하고, 정기총회일의 6주 전에 감사에게 제출해야 한다(상법 제447조 제1항, 같은 법 제447조의2 제1항, 제447조의3). 감사는 받은 날부터 4주 내에 감사보고서를 이사에게 제출해야 한다(같은 법 제447조의4 제1항).

부속명세서란 재무제표 각 서류에 딸린 세부 명세를 적은 서류로, 재무제표와 함께 작성해 이사회 승인을 받는다(상법 제447조 제1항). 영업보고서란 그 영업연도 영업의 경과와 회사 상황을 적은 보고서로, 총회에서 승인이 아니라 보고 대상이다(같은 법 제449조 제2항). 감사보고서란 감사(감사위원회)가 재무제표와 영업보고서를 감사한 결과를 법정 사항에 따라 적어 이사에게 내는 보고서다(같은 법 제447조의4).

할 일과 총회일 기준 기한은 다음과 같다. 번호는 설명을 위한 것이고 법이 정한 순서가 아니다. 상법은 이사회 승인과 감사 제출의 선후를 따로 정하지 않았고, 감사에게 제출할 서류를 제447조와 제447조의2의 서류라고 정한다(상법 제447조의3). 상장회사의 감사보고서는 주주총회일의 1주 전까지 제출할 수 있으므로(4번) 2주 전에 하는 소집통지(5번)보다 늦을 수 있다.

1. 작성과 이사회 승인: 이사는 결산기마다 재무제표와 그 부속명세서를 작성해 이사회의 승인을 받아야 하고, 매결산기에 영업보고서를 작성해 이사회의 승인을 얻어야 한다(상법 제447조 제1항, 같은 법 제447조의2 제1항). 외부감사 대상 회사는 해당 사업연도의 재무제표를 작성하여 감사인에게도 제출하여야 하고(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제6조 제2항), 그 기한은 아래 「외부감사 대상 회사가 감사인에게 재무제표를 내는 기한」에서 본다. 서류 목록은 「이사회는 무엇을 작성·승인하나?」에서 본다.
2. 소집 결정: 총회의 소집은 상법에 다른 규정이 있는 경우 외에는 이사회가 결정한다(상법 제362조). 이사가 1명 또는 2명인 회사는 각 이사(정관에 따라 대표이사를 정한 경우에는 그 대표이사)가 이 기능을 담당한다(같은 법 제383조 제6항).
3. 감사에게 제출: 이사는 정기총회일의 6주 전에 1번 단계의 서류를 감사에게 제출해야 한다(상법 제447조의3). 감사위원회를 설치한 회사는 감사위원회에 제출한다(같은 법 제415조의2 제7항).
4. 감사보고서 제출: 감사는 서류를 받은 날부터 4주 내에 감사보고서를 이사에게 제출해야 한다(상법 제447조의4 제1항). 상장회사의 감사 또는 감사위원회는 이 기간에도 불구하고 주주총회일의 1주 전까지 제출할 수 있다(같은 법 제542조의12 제6항).
5. 소집통지 발송: 총회일의 2주 전에 각 주주에게 통지를 발송해야 한다(상법 제363조 제1항). 자본금 10억원 미만 회사와 상장회사의 특칙은 「소집통지는 언제 어떻게 하나?」에서 본다.
6. 서류를 갖추어 둠: 이사는 정기총회일의 1주 전부터 1번 단계의 서류와 감사보고서를 본점에(지점에는 그 등본을) 갖추어 두어야 한다(상법 제448조 제1항). 기간과 열람은 「재무제표는 언제부터 어디에 갖춰 두고 누가 볼 수 있나?」에서 본다.
7. 총회 승인과 보고: 이사는 재무제표를 정기총회에 제출해 승인을 요구하고, 영업보고서를 제출해 그 내용을 보고해야 한다(상법 제449조 제1항·제2항).
8. 대차대조표 공고: 이사는 총회의 승인을 얻은 때에는 지체 없이 대차대조표를 공고해야 한다(상법 제449조 제3항). 다른 할 일은 「승인 뒤에는 무엇을 하나?」에서 본다.

외부감사 대상 회사가 감사인에게 재무제표를 내는 기한

외부감사 대상 회사가 재무제표를 감사인에게 제출하여야 하는 기한은 다음과 같다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제6조 제2항).

• 재무제표: 정기총회 개최 6주 전(회생절차가 진행 중인 회사는 사업연도 종료 후 45일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제1항 제1호)
• 한국채택국제회계기준을 적용하는 회사의 연결재무제표: 정기총회 개최 4주 전(회생절차가 진행 중인 회사는 사업연도 종료 후 60일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제1항 제2호 가목)
• 한국채택국제회계기준을 적용하지 아니하는 회사의 연결재무제표: 사업연도 종료 후 90일 이내(사업보고서 제출대상법인 중 직전 사업연도 말의 자산총액이 2조원 이상인 법인은 사업연도 종료 후 70일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제1항 제2호 나목)

사업보고서 제출대상법인이 「자본시장과 금융투자업에 관한 법률」 제159조제1항에 따른 사업보고서 제출기한 이후 정기총회를 개최하는 경우에는 기한이 다음과 같다(같은 영 제8조 제2항).

• 재무제표: 사업보고서 제출기한 6주 전(회생절차가 진행 중인 회사는 사업연도 종료 후 45일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제2항 제1호)
• 한국채택국제회계기준을 적용하는 회사의 연결재무제표: 사업보고서 제출기한 4주 전(회생절차가 진행 중인 회사는 사업연도 종료 후 60일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제2항 제2호 가목)
• 한국채택국제회계기준을 적용하지 아니하는 회사의 연결재무제표: 위 제1항 제2호 나목과 같은 기한(사업연도 종료 후 90일 이내, 자산총액 2조원 이상 법인은 70일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제2항 제2호 나목)

외부감사 대상 회사의 증권선물위원회 제출

주권상장법인인 회사와 대형비상장주식회사(주권상장법인이 아닌 주식회사로서 직전 사업연도 말의 자산총액이 대통령령으로 정하는 금액 이상인 회사, 같은 법 제2조 제5호), 금융회사(「금융산업의 구조개선에 관한 법률」 제2조제1호에 따른 금융기관 및 「농업협동조합법」에 따른 농협은행)는 감사인에게 재무제표를 제출한 후에 즉시 그 재무제표를 전자문서로 증권선물위원회에 제출하여야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제6조 제4항, 주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제3항~제5항).

이사회는 무엇을 작성·승인하나?

이사는 결산기마다 대차대조표·손익계산서·대통령령으로 정하는 서류와 그 부속명세서, 영업보고서를 작성해 이사회의 승인을 받아야 한다(상법 제447조 제1항, 같은 법 제447조의2 제1항). 이사회의 소집·결의·의사록은 이사회 소집·결의와 의사록에서 설명한다.

아래에서 재무제표의 범위, 영업보고서에 적을 사항, 이사가 1명 또는 2명인 회사(상법 제383조 제1항 단서)를 나누어 본다.

재무제표의 범위

대통령령으로 정하는 서류는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 서류다(상법 시행령 제16조 제1항 본문).

• 자본변동표
• 이익잉여금 처분계산서 또는 결손금 처리계산서

다만, 외부감사법 제4조에 따른 외부감사 대상 회사의 경우에는 위 각 호의 모든 서류, 현금흐름표 및 주석이 이 서류에 해당한다(상법 시행령 제16조 제1항 단서).

외부감사 대상 회사 중 외부감사법 제2조 제3호의 지배회사의 이사는 연결재무제표를 작성해 이사회의 승인을 받아야 한다(상법 제447조 제2항, 같은 영 제16조 제2항). 각 서류의 뜻과 구성은 재무제표와 그 승인의 「재무제표는 무엇으로 구성되는가?」에서 설명한다.

영업보고서에 적을 사항

영업보고서에는 대통령령이 정하는 바에 의하여 영업에 관한 중요한 사항을 기재해야 하고(상법 제447조의2 제2항), 기재할 사항은 다음과 같다(상법 시행령 제17조).

1. 회사의 목적 및 중요한 사업 내용, 영업소·공장 및 종업원의 상황과 주식·사채의 상황
2. 해당 영업연도의 영업의 경과 및 성과(자금조달 및 설비투자의 상황을 포함한다)
3. 모회사와의 관계, 자회사의 상황, 그 밖에 중요한 기업결합의 상황
4. 과거 3년간의 영업성적 및 재산상태의 변동상황(상법 시행령 제17조 제4호)
5. 회사가 대처할 과제
6. 해당 영업연도의 이사·감사의 성명, 회사에서의 지위 및 담당 업무 또는 주된 직업과 회사와의 거래관계
7. 상위 5인 이상의 대주주(주주가 회사인 경우에는 그 회사의 자회사가 보유하는 주식을 합산한다), 그 보유주식 수 및 회사와의 거래관계, 해당 대주주에 대한 회사의 출자 상황
8. 회사, 회사와 그 자회사 또는 회사의 자회사가 다른 회사의 발행주식총수의 10분의 1을 초과하는 주식을 가지고 있는 경우에는 그 주식 수, 그 다른 회사의 명칭 및 그 다른 회사가 가지고 있는 회사의 주식 수
9. 중요한 채권자 및 채권액, 해당 채권자가 가지고 있는 회사의 주식 수
10. 결산기 후에 생긴 중요한 사실
11. 그 밖에 영업에 관한 사항으로서 중요하다고 인정되는 사항

이사가 1명 또는 2명인 회사

자본금 총액이 10억원 미만이라 이사를 1명 또는 2명으로 둔 회사에서는 상법이 정한 일부 조문의 「이사회」를 「주주총회」로 보고(상법 제383조 제4항), 각 이사가 일부 조문의 이사회 기능을 담당한다(같은 조 제6항). 이 두 목록에 재무제표 작성(제447조)과 영업보고서 작성(제447조의2)의 이사회 승인은 들어 있지 않다.

이런 회사에서 재무제표와 영업보고서를 작성하는 단계의 이사회 승인(제447조·제447조의2)을 누가 하는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 회사 정관의 규정을 먼저 확인한다. 정기총회의 재무제표 승인과 영업보고서 보고(상법 제449조 제1항·제2항)는 같은 법 제383조 제5항의 적용 제외 목록에 들어 있지 않아 이런 회사에도 적용된다.

감사보고서에는 무엇을 적나?

감사는 감사방법의 개요, 대차대조표·손익계산서가 적정하게 표시하는지 여부, 이사의 부정행위나 중대한 법령·정관 위반 사실 등 법이 정한 사항을 감사보고서에 적어야 한다(상법 제447조의4 제2항). 감사가 감사를 하기 위하여 필요한 조사를 할 수 없었던 경우에는 감사보고서에 그 뜻과 이유를 적어야 한다(같은 조 제3항).

감사보고서는 다음 순서로 쓸 수 있다. 각 항목 제목은 상법 제447조의4 제2항 각 호와 제3항의 문언이고, 대괄호는 작성자가 채우는 칸이다.

1. 감사방법의 개요: [감사방법의 개요]
2. 회계장부에 기재될 사항이 기재되지 아니하거나 부실기재된 경우 또는 대차대조표나 손익계산서의 기재 내용이 회계장부와 맞지 아니하는 경우에는 그 뜻: [해당 없음 또는 그 뜻]
3. 대차대조표 및 손익계산서가 법령과 정관에 따라 회사의 재무상태와 경영성과를 적정하게 표시하고 있는 경우에는 그 뜻: [그 뜻]
4. 대차대조표 또는 손익계산서가 법령이나 정관을 위반하여 회사의 재무상태와 경영성과를 적정하게 표시하지 아니하는 경우에는 그 뜻과 이유: [해당 없음 또는 그 뜻과 이유]
5. 대차대조표 또는 손익계산서의 작성에 관한 회계방침의 변경이 타당한지 여부와 그 이유: [여부와 이유]
6. 영업보고서가 법령과 정관에 따라 회사의 상황을 적정하게 표시하고 있는지 여부: [여부]
7. 이익잉여금의 처분 또는 결손금의 처리가 법령 또는 정관에 맞는지 여부: [여부]
8. 이익잉여금의 처분 또는 결손금의 처리가 회사의 재무상태나 그 밖의 사정에 비추어 현저하게 부당한 경우에는 그 뜻: [해당 없음 또는 그 뜻]
9. 제447조의 부속명세서에 기재할 사항이 기재되지 아니하거나 부실기재된 경우 또는 회계장부·대차대조표·손익계산서나 영업보고서의 기재 내용과 맞지 아니하게 기재된 경우에는 그 뜻: [해당 없음 또는 그 뜻]
10. 이사의 직무수행에 관하여 부정한 행위 또는 법령이나 정관의 규정을 위반하는 중대한 사실이 있는 경우에는 그 사실: [해당 없음 또는 그 사실]
11. 감사를 하기 위하여 필요한 조사를 할 수 없었던 경우(제3항): [해당 없음 또는 그 뜻과 이유]

감사위원회를 설치한 회사는 감사를 둘 수 없고(상법 제415조의2 제1항), 재무제표 등의 제출(제447조의3)과 감사보고서(제447조의4) 규정이 감사위원회에 준용된다(같은 법 제415조의2 제7항).

외부감사 대상 회사는 이와 별개로 외부감사인의 감사보고서를 받는다. 감사인은 감사보고서를 회사(감사 또는 감사위원회를 포함한다)·증권선물위원회 및 한국공인회계사회에 제출해야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제1항 본문). 다만, 사업보고서 제출대상법인인 회사가 사업보고서에 감사보고서를 첨부하여 금융위원회와 거래소에 제출하는 경우에는 감사인이 증권선물위원회 및 한국공인회계사회에 제출한 것으로 본다(같은 항 단서).

감사인이 감사보고서를 제출하여야 하는 기한은 다음과 같다(외부감사법 제23조 제1항 본문).

• 회사에, 한국채택국제회계기준을 적용하는 회사: 정기총회 개최 1주 전(회생절차가 진행 중인 회사의 경우에는 사업연도 종료 후 3개월 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제1항 제1호)
• 회사에, 한국채택국제회계기준을 적용하지 아니하는 회사: 재무제표는 위와 같은 기한, 연결재무제표는 사업연도 종료 후 120일 이내(사업보고서 제출대상법인 중 직전 사업연도 말 현재 자산총액이 2조원 이상인 법인은 사업연도 종료 후 90일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제1항 제2호)
• 회사가 사업보고서 제출기한 이후 정기총회를 개최하는 경우: 재무제표(한국채택국제회계기준을 적용하지 아니하는 회사의 연결재무제표는 제외한다)의 감사보고서는 사업보고서 제출기한 1주 전(회생절차가 진행 중인 회사는 사업연도 종료 후 3개월 이내)까지 회사에 제출(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제2항)
• 증권선물위원회와 한국공인회계사회에, 재무제표: 정기총회 종료 후 2주 이내(회생절차가 진행 중인 회사인 경우에는 해당 회사의 관리인에게 보고한 후 2주 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제3항 제1호)
• 증권선물위원회와 한국공인회계사회에, 연결재무제표: 한국채택국제회계기준을 적용하는 회사는 재무제표와 같은 기한에 재무제표에 대한 감사보고서와 동시에 제출(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제3항 제2호 가목)
• 증권선물위원회와 한국공인회계사회에, 한국채택국제회계기준을 적용하지 아니하는 회사의 연결재무제표: 사업연도 종료 후 120일 이내(사업보고서 제출대상법인 중 직전 사업연도 말 현재 자산총액이 2조원 이상인 법인은 사업연도 종료 후 90일 이내)(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제3항 제2호 나목)

감사를 두지 않은 회사는 어떻게 하나?

자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 감사를 선임하지 않을 수 있고, 이 경우 상법 제412조·제412조의2·제412조의5 제1항·제2항의 「감사」를 「주주총회」로 본다(상법 제409조 제4항·제6항).

이 목록에 재무제표 등의 제출(제447조의3)과 감사보고서(제447조의4)는 들어 있지 않다. 감사를 두지 않은 회사가 정기총회일의 6주 전 서류(상법 제447조의3)를 누구에게 제출하고 감사보고서를 누가 작성하는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 회사 정관의 규정을 먼저 확인한다.

재무제표는 언제부터 어디에 갖춰 두고 누가 볼 수 있나?

이사는 정기총회일 1주 전부터 재무제표와 그 부속명세서·영업보고서와 감사보고서를 본점에 5년간, 그 등본을 지점에 3년간 비치해야 한다(상법 제448조 제1항). 비치란 주주와 회사채권자가 영업시간에 열람할 수 있도록 서류를 본점·지점에 갖추어 두는 것이다.

주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 비치서류를 열람할 수 있고, 회사가 정한 비용을 지급하고 그 서류의 등본이나 초본의 교부를 청구할 수 있다(상법 제448조 제2항). 비치·열람 의무를 어긴 경우의 과태료는 「기한·절차를 어기면 어떻게 되나?」에서 본다.

상장회사와 외부감사 대상 회사에는 다음 규정이 더해진다.

상장회사

상장회사가 주주총회 소집의 통지 또는 공고를 하는 경우에는 대통령령으로 정하는 사항을 통지 또는 공고해야 한다(상법 제542조의4 제3항 본문). 그 사항 가운데 이 글과 관계된 것은 「자본시장과 금융투자업에 관한 법률」 제159조에 따른 사업보고서와 외부감사법 제23조 제1항 본문에 따른 감사보고서다(상법 시행령 제31조 제4항 제4호).

이 보고서는 주주총회 개최 1주 전까지 전자문서로 발송하거나 회사의 홈페이지에 게재하는 것으로 갈음할 수 있다(상법 시행령 제31조 제4항 제4호 후단).

다만, 상장회사가 그 사항을 대통령령으로 정하는 방법으로 일반인이 열람할 수 있도록 하는 경우에는 통지·공고하지 않아도 된다(상법 제542조의4 제3항 단서). 그 방법은 시행령 제31조 제4항 각 호의 서류를 회사의 인터넷 홈페이지에 게재하고 다음 각 호의 장소에 갖추어 두는 것이다(상법 시행령 제31조 제5항).

• 상장회사의 본점 및 지점
• 명의개서대행회사
• 금융위원회
• 거래소

외부감사 대상 회사

회사는 대통령령으로 정하는 바에 따라 재무제표와 감사인의 감사보고서를 비치·공시해야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제5항). 주식회사는 재무제표 및 감사보고서를 「상법」 제448조제1항에 따라 비치·공시하고, 연결재무제표 및 감사보고서는 감사인의 회사 앞 감사보고서 제출기한이 지난 날부터 본점에 5년간, 지점에 3년간 비치·공시한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제7항). 회사의 주주등 또는 채권자는 영업시간 내에 언제든지 비치된 서류를 열람할 수 있고, 회사가 정한 비용을 지급하고 그 서류의 등본이나 초본의 발급을 청구할 수 있다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제7항).

소집통지는 언제 어떻게 하나?

정기총회를 소집할 때에는 총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송해야 하고, 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다(상법 제363조 제1항·제2항). 다만, 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 회사는 해당 주주에게 총회의 소집을 통지하지 아니할 수 있다(같은 조 제1항 단서). 제1항부터 제4항까지의 규정은 의결권 없는 주주에게는 적용하지 아니한다. 다만, 제1항의 통지서에 적은 회의의 목적사항에 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 그러하지 아니하다(같은 조 제7항).

통지 상대와 기간 계산은 임시주주총회 소집 절차의 「소집통지는 언제 어떻게 보내는가」에서, 주주 전원 출석과 서면결의는 같은 글의 「소집절차를 생략하거나 총회 없이 결의할 수 있는가」에서 설명한다.

소집통지서는 다음처럼 쓸 수 있다. 법정 기재사항은 회의의 목적사항이고(상법 제363조 제2항), 일시와 장소는 소집 결정에서 정한 내용을 적는다. 대괄호는 작성자가 채우는 칸이며 법정 기간이 아니다.

[회사 상호] 제[ ]기 정기주주총회 소집통지
일시: [소집 결정에서 정한 일시]
장소: [소집 결정에서 정한 장소]
회의의 목적사항: 1. 제[ ]기 재무제표 승인의 건 2. 제[ ]기 영업보고서 보고

자본금 10억원 미만 회사와 상장회사는 다음 특칙이 있다(상법 제363조 제3항·제4항, 같은 법 제542조의4 제1항).

자본금 총액 10억원 미만인 회사

이 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항).

주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다(상법 제363조 제4항). 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 보고(같은 항), 서면에 의한 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다(같은 조 제5항).

상장회사

상장회사는 의결권 있는 발행주식총수의 100분의 1 이하의 주식을 소유하는 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 소집통지를 공고로 갈음할 수 있다(상법 제542조의4 제1항, 상법 시행령 제31조 제1항). 공고는 주주총회일의 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 하거나, 대통령령으로 정하는 바에 따라 전자적 방법으로 한다(상법 제542조의4 제1항).

상장회사는 금융감독원 또는 거래소가 운용하는 전자공시시스템을 통하여 이 공고를 할 수 있다(상법 시행령 제31조 제2항).

총회에서는 어떻게 승인하고 무엇을 보고하나?

이사는 재무제표를 정기총회에 제출해 승인을 요구하고 영업보고서는 제출해 그 내용을 보고해야 한다(상법 제449조 제1항·제2항). 승인 결의는 이 법 또는 정관에 다른 정함이 없으면 출석한 주주 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상으로 한다(같은 법 제368조 제1항). 이 결의 요건을 보통결의라고 한다.

감사는 이사가 주주총회에 제출할 의안 및 서류를 조사하여 법령 또는 정관에 위반하거나 현저하게 부당한 사항이 있는지의 여부에 관하여 주주총회에 그 의견을 진술하여야 한다(상법 제413조). 이 규정은 감사위원회에 준용된다(같은 법 제415조의2 제7항).

외부감사 대상 회사는 감사인을 선임 또는 변경선임하는 경우 그 사실을 감사인을 선임한 이후에 소집되는 정기총회에 보고하거나 대통령령으로 정하는 바에 따라 주주 또는 사원에게 통지 또는 공고하여야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제12조 제1항).

정관에 따라 이사회가 재무제표를 승인한 경우에는 이사가 그 내용을 주주총회에 보고해야 한다(상법 제449조의2 제2항). 요건은 「이사회가 승인할 수 있는 경우는?」에서 본다.

아래에서 의사록과 같은 총회에서 함께 다루는 안건을 나누어 본다.

의사록

총회의 의사에는 의사록을 작성해야 하고, 의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명해야 한다(상법 제373조).

의사록은 다음처럼 쓸 수 있다. 대괄호는 작성자가 채우는 칸이다.

[회사 상호] 제[ ]기 정기주주총회 의사록
의사의 경과요령: [개회, 의안 상정, 질의와 표결의 경과]
결과: 제[ ]기 재무제표를 [원안대로 승인 또는 그 밖의 결과], 제[ ]기 영업보고서 보고
의장 [성명] (기명날인 또는 서명)
출석한 이사 [성명] (기명날인 또는 서명)

같은 총회에서 함께 다루는 안건

같은 총회에서 이익배당을 정하는 경우 누가 배당을 결정하는지는 이익배당의 「누가 이익배당을 결정하는가?」에서 설명한다.

이사의 임기는 정관으로 그 임기 중의 최종의 결산기에 관한 정기주주총회의 종결에 이르기까지 연장할 수 있다(상법 제383조 제3항). 이 정기총회로 임기가 끝나는 이사나 감사가 있으면 이사의 임기의 「최종 결산기까지 임기를 늘릴 수 있나」와 감사 중임등기 가부를 함께 본다.

이사회가 승인할 수 있는 경우는?

회사는 정관으로 정하는 바에 따라 외부감사인의 적정 의견과 감사(감사위원회 설치회사는 감사위원) 전원의 동의를 모두 갖추면 재무제표를 이사회 결의로 승인할 수 있다(상법 제449조의2 제1항). 이때 이사는 그 내용을 주주총회에 보고해야 한다(같은 조 제2항).

이 경우 충족해야 하는 요건은 다음과 같고, 둘 다 갖추어야 한다(상법 제449조의2 제1항 단서).

1. 제447조의 각 서류가 법령 및 정관에 따라 회사의 재무상태 및 경영성과를 적정하게 표시하고 있다는 외부감사인의 의견이 있을 것
2. 감사(감사위원회 설치회사의 경우에는 감사위원을 말한다) 전원의 동의가 있을 것

자본금 총액이 10억원 미만이라 이사를 1명 또는 2명으로 둔 회사에는 이 특칙을 적용하지 아니한다(상법 제383조 제5항).

이사회가 승인한 경우의 효과는 재무제표와 그 승인의 「누가 재무제표를 승인하는가?」와 「승인하면 어떤 효과가 있는가?」에서 설명한다. 이사회가 승인한 경우에도 책임해제(상법 제450조)가 적용되는지는, 같은 조가 「정기총회에서 전조제1항의 승인을 한 후」라고 정하고 있어 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다.

승인 뒤에는 무엇을 하나?

이사는 정기총회의 승인을 얻은 때 지체 없이 대차대조표를 공고해야 한다(상법 제449조 제3항). 그 밖에 회사 유형에 따라 다음 일을 한다.

1. 대차대조표 공고: 공고의 방법과 전자공고 기간은 대차대조표 공고 절차에서 설명한다. 외부감사 대상 주식회사가 대차대조표를 공고하는 경우에는 감사인의 명칭과 감사의견을 함께 적어야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제6항).
2. 증권선물위원회에 재무제표 제출(외부감사 대상 회사): 회사는 정기총회 또는 이사회의 승인을 받은 재무제표를 대통령령으로 정하는 바에 따라 증권선물위원회에 제출해야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제3항 본문). 다만, 그 재무제표가 감사인이 제출하는 감사보고서에 첨부된 재무제표 또는 회사가 금융위원회와 거래소에 제출하는 사업보고서에 적힌 재무제표와 동일하면 제출하지 아니할 수 있다(같은 항 단서). 제출 기한은 정기총회 또는 이사회 승인을 받은 날부터 2주 이내이고, 회생절차가 진행 중인 회사는 그 회사의 관리인에게 보고하여 승인받은 날부터 2주 이내다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제5항).
3. 대주주 소유주식현황 등 제출: 직전 사업연도 말의 자산총액이 외부감사법 제11조 제2항 제2호에서 정하는 금액 이상인 주식회사(주권상장법인은 제외한다)는 정기총회 종료 후 14일 이내에 증권선물위원회에 서류를 제출해야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제4항). 제출할 서류는 같은 법 제11조 제2항 제2호에 따른 대주주 및 그 대주주와 특수관계에 있는 자의 소유주식현황과 그 변동내용 등을 기재한 문서다(같은 항, 같은 영 제27조 제6항). 그 금액은 직전 사업연도 말을 기준으로 5천억원이고, 직전 사업연도 말 기준 공시대상기업집단에 속하는 국내 회사나 사업보고서 제출대상법인은 1천억원이다(같은 영 제15조 제6항).
4. 임원 변경등기: 재무제표와 그 승인은 주식회사 설립등기에서 등기할 사항을 정한 상법 제317조 제2항 각 호에 들어 있지 않다. 같은 총회에서 이사·감사를 선임하거나 중임했으면 그 변경등기는 따로 해야 하고(같은 조 제4항이 준용하는 제183조), 신청과 의사록 인증은 감사선임등기 신청과 법인 의사록 인증에서 설명한다.

승인하면 이사·감사의 책임은 어떻게 되나?

정기총회에서 재무제표를 승인한 뒤 2년 내에 다른 결의가 없으면 회사는 이사와 감사의 책임을 해제한 것으로 보지만, 이사 또는 감사의 부정행위에 대하여는 그렇지 않다(상법 제450조). 책임해제란 회사가 이사·감사의 회사에 대한 책임을 더 묻지 않게 되는 것을 말한다. 이 규정은 감사위원회에도 준용된다(같은 법 제415조의2 제7항).

대법원은 제450조에 따른 이사의 책임해제는 재무제표 등에 기재되어 정기총회에서 승인을 얻은 사항에 한정된다고 보았다(2001다76854 판결요지 [2]). 같은 판결은 상호신용금고의 대표이사가 충분한 담보를 확보하지 아니하고 동일인 대출 한도를 초과하여 대출한 것은 재무제표 등을 통하여 알 수 있는 사항이 아니라고 보았다. 그래서 정기총회에서 재무제표 등을 승인한 후 2년 내에 다른 결의가 없었다고 하여 그 대표이사의 손해배상책임이 해제되었다고 볼 수 없다고 했다(같은 판결요지 [2]). 책임해제를 주장하는 이사는 회사의 정기총회에 제출 승인된 서류에 그 책임사유가 기재되어 있는 사실을 입증하여야 한다는 판결도 있다(68다305 판결요지 가, 구 상법 제284조 사안). 두 판결은 재무제표를 이사회 결의로 승인할 수 있게 한 상법 제449조의2가 신설되기 전에 정기총회 승인을 전제로 한 것이다.

대법원은 이사가 회사가 보유한 비상장주식을 매도하면서 회사의 손익을 제대로 따져보지 않은 채 당시 시행되던 상속세법 시행령만에 근거하여 주식의 가치를 평가한 사안을 판단했다. 그 결과 적정가격보다 현저히 낮은 가액으로 거래가액을 결정하기에 이른 것은 회사의 손해를 묵인 내지는 감수하였던 것으로 보았다. 그리고 이러한 이사의 행위는 제450조에 의하여 책임이 해제될 수 없는 부정행위에 해당한다고 한 사례가 있다(2003다69638 판결요지 [4]).

승인의 다른 효과는 재무제표와 그 승인의 「승인하면 어떤 효과가 있는가?」에서 설명한다.

기한·절차를 어기면 어떻게 되나?

공고·통지·비치 등 상법이 정한 절차를 어기면 이사 등에게 상법에 따른 과태료를 부과하고, 외부감사 대상 회사는 외부감사법에 따른 벌칙과 과태료가 더해진다.

상법에 따른 과태료

공고·통지를 게을리하거나 정당한 사유 없이 서류 열람을 거부하거나 적을 사항을 적지 않거나 서류를 갖추어 두지 않은 이사 등에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다(상법 제635조 제1항). 과태료 대상자는 회사의 이사, 집행임원, 감사, 감사위원회 위원 등 같은 항 각 호 외의 부분에 적힌 사람이다.

상법 제635조 제1항 각 호 가운데 이 글과 관계된 것은 다음과 같다.

• 제2호: 이 편에서 정한 공고 또는 통지를 게을리하거나 부정한 공고 또는 통지를 한 경우
• 제4호: 이 편의 규정을 위반하여 정당한 사유 없이 서류의 열람 또는 등사, 등본 또는 초본의 발급을 거부한 경우
• 제5호: 관청, 총회, 사채권자집회 또는 발기인에게 부실한 보고를 하거나 사실을 은폐한 경우
• 제9호: 의사록, 대차대조표, 영업보고서, 손익계산서, 제447조 제1항 제3호에 따라 대통령령으로 정하는 서류, 제447조의 부속명세서 또는 감사보고서 등에 적을 사항을 적지 아니하거나 부실하게 적은 경우
• 제22호: 「제365조제1항ㆍ제2항, 제578조, 제467조제3항, 제582조제3항에 따른 법원의 명령을 위반하여 주주총회를 소집하지 아니하거나, 정관으로 정한 곳 외의 장소에서 주주총회를 소집하거나, 제363조, 제364조, 제571조제2항ㆍ제3항을 위반하여 주주총회를 소집한 경우」
• 제24호: 제448조 제1항 등을 위반하여 장부 또는 서류를 갖추어 두지 아니한 경우

다만, 그 행위에 대하여 형을 과할 때에는 과태료를 부과하지 않는다(상법 제635조 제1항 단서).

상장회사의 경우 제542조의4에 따른 주주총회 소집의 통지·공고를 게을리하거나 부정한 통지 또는 공고를 하면 1천만원 이하의 과태료를 부과한다(상법 제635조 제4항 제1호).

이 과태료는 대통령령으로 정하는 바에 따라 법무부장관이 부과·징수한다(상법 제637조의2 제1항). 이 처분에 불복하는 자는 그 처분을 고지받은 날부터 60일 이내에 법무부장관에게 이의를 제기할 수 있다(같은 조 제2항). 이의가 제기되면 법무부장관은 지체 없이 관할 법원에 그 사실을 통보하여야 하며, 통보를 받은 관할 법원은 「비송사건절차법」에 따른 과태료 재판을 한다(같은 조 제3항). 법원의 과태료 재판에 대한 불복은 상업등기 해태 과태료의 「과태료 재판에는 어떻게 대응하나?」에서 설명한다.

외부감사 대상 회사

「상법」 제401조의2 제1항 및 제635조 제1항에 규정된 자, 그 밖에 회사의 회계업무를 담당하는 자 등이 외부감사법 제6조 및 제23조 제3항을 위반하여 재무제표를 제출하지 아니한 경우에는 3년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금에 처한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제42조 제1호). 같은 법 제23조 제6항을 위반하여 감사인의 명칭과 감사의견을 함께 적지 아니한 경우에는 1년 이하의 징역 또는 1천만원 이하의 벌금에 처한다(같은 법 제44조 제4호). 제44조 제4호의 벌칙의 대상은 「상법」 제401조의2 제1항 및 제635조 제1항에 규정된 자, 그 밖에 회사의 회계업무를 담당하는 자, 감사인 또는 그에 소속된 공인회계사다(같은 조 각 호 외의 부분).

외부감사법 제23조 제5항을 위반하여 재무제표 또는 감사보고서를 비치·공시하지 아니한 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제47조 제4항 제2호). 이 과태료는 대통령령으로 정하는 바에 따라 증권선물위원회가 부과·징수한다(같은 조 제5항).

실무 체크포인트

• 회사 유형부터 확인한다. 등기사항증명서에서 자본금의 액, 이사·감사 성명, 감사위원회 위원 성명을 보고(상법 제317조 제2항 제2호·제8호·제12호), 정관에서 결산기·정기총회 시기·이사회 승인 규정을 본다.
• 기간을 총회일에서 거꾸로 표시해 둔다. 감사 제출은 정기총회일의 6주 전(상법 제447조의3), 감사보고서는 받은 날부터 4주 내(같은 법 제447조의4 제1항), 소집통지는 2주 전(자본금 10억원 미만이면 10일 전에 할 수 있음, 같은 법 제363조 제1항·제3항), 비치는 1주 전부터다(같은 법 제448조 제1항). 외부감사 대상 회사는 감사인에게 재무제표를 내는 기한과 감사인의 감사보고서 기한도 함께 표시한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조 제1항·제2항, 주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조 제1항~제3항).
• 상장회사라면 감사보고서 시기를 확인한다. 상장회사의 감사 또는 감사위원회는 주주총회일의 1주 전까지 감사보고서를 제출할 수 있다(상법 제542조의12 제6항).
• 감사를 두지 않았거나 이사가 1~2명이면 처리 방법을 미리 확인한다. 감사 미선임 회사의 서류 제출 상대와 이사 1~2명 회사의 작성 단계 이사회 승인 주체는 상법 제409조 제6항과 같은 법 제383조 제4항·제6항의 목록에 들어 있지 않고, 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 정관의 규정을 먼저 확인한다.
• 이사회 승인으로 하려면 세 가지를 맞춘다. 정관 규정, 외부감사인의 적정 의견, 감사(감사위원회 설치회사는 감사위원) 전원의 동의를 모두 갖추어야 하고, 이사는 그 내용을 주주총회에 보고해야 한다(상법 제449조의2 제1항·제2항). 자본금 총액 10억원 미만으로 이사가 1~2명인 회사에는 이 특칙을 적용하지 아니한다(같은 법 제383조 제5항).
• 승인 뒤 공고를 미루지 않는다. 총회의 승인을 얻은 때 지체 없이 대차대조표를 공고해야 하고(상법 제449조 제3항), 외부감사 대상 주식회사는 감사인의 명칭과 감사의견을 함께 적어야 한다(주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조 제6항).
• 같은 총회에서 임원을 바꿨으면 등기를 따로 챙긴다. 재무제표 승인은 상법 제317조 제2항의 등기사항이 아니지만 이사·감사의 성명은 같은 항 제8호의 등기사항이고, 선임·중임하면 변경등기를 따로 한다(같은 조 제4항, 감사선임등기 신청).

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• 개념·해설
  재무제표와 그 승인대차대조표 공고 절차임시주주총회 소집 절차주주명부 폐쇄와 기준일 공고이사회 소집·결의와 의사록법인 의사록 인증이익배당중간배당이사의 임기감사 중임등기 가부감사선임등기 신청감사위원회상업등기 해태 과태료
• 법령
  상법 제317조상법 제362조상법 제363조상법 제365조상법 제368조상법 제373조상법 제383조상법 제409조상법 제413조상법 제415조의2상법 제447조상법 제447조의2상법 제447조의3상법 제447조의4상법 제448조상법 제449조상법 제449조의2상법 제450조상법 제542조의4상법 제542조의12상법 제635조상법 제637조의2상법 시행령 제16조상법 시행령 제17조상법 시행령 제31조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제2조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제4조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제6조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제12조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제23조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제42조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제44조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 제47조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제8조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제15조주식회사 등의 외부감사에 관한 법률 시행령 제27조
• 판례
  2003다696382001다7685468다305