법인 의사록 인증 - 신우법무사

법인 등기를 신청하면서 총회·이사회 등의 의사록을 붙일 때에는 그 의사록에 공증인의 인증을 받아야 한다(공증인법 제66조의2 제1항 본문). 다만 자본금 총액 10억원 미만 회사의 발기설립, 지정·고시된 공법인·비영리법인, 정관 변경이 필요 없는 경미한 사항의 의결은 예외다(같은 법 제66조의2 제1항 단서, 공증인법 시행령 제37조의3).

쉽게 말하면 — 주식회사가 주주총회에서 새 이사를 뽑고 임원변경등기를 신청한다면, 그 주주총회 의사록을 공증사무소에 가져가 인증을 받아 붙여야 합니다. 공증인은 도장이 맞는지만 보지 않고, 결의가 실제로 그렇게 이루어졌는지를 회의에 참석해 검사하거나, 의결한 사람 중 의결에 필요한 정족수 이상의 사람 또는 그 대리인에게서 진술을 들어 확인합니다(공증인법 제66조의2 제3항). 지점을 새로 내는 결의처럼 경미한 사항은 인증이 필요 없지만, 정관을 고쳐야 하는 경우에는 이 경미한 사항 예외가 적용되지 않습니다(공증인법 시행령 제37조의3 제2항).

어떤 의사록에 인증을 받아야 하나

법인 등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록은 공증인의 인증을 받아야 한다(공증인법 제66조의2 제1항 본문).

비영리사단법인이 설립등기를 신청할 때 첨부하는 총회의 의사록도 제외대상 법인에 해당하지 않는 한 인증을 받아야 한다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제1-330호). 영농조합법인이 설립등기를 신청할 때 첨부하는 창립총회의사록도 제외대상 법인이 아닌 한 인증을 받아야 한다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제1-345호).

인증 없이 낼 수 있는 경우는

자본금 총액 10억원 미만 회사의 발기설립, 대통령령으로 정하는 공법인·비영리법인, 정관 변경이 필요 없는 경미한 사항의 의결이면 인증을 받지 않아도 된다(공증인법 제66조의2 제1항 단서). 세 경우 가운데 어느 하나에 해당하면 되고, 둘째와 셋째의 범위는 공증인법 시행령 제37조의3이 정한다. 첫째는 설립 방식, 둘째는 법인의 종류, 셋째는 의결한 사항을 기준으로 한다.

소규모 회사의 발기설립

자본금 총액이 10억원 미만인 회사를 「상법」 제295조제1항에 따라 발기설립하는 경우에는 의사록 인증을 받지 않아도 된다(공증인법 제66조의2 제1항 제1호). 상법도 이 경우 정관은 각 발기인이 정관에 기명날인 또는 서명함으로써 효력이 생긴다고 정한다(상법 제292조 단서).

이 예외는 자본금 총액이 10억원 미만인 회사를 발기설립하는 경우에만 적용된다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제2-36호). 그 선례는 그렇게 설립등기를 마친 회사가 뒤에 임원변경등기를 신청할 때 첨부하는 의사록은 공증인의 인증을 받은 것이어야 한다고 보았다.

의사록 인증 제외대상 법인

제외대상 법인은 「민법」 제32조에 따라 주무관청의 허가를 받아 설립된 비영리법인 또는 공법인 중 다음 요건을 모두 갖춘 법인으로서 주무관청의 추천을 받아 법무부장관이 지정·고시하는 법인이다(공증인법 시행령 제37조의3 제1항).

설립 목적 및 수행 사무가 공익적일 것
주무관청의 감독으로 법인 총회 등의 결의절차와 내용의 진실성에 대한 분쟁의 소지가 없을 것

주무관청의 허가로 설립된 비영리법인이나 공법인이라도 법무부장관의 지정·고시가 없으면 제외대상이 아니다(공증인법 시행령 제37조의3 제1항).

경미한 사항의 의결

경미한 사항은 지점의 설치·이전 또는 폐지와 명의개서대리인의 선임 또는 변경이다(공증인법 시행령 제37조의3 제2항 제1호·제2호). 다만, 정관의 변경이 필요한 경우는 제외한다(같은 영 제37조의3 제2항 단서). 지점등기에 필요한 서류는 지점등기 준비물에서 설명한다.

공증인은 무엇을 확인하나

공증인은 결의의 절차 및 내용이 진실에 부합한다는 사실을 확인하고, 촉탁인이나 대리인이 공증인 앞에서 의사록의 서명 또는 기명날인을 확인하게 한 뒤 그 사실을 적는 방법으로 인증한다(공증인법 제66조의2 제2항).

사실의 확인은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 한다(같은 법 제66조의2 제3항).

공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 결의의 절차 및 내용을 검사한 후 그 검사 결과와 의사록의 내용이 부합하는지를 대조하는 방법
공증인이 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인으로부터 진술을 듣고 그 진술과 의사록의 내용이 부합하는지를 대조하는 방법

제1호의 참석 방법과 관련하여, 공증인의 직무집행구역은 그 소속 지방검찰청의 관할 구역에 따르고, 서울특별시는 하나의 직무집행구역으로 한다(공증인법 제16조). 공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 결의의 절차 및 내용을 검사할 때에는 법무부장관 또는 소속 지방검찰청검사장의 허가를 받은 경우 이 직무집행구역 규정을 적용하지 아니한다(같은 법 제66조의2 제4항).

촉탁할 때 무엇을 내나

촉탁하려면 의사록 두 통을 내야 한다(공증인법 제66조의2 제5항이 준용하는 같은 법 제63조 제1항). 대리인이 촉탁하면 대리권을 증명할 증서도 내야 한다(같은 법 제66조의2 제5항이 준용하는 같은 법 제59조가 다시 준용하는 같은 법 제31조 제1항).

의사록 인증에는 정관인증의 절차를 정한 공증인법 제63조 제1항·제3항이 준용된다(같은 법 제66조의2 제5항). 그래서 촉탁하려면 의사록(전자문서로 작성된 것은 제외한다) 두 통을 제출하여야 하고, 공증인은 그중 한 통은 자신이 보존하고 다른 한 통은 촉탁인 또는 그 대리인에게 돌려주어야 한다.

같은 항은 사서증서 인증 부여 시의 준용 규정인 같은 법 제59조도 준용하고, 제59조는 대리권의 증명을 정한 제31조를 준용한다. 대리인의 촉탁이면 공증인은 대리권을 증명할 증서를 제출하게 하여야 한다(같은 법 제59조가 준용하는 같은 법 제31조 제1항). 그 증서가 인증을 받지 아니한 사서증서일 경우에는 그 증서 외에 권한 있는 행정기관이 작성한 인감증명서 또는 서명에 관한 증명서를 제출하게 하여 증서가 진정한 것임을 증명하게 하여야 한다(같은 조 제2항).

사서증서 인증으로 대신할 수 있나

법인등기신청서에 첨부할 총회·이사회 의사록은 법인의사록 인증방식으로만 인증받을 수 있고 사서증서 인증방식으로는 할 수 없다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제2-5호). 선례는 두 인증이 인증의 대상, 제출 서면, 내용, 인증 이후 서류의 보관방법 등이 다르고 공증인법도 따로 규정한다는 점을 이유로 들었다. 일반 사문서의 인증은 사서증서 인증 절차에서 설명한다.

인증받은 의사록이 취임승낙서를 대신할 수 있나

의사록에 대한 공증인의 인증서면도 취임승낙서가 될 수 있으나, 그 인증서면에 선임기관의 선임결의와 피선임자인 이사의 취임을 승낙하는 의사표시가 모두 기재되어야 한다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제201507-4호). 선례는 상업등기규칙 제104조가 취임승낙을 증명하는 서면을 특별한 양식이나 형식으로 제한하지 않고, 상법상 위임계약이 원칙적으로 불요식계약이라는 점을 이유로 들었다.

실무 체크포인트

등기신청서류에 붙일 의사록인지 먼저 확인한다. 법인 등기를 할 때 그 신청서류에 첨부되는 법인 총회 등의 의사록이 인증 대상이다(공증인법 제66조의2 제1항 본문).
10억원 미만 발기설립 예외는 설립 때만 쓴다. 그렇게 설립한 회사도 임원변경등기 의사록은 인증을 받아야 한다고 본 선례가 있다(상업등기선례 제2-36호). 임원변경등기 서류는 임원변경등기 준비물에서 확인한다.
비영리법인이면 법무부장관의 지정·고시 여부를 확인한다. 지정·고시된 법인만 제외대상이다(공증인법 시행령 제37조의3 제1항).
지점·명의개서대리인 안건에 정관 변경이 따르는지 본다. 정관의 변경이 필요한 경우는 경미한 사항에서 제외된다(공증인법 시행령 제37조의3 제2항 단서).
공증사무소에 사서증서 인증이 아닌 법인의사록 인증으로 촉탁한다(상업등기선례 제2-5호). 의사록은 두 통을 제출하여야 한다(공증인법 제66조의2 제5항이 준용하는 같은 법 제63조 제1항).
대리인이 촉탁하면 대리권을 증명할 증서를 준비한다. 그 증서가 인증을 받지 아니한 사서증서이면 증서가 진정한 것임을 증명하기 위해 인감증명서 또는 서명에 관한 증명서도 함께 낸다(같은 법 제66조의2 제5항·같은 법 제59조가 준용하는 같은 법 제31조 제1항·제2항).
인증 의사록을 취임승낙서로 쓰려면 선임기관의 선임결의와 이사의 취임승낙 의사표시가 모두 적혀 있는지 본다(상업등기선례 제201507-4호).