감사선임등기 신청

감사선임등기는 주주총회에서 감사를 새로 선임하고 그 취임 사실을 회사 등기기록에 반영하는 임원변경등기다. 감사의 성명과 주민등록번호는 주식회사의 등기사항이다. 주주총회의 선임결의와 피선임자의 승낙이 모두 갖추어지면, 대표이사와 별도의 임용계약을 체결하지 않아도 감사 지위를 취득한다(2016다251215). 회사는 취임 효력이 생긴 날부터 본점 소재지에서 2주 안에 변경등기를 해야 한다(상법 제317조 제2항 제8호·제4항, 상법 제183조).

쉽게 말하면 — 주주총회에서 감사를 뽑는 것만으로 절차가 끝나지 않습니다. 당사자의 취임승낙을 받고, 총회의사록과 승낙서 등을 갖춰 법정기간 안에 변경등기를 신청해야 합니다.

먼저 무엇을 확인하는가?

감사는 주주총회에서 선임한다(상법 제409조 제1항). 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 감사를 두지 않을 수 있다(같은 조 제4항). 다만 그 회사가 정관에서 감사를 두도록 정했거나 실제로 감사를 선임했다면, 감사에 관한 상법상 규정과 등기 절차를 따른다(상법 제317조·상법 제409조).

감사위원회 설치회사는 별도의 감사를 둘 수 없고, 감사가 아니라 감사위원회 위원의 성명과 주민등록번호를 등기한다(상법 제415조의2 제1항, 상법 제317조 제2항 제12호). 따라서 신청 전에 등기기록과 정관을 대조해, 감사와 감사위원회 중 어떤 기관을 두는 회사인지 확인한다.

감사는 회사와 자회사의 이사·지배인·사용인을 겸할 수 없으므로, 후보자의 겸직 여부를 확인한다(상법 제411조). 대통령령으로 정하는 상장회사는 감사위원회를 둔 경우가 아니면 상근감사를 1명 이상 두어야 하고, 후보자가 상근감사 결격사유에 해당하는지도 확인해야 한다(상법 제542조의10).

감사의 임기는 취임 후 3년 내의 최종 결산기에 관한 정기주주총회가 끝날 때까지다(상법 제410조). 임기가 끝나는 날 같은 사람을 다시 선임하면 중임등기를 하고, 퇴임 뒤 다른 날에 다시 선임하면 퇴임등기와 취임등기를 각각 한다(감사 중임등기 가부).

쉽게 말하면 — 신청 전에 세 가지부터 봅니다. 자본금 10억원 미만 회사는 감사를 두지 않을 수 있으므로, 정관상 설치 여부를 확인합니다(상법 제409조 제4항). 감사위원회 설치회사는 별도의 감사를 둘 수 없습니다. 임기 만료일에 같은 사람을 다시 선임했다면, 취임등기가 아니라 중임등기를 합니다.

선임결의는 어떻게 하는가?

선임결의는 법률 또는 정관에 다른 정함이 없으면 출석한 주주 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상으로 한다(상법 제368조 제1항). 다만 비상장회사 감사 선임에는 주주별 의결권 제한이 있다. 의결권 없는 주식을 제외한 발행주식총수의 3%를 초과해 가진 주주는 초과분에 관해 의결권을 행사하지 못하고, 정관으로 이보다 낮은 비율을 정할 수도 있다(상법 제409조 제2항). 이 초과분은 출석 주주의 의결권 수에 산입하지 않고(상법 제371조 제2항), 발행주식총수 4분의 1 요건의 분모에서도 제외한다(2016다222996). 이 법리는 자본금 총액 10억원 미만 회사에도 적용된다.

가령 발행주식 1,000주를 세 주주가 340주·330주·330주 보유했다면, 각 주주는 30주에 대해서만 의결권을 행사할 수 있다. 이때 감사 선임에서 의결권 있는 발행주식총수는 90주이고, 두 주주가 합계 60주로 찬성하면 출석 의결권의 과반수와 발행주식총수 4분의 1 요건을 모두 충족한다(2016다222996).

회사가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 한 경우에는 발행주식총수 4분의 1 요건을 적용하지 않고 출석 주주 의결권의 과반수로 선임할 수 있다(상법 제409조 제3항).

상장회사는 소집통지·공고에 표시한 후보자 중에서 감사를 선임해야 한다(상법 제542조의4 제2항, 상법 제542조의5). 감사 선임 의안은 이사 선임 의안과 별도로 상정해 의결한다(상법 제542조의12 제5항). 최대주주의 3% 초과분을 계산할 때에는, 최대주주 본인뿐 아니라 특수관계인과 대통령령으로 정하는 자의 보유분도 합산한다(상법 제542조의12 제7항·제4항).

언제까지 누가 신청하는가?

변경등기는 회사 대표자가 회사 명의로 신청한다(상업등기법 제23조 제1항). 기간의 기산점은 선임결의일이 아니라 선임결의와 취임승낙이 모두 갖추어져 취임 효력이 생긴 날이고, 본점 소재지에서 2주 안에 신청한다(상법 제317조 제4항이 준용하는 상법 제183조). 이 기간에는 취임 효력이 생긴 날을 산입하지 않고(민법 제157조), 말일이 토요일 또는 공휴일이면 다음 날 만료한다(민법 제161조).

어떤 정보를 준비하는가?

주주총회 결의가 필요한 등기이므로 주주총회의사록을 제공하고(상업등기규칙 제128조 제2항), 취임승낙을 증명하는 정보도 제공한다(상업등기규칙 제130조). 정관 규정이 없으면 효력이 없거나 취소할 수 있는 사항을 등기할 때에는, 정관도 첨부정보로 제공한다(상업등기규칙 제128조 제1항).

자본금 총액 10억원 미만 회사가 주주 전원의 동의로 서면결의 또는 서면동의를 했더라도, 의사록은 작성해야 한다(상법 제363조 제4항·제6항, 상업등기선례 제201809-3호). 서면결의라면 서면결의 방식에 대한 주주 전원의 동의서와 결의요건을 충족하는 서면결의서에 각 주주의 신고인감을 날인하고, 인감증명서를 붙인다. 서면동의라면 주주 전원의 서면동의서에 각 주주의 신고인감을 날인하고, 인감증명서를 붙인다. 두 경우 모두 당시 대표자가 등기소 제출 인감을 날인한 주주명부를 제공한다. 경영권 분쟁 등으로 주주명부의 진정성에 의심이 있으면, 현실 총회를 열어 공증인의 인증을 받은 의사록을 제공해야 한다(같은 선례).

등기신청에 첨부하는 주주총회의사록은 원칙적으로 공증인의 인증을 받아야 한다(공증인법 제66조의2 제1항). 자본금 총액 10억원 미만이라는 이유로 받는 인증 면제는 발기설립 등기 때에만 적용되고, 감사 선임은 대통령령에서 정한 경미한 사항에도 해당하지 않는다(공증인법 시행령 제37조의3). 따라서 현실 주주총회를 열어 설립 뒤 감사 취임등기를 신청할 때에는, 자본금 총액이 10억원 미만이라는 이유만으로 의사록 인증이 면제되지 않는다.

취임승낙서에는 신고인감을 날인하고 인감증명을 붙이거나, 본인이 기명날인·서명했다는 공증인의 인증서면을 붙이는 것이 원칙이다(상업등기규칙 제154조 제2항, 상업등기규칙 제104조). 외국인은 본국 관청에 신고한 인감과 그 증명 또는 본국 관청의 서명증명을 사용할 수 있다.

신청정보에는 감사의 성명과 주민등록번호, 취임연월일을 반영한다. 주민등록번호가 없는 외국인은 외국인등록번호·국내거소신고번호 또는 생년월일과 이를 증명하는 정보를 제공한다(상업등기규칙 제52조 제1항 제3호).

선임결의의 효력을 다투면 어떻게 되는가?

선임결의의 취소·무효·부존재를 다투면서 감사의 직무수행을 당장 멈출 필요가 있으면, 본안소송과 감사 직무집행정지·직무대행자선임 가처분을 구별해 검토한다(결의효력정지가처분 신청).

결의취소 판결이 확정되거나 결의의 무효·부존재가 확인되면, 본점 소재지에서 그 결과를 등기한다(상법 제378조, 상법 제380조). 선임결의에 따른 감사 취임등기를 말소하고, 그 등기로 말소된 등기사항이 있으면 회복한다(상업등기규칙 제153조). 직무집행정지 또는 직무대행자 등기가 있으면, 그 등기도 함께 말소한다(상업등기규칙 제131조 제2항). 분쟁에 대비하려면, 선임 단계부터 의사록에 의결권 제한의 적용 과정과 정족수 계산을 정확히 적어 둔다.

실무 체크포인트

자본금 10억원 미만 회사라도 정관상 감사 설치 여부를 먼저 확인한다(상법 제409조 제4항).
3% 초과분을 출석 의결권과 발행주식총수 4분의 1 요건의 분모에서 모두 제외해 정족수를 계산한다(2016다222996).
주주총회의사록은 공증인 인증을 받고, 취임승낙서와 그 인증자료도 준비한다(공증인법 제66조의2, 상업등기규칙 제130조, 상업등기규칙 제154조).
선임결의와 취임승낙이 모두 갖추어져 취임 효력이 생긴 날부터 2주 안에 본점 소재지에서 변경등기를 신청한다(상법 제183조, 상법 제317조 제4항).
대표이사 등 회사를 대표하여 등기를 신청할 의무가 있는 사람이 2주 기한을 넘기면, 등기해태로 500만원 이하의 과태료 대상이 된다(상업등기법 제23조 제1항, 상법 제635조 제1항 제1호).
정기총회에서 재무제표도 승인했다면 대차대조표 공고 절차를 별도로 진행한다(상법 제449조 제3항).