주주총회 서면투표·전자투표

주주는 정관이 정한 바에 따라 총회에 출석하지 않고 서면으로 의결권을 행사할 수 있고, 회사가 이사회 결의로 정한 경우에는 전자적 방법으로 행사할 수 있다(상법 제368조의3 제1항, 같은 법 제368조의4 제1항). 서면투표를 채택한 회사는 소집통지서에 서면과 참고자료를 첨부하여야 하고, 전자투표를 정한 회사는 전자적 방법으로 행사할 수 있다는 내용을 통지하여야 한다(같은 법 제368조의3 제2항, 같은 법 제368조의4 제2항).

쉽게 말하면 — 갑 주식회사가 이사회 결의로 전자투표를 정한 경우입니다(상법 제368조의4 제1항). 회사는 소집통지나 공고에 전자투표를 할 인터넷 주소, 투표 기간, 기술적인 사항을 넣어야 하고, 투표 종료일은 주주총회 전날까지로 하여야 합니다(상법 시행령 제13조 제2항). 주주 을은 법령이 정한 본인확인 방법 중 하나로 본인임을 확인하고 전자서명으로 투표하여야 합니다(같은 영 제13조 제1항). 갑 회사 정관에 서면투표 규정도 있다면, 을은 같은 주식에 관하여 서면과 전자 중 어느 하나만 골라야 합니다(상법 제368조의4 제4항).

어떤 경우 서면이나 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있나?

주주는 정관이 정한 바에 따라 서면으로, 회사가 이사회 결의로 정한 경우 전자적 방법으로 총회에 출석하지 않고 의결권을 행사할 수 있다(상법 제368조의3 제1항, 같은 법 제368조의4 제1항).

이 글에서 서면투표란 주주가 총회에 출석하지 않고 회사가 보낸 서면으로 의결권을 행사하는 것을 줄여 부르는 말이다(상법 제368조의3 제1항·제2항). 전자투표란 주주가 총회에 출석하지 않고 전자적 방법으로 의결권을 행사하는 것이다(상법 시행령 제13조 제1항).

두 제도는 근거가 다르다.

서면투표는 정관에 정함이 있어야 쓸 수 있다(상법 제368조의3 제1항).
전자투표는 회사가 이사회의 결의로 정할 수 있는 것이어서, 정할지는 회사가 선택한다(상법 제368조의4 제1항).

자본금 총액이 10억원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명 둔 회사는 각 이사(정관에 따라 대표이사를 정한 경우에는 그 대표이사)가 전자투표를 정하는 이사회의 기능을 담당한다(상법 제383조 제1항 단서·제6항). 같은 조 제5항이 이런 회사에 적용하지 않는 조의 목록에는 제368조의3과 제368조의4가 들어 있지 않다(같은 조 제5항).

유한회사

유한회사 사원총회에 준용하는 조를 열거한 상법 제578조에는 제368조의3과 제368조의4가 들어 있지 않다. 유한회사 사원이 총회에 출석하지 않고 서면이나 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 회사 정관을 확인한다. 이와 달리 서면에 의한 결의는 총회를 열지 않고 하는 결의이며, 총회의 결의를 하여야 할 경우에 총사원의 동의가 있는 때에는 서면에 의한 결의를 할 수 있다(같은 법 제577조 제1항). 결의의 목적사항에 대하여 총사원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있은 것으로 본다(같은 조 제2항). 서면에 의한 결의는 총회의 결의와 동일한 효력이 있고, 총회에 관한 규정은 서면에 의한 결의에 준용한다(같은 조 제3항·제4항).

전자주주총회와 다른 점

전자투표는 총회에 출석하지 않고 의결권을 행사하는 방법이고, 전자주주총회는 이와 다른 제도로 2027. 1. 1.부터 시행된다.

서면결의와 다른 점

서면투표와 이름이 비슷한 서면결의는 총회를 열지 않는 결의다. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다(상법 제363조 제4항 전단). 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 보며(같은 조 제4항 후단), 이 결의는 주주총회의 결의와 같은 효력이 있다(같은 조 제5항). 서면투표는 총회가 열리는 것을 전제로 주주가 「총회에 출석하지 아니하고」 행사하는 방법이라는 점에서 서면결의와 다르다(같은 법 제368조의3 제1항).

회사가 어떤 방법을 채택했는지 어떻게 확인하나?

서면투표는 정관의 의결권 행사 조항에서, 전자투표는 소집통지서의 전자투표 안내(인터넷 주소·기간)에서 확인한다(상법 제368조의3 제1항, 상법 시행령 제13조 제2항).

주주는 다음 순서로 확인한다.

정관에 주주가 서면으로 의결권을 행사할 수 있다는 규정이 있는지 본다(상법 제368조의3 제1항).
소집통지서에 의결권 행사에 필요한 서면과 참고자료가 첨부됐는지 본다(같은 조 제2항). 참고자료란 주주가 서면으로 의결권을 행사하는 데 필요하도록 회사가 소집통지서에 함께 첨부하는 자료다.
소집통지에 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용이 있는지 본다(상법 제368조의4 제2항). 있으면 인터넷 주소, 기간, 그 밖의 기술적인 사항이 적혀 있는지 함께 본다(상법 시행령 제13조 제2항).
상장회사의 주주로서 소집통지 대신 공고를 받는 경우에는 그 공고에서 3번의 전자투표 안내를 본다(상법 제542조의4 제1항, 상법 시행령 제13조 제2항). 서면투표의 서면과 참고자료는 소집통지서에 첨부하도록 정해져 있다(상법 제368조의3 제2항). 소집통지 대신 공고를 받는 주주가 그 서면을 어떻게 받는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했으므로 회사에 확인한다.

회사는 어떻게 도입하나?

서면투표는 정관에 그 정함을 두어야 하고, 전자투표는 이사회가 결의로 정한다(상법 제368조의3 제1항, 같은 법 제368조의4 제1항).

두 제도는 도입 근거가 다르므로 나누어 본다.

서면투표

정관에 서면 행사 규정이 없는 회사가 서면투표를 쓰려면 정관을 변경해야 한다(상법 제368조의3 제1항). 정관 변경 결의는 정관변경에서, 변경등기가 필요한지는 주식회사 정관변경등기에서 설명한다.

정관이 정한 투표 기간을 이사회 결의로 바꿀 수 있는지에 관한 결정이 있다. 이 결정은 회사 정관이 정한 사전투표함 제도를 다룬 결정이고, 상법 제368조의3을 판단하지는 않았다. 대법원은 2014년 7월 11일 직무집행정지가처분 사건에서, 골프장을 운영하는 회사가 정관에 정한 사전투표 기간을 이사회 결의로 늘린 사안을 판단했다(2013마2397 판결요지). 이 회사 정관은 사전투표함을 「주주총회일 2주 전부터」 비치하도록 정했는데, 이사회가 그 시작을 「24일 전」으로 앞당겼다(2013마2397).

대법원은 정관변경이 주주총회의 권한인 이상 이사회가 정관에서 정한 사전투표기간을 연장하는 결의를 해도 그 기간이 이사회결의 내용대로 변경될 수는 없다고 보았다(2013마2397). 그리고 그 사전투표에 기초한 임원선임 주주총회결의에는 정관을 위반하여 사전투표기간을 연장한 하자가 있다고 판단했다(2013마2397 판결요지).

전자투표

회사는 이사회의 결의로 주주가 총회에 출석하지 않고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있음을 정할 수 있다(상법 제368조의4 제1항). 자본금 총액이 10억원 미만이어서 이사가 1명 또는 2명인 회사는 각 이사(정관에 따라 대표이사를 정한 경우에는 그 대표이사)가 이 이사회의 기능을 담당한다(같은 법 제383조 제6항).

절차는 어떤 순서로 진행되나?

회사가 서면투표 근거를 정관에 두거나 전자투표를 이사회 결의로 정한 뒤, 소집통지로 행사 방법을 알리고, 주주가 기간 안에 행사하면 총회에서 개표한다(상법 제368조의3, 같은 법 제368조의4 제1항·제2항).

회사가 도입한다. 서면투표는 정관에 정함을 두고, 전자투표는 이사회 결의로 정한다(위 「회사는 어떻게 도입하나?」).
회사가 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 발송하여야 한다(상법 제363조 제1항 본문). 다만 그 통지가 주주명부상 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 경우에는 그 주주에게 통지하지 아니할 수 있고(같은 항 단서), 의결권 없는 주주에게는 주식매수청구권이 인정되는 사항이 없으면 통지 규정이 적용되지 않는다(같은 조 제7항). 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주총회일의 10일 전에 발송할 수 있다(같은 조 제3항). 통지에 넣을 내용은 아래 「소집통지에는 무엇을 넣어야 하나?」에서, 통지 상대와 기간 계산은 임시주주총회 소집 절차에서 설명한다.
전자투표를 정한 회사 또는 회사가 지정한 전자투표 관리기관은 전자투표의 종료일 3일 전까지 주주에게 전자문서로 인터넷 주소·기간·기술적인 사항을 한 번 더 통지할 수 있다(상법 시행령 제13조 제6항 전단). 주주의 동의가 있으면 전화번호 등을 이용하여 통지할 수 있다(같은 영 제13조 제6항 후단). 전자투표 관리기관이란 회사가 지정해 주주 확인절차 등 전자투표 운영을 맡기는 기관이다(같은 영 제13조 제4항).
주주가 의결권을 행사한다. 전자투표의 종료일은 주주총회 전날까지로 하여야 한다(상법 시행령 제13조 제2항 제2호). 서면투표의 제출 방법은 아래 「주주는 서면투표를 어떻게 하나?」에서 설명한다.
총회에서 개표한다. 개표가 있을 때까지 회사와 관리기관 등은 전자투표 결과를 누설하거나 직무상 목적 외로 사용해서는 아니 된다(상법 시행령 제13조 제5항).
회사가 의결권행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 갖추어 두어 열람하게 하고 5년간 보존하여야 한다(상법 제368조의4 제5항).
총회의 소집절차 또는 결의방법이 법령 또는 정관에 위반하거나 현저하게 불공정한 때 등에는 주주·이사 또는 감사는 결의의 날부터 2월 내에 결의취소의 소를 제기할 수 있다(상법 제376조 제1항). 결의취소의 소란 소집절차·결의방법의 법령·정관 위반 등을 이유로 주주총회 결의의 취소를 구하는 소송이다.

소집통지에는 무엇을 넣어야 하나?

서면투표를 채택한 회사는 소집통지서에 의결권 행사에 필요한 서면과 참고자료를 첨부해야 한다(상법 제368조의3 제2항). 전자투표를 정한 회사는 전자 행사가 가능하다는 내용을 통지해야 한다(같은 법 제368조의4 제2항).

어느 방법이든 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 한다(상법 제363조 제2항). 그 밖에 넣을 내용은 회사가 채택한 방법에 따라 다르다.

서면투표를 채택한 경우

회사는 총회의 소집통지서에 주주가 서면으로 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다(상법 제368조의3 제2항). 주주는 회사가 첨부한 서면 양식에 따라 의결권 행사 내용을 적는다.

전자투표를 정한 경우

회사는 소집통지를 할 때 주주가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다는 내용을 통지하여야 한다(상법 제368조의4 제2항). 전자투표를 정한 회사는 주주총회 소집의 통지나 공고에 다음 사항을 포함하여야 한다(상법 시행령 제13조 제2항).

전자투표를 할 인터넷 주소
전자투표를 할 기간. 전자투표의 종료일은 주주총회 전날까지로 하여야 한다.
그 밖에 주주의 전자투표에 필요한 기술적인 사항

여기서 공고는 상장회사가 대통령령으로 정하는 수 이하의 주식을 소유하는 주주에게 정관으로 정하는 바에 따라 소집통지를 공고로 갈음하는 경우를 말한다(상법 제542조의4 제1항). 공고 방법과 기간은 임시주주총회 소집 절차의 상장회사 소집공고 특례에서 설명한다.

회사는 의결권행사에 필요한 양식과 참고자료를 주주에게 전자적 방법으로 제공하여야 한다(상법 제368조의4 제3항 후문).

소집통지서의 전자투표 안내는 다음처럼 적을 수 있다. 대괄호는 회사가 채우는 칸이고, 법이 정한 기간은 종료일이 주주총회 전날까지라는 점뿐이다(상법 시행령 제13조 제2항 제2호).

전자투표 안내
주주는 총회에 출석하지 않고 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있습니다.
1. 전자투표를 할 인터넷 주소: [회사 또는 관리기관이 정한 주소]
2. 전자투표를 할 기간: [시작일]부터 [종료일]까지(종료일은 주주총회 전날까지)
3. 그 밖의 기술적인 사항: [본인확인 방법 등]

주주는 서면투표를 어떻게 하나?

서면투표를 하는 주주는 회사가 소집통지서에 첨부한 서면에 의결권 행사 내용을 적어 회사에 낸다(상법 제368조의3 제1항·제2항).

서면을 언제까지, 어디에 내야 하는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 정관과 소집통지서에 적힌 제출 기한과 방법을 확인해 따른다. 같은 주식으로 전자투표도 할 수 있는 회사라면 아래 「서면과 전자를 함께 쓸 수 있나? 대리 행사는 어떻게 하나?」를 함께 본다.

주주는 전자투표를 어떻게 하나?

전자투표를 하는 주주는 법령이 정한 본인확인 방법 중 어느 하나로 주주 본인임을 확인하고 전자서명을 통해 투표해야 한다(상법 제368조의4 제3항 전단, 상법 시행령 제13조 제1항).

본인확인 방법은 다음 중 어느 하나다(상법 시행령 제13조 제1항).

「전자서명법」 제8조제2항에 따른 운영기준 준수사실의 인정을 받은 전자서명인증사업자가 제공하는 본인확인의 방법
「정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률」 제23조의3에 따른 본인확인기관에서 제공하는 본인확인의 방법

투표는 「전자서명법」 제2조제2호에 따른 전자서명을 통하여 한다(같은 영 제13조 제1항). 주주는 소집통지에 적힌 기간 안에 투표하고, 그 종료일은 주주총회 전날까지다(같은 영 제13조 제2항 제2호).

전자투표를 한 뒤 철회하거나 바꿀 수 있는지는 확보한 원문만으로는 확정하지 못했다. 소집통지와 전자투표 관리기관의 안내를 확인한다.

서면과 전자를 함께 쓸 수 있나? 대리 행사는 어떻게 하나?

같은 주식에 관하여 서면과 전자적 방법을 모두 쓸 수는 없고 어느 하나를 선택해야 한다(상법 제368조의4 제4항).

대리인을 통한 행사는 상법이, 상장주권의 의결권 대리행사 권유는 「자본시장과 금융투자업에 관한 법률」이 정하므로 나누어 본다.

대리인을 통한 행사

주주는 대리인으로 하여금 그 의결권을 행사하게 할 수 있고, 이 경우 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출하여야 한다(상법 제368조 제2항). 위임장과 대리인 자격에 관한 정관 규정, 대리권 증명 방식의 개정 내용은 의결권의 대리행사에서 설명한다.

상장회사의 의결권 대리행사 권유

상장주권(그 상장주권과 관련된 증권예탁증권을 포함한다)의 의결권 대리행사의 권유를 하려는 자는 상대방에게 대통령령으로 정하는 방법에 따라 위임장 용지와 참고서류를 교부하여야 한다(자본시장과 금융투자업에 관한 법률 제152조 제1항). 의결권 대리행사의 권유란 다음 행위 중 어느 하나를 말한다(같은 조 제2항 본문).

자기 또는 제삼자에게 의결권의 행사를 대리시키도록 권유하는 행위
의결권의 행사 또는 불행사를 요구하거나 의결권 위임의 철회를 요구하는 행위
의결권의 확보 또는 그 취소 등을 목적으로 주주에게 위임장 용지를 송부하거나, 그 밖의 방법으로 의견을 제시하는 행위

다만 의결권피권유자의 수 등을 고려하여 대통령령으로 정하는 경우에는 의결권 대리행사의 권유로 보지 아니한다(같은 조 제2항 단서).

서면·전자로 행사한 표는 결의 요건에서 어떻게 세나?

서면·전자 행사분을 결의 요건의 「출석」에 넣는 방법은 상법 조문이 직접 정하지 않았다. 총회의 결의는 법이나 정관에 다른 정함이 없으면 출석한 주주 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상으로 한다(상법 제368조 제1항).

서면투표와 전자투표 조문은 주주가 「총회에 출석하지 아니하고」 의결권을 행사한다고만 적는다(상법 제368조의3 제1항, 같은 법 제368조의4 제1항). 주주와 회사는 정관이 집계 방법을 정했는지 확인하고(결의 요건의 「정관에 다른 정함」, 같은 법 제368조 제1항), 소집통지서의 안내도 함께 본다. 결의방법이 법령이나 정관에 위반한다고 다투려면 아래 「절차를 어기거나 투표에 대가를 주면 결의는 어떻게 되나?」를 본다.

전자투표를 도입하면 감사 선임은 어떻게 달라지나?

회사가 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 한 경우에는 출석한 주주 의결권의 과반수만으로 감사를 선임할 수 있다(상법 제409조 제3항).

이 특례는 「상법 제368조 제1항에도 불구하고」 적용되므로, 발행주식총수의 4분의 1 이상 요건 없이 출석한 주주 의결권의 과반수로 감사 선임을 결의할 수 있다(같은 법 제409조 제3항). 감사위원회 설치 의무가 있는 상장회사(같은 법 제542조의11 제1항)가 주주총회에서 선임하는 감사위원회위원(제542조의12 제1항에 따른 위원)도 같은 경우에 출석한 주주 의결권의 과반수로써 선임을 결의할 수 있다(같은 법 제542조의12 제8항). 3%를 넘는 주식의 의결권 제한은 감사와 감사위원회에서 설명한다.

회사는 전자투표 결과와 기록을 어떻게 관리하나?

회사는 의결권 행사에 관한 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 갖추어 두어 열람하게 하고 5년간 보존해야 한다(상법 제368조의4 제5항). 회사는 전자투표의 효율성 및 공정성을 확보하기 위하여 전자투표 관리기관을 지정하여 주주 확인절차 등 의결권 행사절차의 운영을 위탁할 수 있다(상법 시행령 제13조 제4항).

다음 셋은 주주총회에서 개표가 있을 때까지 전자투표의 결과를 누설하거나 직무상 목적 외로 사용해서는 아니 된다(상법 시행령 제13조 제5항).

회사
회사가 지정한 전자투표 관리기관
전자투표의 운영을 담당하는 자

절차를 어기거나 투표에 대가를 주면 결의는 어떻게 되나?

소집절차나 결의방법이 법령·정관에 위반하거나 현저하게 불공정하면 주주·이사·감사는 결의의 날부터 2월 내에 결의취소의 소를 제기할 수 있다(상법 제376조 제1항). 회사는 누구에게든지 주주의 권리행사와 관련하여 재산상의 이익을 공여할 수 없다(같은 법 제467조의2 제1항).

이익공여란 회사가 주주의 권리행사와 관련하여 누구에게든 재산상 이익을 주는 것으로, 상법이 금지한다(상법 제467조의2 제1항). 이 금지에 관한 규정은 다음과 같다.

회사가 특정의 주주에 대하여 무상으로 재산상의 이익을 공여하면 주주의 권리행사와 관련하여 공여한 것으로 추정한다. 유상으로 공여했더라도 회사가 얻은 이익이 공여한 이익에 비하여 현저하게 적은 때에도 같다(같은 조 제2항).
회사가 금지를 위반하여 이익을 공여하면 공여받은 자는 이를 회사에 반환하여야 한다. 회사에 대가를 지급한 것이 있으면 그 반환을 받을 수 있다(같은 조 제3항).

투표에 대가를 준 사안으로 앞의 「회사는 어떻게 도입하나?」에서 본 2014년 7월 11일 직무집행정지가처분 결정이 있다. 그 회사는 사전투표에 참여하는 주주들에게 골프장 예약권을, 사전투표에 참여하거나 주주총회에서 직접 의결권을 행사하는 주주들에게 20만 원 상당의 상품교환권을 주기로 하여 실제 제공했고, 연장된 기간을 포함한 사전투표가 전체 투표수의 약 67%였다(2013마2397).

대법원은 이 결의에 정관을 위반하여 사전투표기간을 연장하고 사회통념상 허용되는 범위를 넘어서는 위법한 이익이 제공된 결의취소사유의 하자가 있다고 보았다(2013마2397 판결요지). 그래서 원심결정을 파기하고 사건을 원심법원에 환송했다(2013마2397 주문).

결의취소의 소의 관할과 판결의 효력은 주주총회결의 취소의 소에서 설명한다.

실무 체크포인트

주주는 정관에 서면 행사 규정이 있는지 본다. 주주는 정관이 정한 바에 따라 서면으로 의결권을 행사할 수 있다(상법 제368조의3 제1항).
서면투표를 채택한 회사는 소집통지서에 의결권 행사에 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다(상법 제368조의3 제2항).
전자투표를 정한 회사는 소집통지나 공고에 인터넷 주소, 기간, 기술적인 사항을 넣었는지 보고, 종료일을 주주총회 전날까지로 정한다(상법 시행령 제13조 제2항).
이사가 1명 또는 2명인 자본금 10억원 미만 회사는 각 이사(정관에 따라 대표이사를 정했으면 그 대표이사)가 전자투표를 정하는 이사회의 기능을 담당한다(상법 제383조 제1항 단서·제6항).
같은 주식으로 서면과 전자를 둘 다 행사하지 않는다. 어느 하나를 선택하여야 한다(상법 제368조의4 제4항).
서면 제출 기한·제출처와 전자투표 철회 가능 여부는 이 글에서 확인한 조문에는 정함이 없으므로, 정관·소집통지서와, 회사가 운영을 위탁한 전자투표 관리기관(상법 시행령 제13조 제4항)의 안내에서 확인한다.
전자투표를 정한 회사는 감사 선임을 출석한 주주 의결권의 과반수로써 결의할 수 있다(상법 제409조 제3항).
회사는 전자적 기록을 총회가 끝난 날부터 3개월간 본점에 갖추어 열람하게 하고 5년간 보존하여야 한다(상법 제368조의4 제5항).
투표 참여를 조건으로 주주에게 선물이나 혜택을 주려는 경우, 특정 주주에게 무상으로 준 재산상 이익은 권리행사와 관련한 공여로 추정되고, 유상이라도 회사가 얻은 이익이 공여한 이익에 비하여 현저하게 적은 때에도 같다(상법 제467조의2 제2항).
소집절차·결의방법이 법령·정관에 위반하거나 현저하게 불공정한 때 등에는 주주·이사 또는 감사가 결의의 날부터 2월 내에 결의취소의 소를 제기할 수 있다(상법 제376조 제1항).