이사회의사록 열람·등사 허가 신청

회사가 주주의 이사회의사록 열람·등사 청구를 이유를 붙여 거절하면, 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회의사록을 열람 또는 등사할 수 있다(상법 제391조의3 제4항). 이 허가 사건은 본점 소재지의 지방법원 합의부가 관할한다(비송사건절차법 제72조 제1항). 다만 자본금 총액이 10억원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명으로 둔 회사에는 제391조의3이 적용되지 않는다(상법 제383조 제1항·제5항).

쉽게 말하면 — 이사들이 큰 손실이 난 계약을 어떻게 결의했는지 확인하고 싶은 주주는 회사에 영업시간 안에 이사회의사록을 보여 달라고 청구할 수 있습니다(상법 제391조의3 제3항). 회사가 이유를 붙여 거절하면 본점 소재지의 지방법원 합의부에 허가를 신청합니다(같은 법 제391조의3 제4항, 비송사건절차법 제72조 제1항). 회사는 그 주주가 회사의 경쟁자로서 얻은 정보를 경업에 이용할 우려가 있는 등 청구가 부당하다는 점을 증명하여 거부할 수 있습니다(2013마657 결정요지 [1]). 대표소송처럼 주주의 권리를 행사하려고 의사록이 필요하다면 적대적 인수·합병을 시도하는 주주라는 사정만으로는 특별한 사정이 없는 한 부당하다고 보지 않습니다(같은 결정요지 [2]). 다만 자본금 총액이 10억원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명만 둔 회사에는 이 청구 규정이 적용되지 않습니다(상법 제383조 제1항·제5항).

누가 이사회의사록을 볼 수 있나

주주는 영업시간 내에 이사회의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있다(상법 제391조의3 제3항). 의사록에는 의사의 안건, 경과요령, 그 결과, 반대하는 자와 그 반대이유를 기재하고 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명하여야 한다(같은 조 제2항).

이사는 3명 이상이어야 하지만, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 1명 또는 2명으로 할 수 있다(상법 제383조 제1항). 이 제1항 단서의 경우에는 제391조의3 등을 적용하지 아니하므로, 이사를 1명 또는 2명으로 둔 회사에는 이사회의사록 열람·등사 청구 규정이 적용되지 않는다(같은 조 제5항).

이사회 내 위원회에 관하여는 상법 제393조의2 제5항이 제391조의3을 준용한다. 청산 중인 회사에 관하여는 같은 법 제542조 제2항이 제388조 내지 제394조 등의 규정을 청산인에 준용한다.

의사록에 붙은 자료까지 볼 수 있나

이사회 의사록에서 「별첨」「별지」「첨부」 등의 용어로 내용을 인용하는 첨부자료는 의사록의 일부로서 열람·등사 대상이다(2013마657 결정요지 [4]). 반면 이사회결의 등을 위해 이사회에 제출된 관련 서류라도 그것이 이사회 의사록에 첨부되지 않았다면 열람·등사청구의 대상에 해당하지 않는다(같은 결정요지 [4]).

이 사건 원심은 각 의사록의 첨부자료 및 이사회에 제출된 계약서 등 관련 서류가 열람·등사청구의 대상이 되지 않는다고 판단했다(2013마657). 대법원은 원심이 이런 구별 없이 별지 목록 제1항, 제2항 및 제4항 기재 의사록의 해당 서류 전부를 일률적으로 대상에서 뺀 데에 이사회 의사록의 범위에 관한 법리오해의 위법이 있다고 보았다(같은 결정).

회사는 청구를 거절할 수 있나

회사는 주주의 청구에 대하여 이유를 붙여 이를 거절할 수 있다(상법 제391조의3 제4항). 대법원은 이 청구가 있으면 회사는 청구가 부당함을 증명하여 이를 거부할 수 있다고 본다(2003마1575 결정요지, 2013마657 결정요지 [1]). 두 결정은 이 기준을 상법 제391조의3 제3항과 제466조 제1항의 청구에 함께 적었다.

부당한지는 행사에 이르게 된 경위, 행사의 목적, 악의성 유무 등 제반 사정을 종합적으로 고려하여 판단한다(2013마657 결정요지 [1]). 특히 열람·등사권 행사가 다음과 같은 경우 등에는 정당한 목적을 결하여 부당한 것이라고 보아야 한다(같은 결정요지 [1]).

회사업무의 운영 또는 주주 공동의 이익을 해치는 경우
주주가 회사의 경쟁자로서 취득한 정보를 경업에 이용할 우려가 있는 경우
회사에 지나치게 불리한 시기를 택하여 행사하는 경우

경영권 분쟁 중인 주주의 청구도 받아들여지나

적대적 인수·합병을 시도하는 주주라도 대표소송·유지청구·해임청구 등을 하려고 이사회 의사록이 필요하다고 인정되면, 특별한 사정이 없는 한 그 사정만으로 청구가 부당하다고 볼 수 없다(2013마657 결정요지 [2]). 이런 청구도 목적이 단순한 압박이 아니라 회사의 경영을 감독하여 회사와 주주의 이익을 보호하기 위한 것이라면 허용되어야 한다(같은 결정요지 [2]). 주주가 회사의 경쟁자로서 취득한 정보를 경업에 이용할 우려가 있거나 회사에 지나치게 불리한 시기를 택하여 행사하는 등의 경우가 아닌 한 허용되어야 한다(같은 결정요지 [2]).

이 사건 원심은 엘리베이터 사업부문을 인수할 의도로 주식을 대량 매집한 외국법인의 청구를 회사 압박 목적이라며 부당하다고 보았다. 대법원은 그 법인이 이사에 대한 대표소송 등 주주 권리를 행사하려고 의사록이 필요하고, 경업 이용 우려나 회사에 지나치게 불리한 시기의 행사로 볼 수 없어 원심결정에 법리오해의 위법이 있다고 보았다(2013마657 결정요지 [3]). 경업 이용 우려를 부정한 이유는 청구 대상 의사록이 엘리베이터 사업과 직접 관련된 것이 아니라는 사정이었다(같은 결정). 주문은 별지 목록 제1항, 제2항 및 제4항에 관한 부분을 파기·환송하고, 용역계약 관련 제3항 의사록의 청구를 배척한 부분 등 나머지 재항고는 기각했다(같은 결정).

반대로 회계장부 등의 열람·등사를 구한 가처분 사건인 2003마1575에서 원심은 경쟁관계에 있는 회사의 경영권 인수를 시도하던 주주의 열람·등사 청구를 정당한 목적을 결한 것으로 보았다. 원심은 그 청구가 회사를 압박하려는 것이고 얻은 영업상 비밀이 재항고인의 구체적인 의도와는 무관하게 경업에 악용될 우려도 있다고 보았고, 대법원은 이 판단을 수긍하여 재항고를 기각하였다.

거절당하면 어디에 무엇을 내나

회사가 거절하면 주주는 법원의 허가를 얻어 이사회의사록을 열람 또는 등사할 수 있다(상법 제391조의3 제4항). 이 허가 사건은 본점 소재지의 지방법원 합의부가 관할한다(비송사건절차법 제72조 제1항). 같은 항은 「상법」 제391조의3제4항에 따른 사건을 관할 사건으로 적고 있어, 허가 신청은 비송사건절차법에 따른 비송사건으로 진행된다.

신청서와 증거서류

신청서에는 다음 사항을 적고 신청인이나 그 대리인이 기명날인하거나 서명하여야 한다(비송사건절차법 제9조 제1항).

신청인의 성명과 주소
대리인에 의하여 신청할 때에는 대리인의 성명과 주소
신청의 취지와 그 원인이 되는 사실
신청 연월일
법원의 표시

증거서류가 있을 때에는 그 원본 또는 등본을 신청서에 첨부하여야 한다(같은 조 제2항).

절차 비용

재판 전의 절차와 재판의 고지 비용은 부담할 자를 특별히 정한 경우를 제외하고는 사건의 신청인이 부담한다(비송사건절차법 제24조). 다만, 검사가 신청한 경우에는 국고에서 부담한다(같은 조 단서).

법원 결정에 불복할 수 있나

재판으로 인하여 권리를 침해당한 자는 그 재판에 대하여 항고할 수 있다(비송사건절차법 제20조 제1항). 신청에 의하여만 재판을 하여야 하는 경우에 신청을 각하한 재판에 대하여는 신청인만 항고할 수 있다(같은 조 제2항).

항고에 관하여는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 항고에 관한 「민사소송법」의 규정을 준용한다(비송사건절차법 제23조). 준용되는 민사소송법 규정에 따라 항고는 항고장을 원심법원에 제출함으로써 한다(민사소송법 제445조). 2013마657은 이 허가 신청 사건에서 항고법원의 결정에 대한 재항고를 대법원이 판단한 사례이다.

재판은 이를 받은 자에게 고지함으로써 효력이 생긴다(비송사건절차법 제18조 제1항). 항고는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 집행정지의 효력이 없다(같은 법 제21조). 다만 항고법원 또는 원심법원이나 판사는 항고에 대한 결정이 있을 때까지 원심재판의 집행을 정지하거나 그 밖에 필요한 처분을 명할 수 있다(같은 법 제23조가 준용하는 민사소송법 제448조).

회계장부 열람과는 무엇이 다른가

회계장부는 발행주식의 총수의 100분의 3 이상에 해당하는 주식을 가진 주주가 이유를 붙인 서면으로 청구하지만(상법 제466조 제1항), 이사회의사록은 주주가 청구할 수 있다(같은 법 제391조의3 제3항). 회계장부 청구에 대하여 회사는 제1항의 주주의 청구가 부당함을 증명하지 아니하면 이를 거부하지 못한다(같은 법 제466조 제2항). 이사회의사록 청구는 회사가 이유를 붙여 거절할 수 있고, 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 열람 또는 등사한다(같은 법 제391조의3 제4항).

상법 제466조 제1항의 100분의 3은 회계장부 열람의 일반 기준이다. 상장회사에서는 6개월 전부터 계속하여 발행주식총수의 1만분의 10(대통령령으로 정하는 상장회사는 1만분의 5) 이상에 해당하는 주식을 보유한 자도 제466조에 따른 주주의 권리를 행사할 수 있다(상법 제542조의6 제4항). 대통령령으로 정하는 상장회사는 최근 사업연도 말 현재의 자본금이 1천억원 이상인 상장회사다(상법 시행령 제32조).

상장회사는 정관에서 이보다 단기의 주식 보유기간을 정하거나 낮은 주식 보유비율을 정할 수 있다(상법 제542조의6 제8항). 제4항의 특례는 이 장의 다른 절에 따른 소수주주권의 행사에 영향을 미치지 아니하므로, 상장회사 주주도 상법 제466조 제1항의 100분의 3 요건을 갖추어 청구할 수 있다(같은 법 제542조의6 제10항).

대법원은 두 청구가 부당한지를 같은 기준으로 판단한다(2013마657 결정요지 [1]). 회계장부 열람권의 내용은 회계장부열람권에서, 거부당한 주주가 법원에 구하는 절차는 회계장부 열람·등사 가처분 신청에서 설명한다.

실무 체크포인트

회사가 이사를 몇 명 두었는지 먼저 확인한다. 자본금 총액이 10억원 미만이어서 이사를 1명 또는 2명으로 둔 회사에는 제391조의3이 적용되지 않는다(상법 제383조 제1항·제5항).
회사에 영업시간 내에 열람·등사를 청구하고, 청구한 날과 회사가 붙인 거절 이유를 기록으로 남긴다(상법 제391조의3 제3항·제4항).
의사록에 「별첨」「별지」「첨부」로 인용된 자료도 함께 구할지 정한다. 이렇게 인용된 첨부자료는 의사록의 일부로 열람·등사 대상이다(2013마657 결정요지 [4]).
대표소송·유지청구·해임청구 등 어떤 주주 권리를 행사하려고 의사록이 필요한지 정리해 신청서에 밝힌다. 그런 필요가 인정되면 특별한 사정이 없는 한 적대적 인수·합병 시도라는 사정만으로 청구가 부당하다고 볼 수 없다(2013마657 결정요지 [2]).
허가 신청은 본점 소재지의 지방법원 합의부에 내고(비송사건절차법 제72조 제1항), 신청서 기재사항과 증거서류 첨부를 확인한다(같은 법 제9조).
결정에 불복하면 항고장을 원심법원에 낸다(비송사건절차법 제23조, 민사소송법 제445조).
허가 재판은 받은 자에게 고지되면 효력이 생기고, 항고는 특별한 규정이 없으면 집행정지의 효력이 없다. 항고법원 또는 원심법원이나 판사는 항고에 대한 결정이 있을 때까지 원심재판의 집행 정지를 명할 수 있다(비송사건절차법 제18조 제1항, 같은 법 제21조, 같은 법 제23조가 준용하는 민사소송법 제448조).