명의개서대리인 설치등기는 주식회사가 명의개서대리인을 두거나 변경·폐지한 사실을 본점 소재지에서 등기하는 절차다(상법 제337조 제2항, 상법 제317조). 명의개서대리인이란 회사를 대신해 주식 양도 시 취득자의 성명·주소를 주주명부의 복본에 기재하는 자로, 그 복본 기재가 명의개서로 간주된다(상법 제337조 제2항).
쉽게 말하면 — 주주가 많은 회사는 주식 명의를 바꿔 적는 일을 회사가 직접 하기 번거롭습니다. 그래서 이 일을 전문기관(예탁결제원·은행)에 맡기는데, 그 기관을 정해 두면 등기소에 등록하는 절차입니다.
누구를 명의개서대리인으로 둘 수 있나
명의개서대리인을 둘지는 상법상 회사의 선택이다(상법 제337조 제2항). 상장회사는 거래소 상장규정 등 별도 규율을 확인해야 하므로 상법 조문만으로 설치의무를 단정할 수 없다.
자격은 한국예탁결제원과 금융위원회에 등록한 주식회사로 한정된다(상법 시행령 제8조, 자본시장법 제365조). 회사와 명의개서대리인은 위임관계이므로, 등기만으로 명의개서대리인이 되는 것이 아니라 명의개서사무 위탁계약을 체결해야 한다.
아무 회사나 명의개서대리인이 되는 것이 아니라, 예탁결제원이나 금융위원회에 등록된 일정 자격을 갖춘 곳만 가능합니다.
언제까지 등기하나
명의개서대리인을 두거나 변경·폐지한 때부터 본점 소재지에서 2주 내에 등기한다(상법 제317조 제4항, 상법 제183조). 명의개서대리인에 관한 사항은 본점 소재지에서만 등기하고, 지점 소재지는 등기사항이 아니다.
어떤 결의가 필요한가
정관에 명의개서대리인 설치 근거가 없으면 먼저 주주총회 특별결의로 정관을 변경한다(상법 제433조·상법 제434조). 정관에 근거를 둔 뒤 구체적 대리인을 특정하지 않았으면 이사회가 대리인을 정하고(상업등기규칙 제128조), 위탁계약을 체결한다.
폐지는 사유에 따라 나뉜다. 계약만 해지하고 정관 규정은 두는 경우 이사회의사록을, 정관 규정 자체를 폐지하는 경우 주주총회의 정관변경 결의(주주총회의사록)를 첨부한다.
무엇을 등기하나
설치 시 명의개서대리인의 상호·본점소재지를 등기한다(상법 제317조 제2항 제11호). 등기사항·등기원인과 연월일은 상업등기규칙 제55조 제1항에 따라 해당란에 기록한다. 같은 조 제4항의 기타사항란은 다른 등기소가 처리한 뜻을 기록하는 규정이다.
정관에 설치 규정을 두고도 새 대리인과 계약을 체결하지 않은 채 종전 계약이 해지된 경우에도 폐지등기를 해야 한다.
어떤 서류를 내나
설치 시 명의개서대리인과의 계약을 증명하는 서면(상업등기규칙 제143조)과 정관을 제공하고, 정관에 대리인을 특정하지 않았으면 이사회의사록을 더한다(상업등기규칙 제128조). 변경 시 새 대리인과의 계약 증명서면과 경질 이사회의사록을 제공한다.
실무 체크포인트
- 두거나 변경·폐지한 때부터 2주를 센다. 본점 소재지에서 변경등기를 신청한다(상법 제317조 제4항·상법 제183조).
- 정관에 대리인을 특정하지 않았으면 이사회의사록을 빠뜨리지 않는다. 정관이 설치만 정하고 구체적 대리인을 정하지 않은 경우, 설치등기 신청 시 계약서·정관과 함께 대리인을 정한 이사회의사록이 필요하다(상업등기규칙 제128조).
- 계약 해지 원인과 폐지등기 의무를 나눈다. 대리인이 위임계약을 해지한 경우에도 상법 제317조 제2항 제11호의 등기사항이 소멸하면 회사는 폐지등기를 해야 한다. 신청 첨부는 해지 원인과 정관 규정의 존속 여부에 맞춰 준비한다(상업등기규칙 제128조·상업등기규칙 제143조).
- 주주명부·사채원부 비치가 가능해진다. 명의개서대리인을 두면 주주명부나 사채원부 또는 그 복본을 대리인 영업소에 비치할 수 있다(상법 제396조 제1항). 기명사채의 이전에도 이 제도가 준용된다(상법 제479조).
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