사서증서 인증 절차

사서증서 인증은 공증인이 그 문서의 서명 또는 날인이 본인의 것임을 공적으로 확인해 적는 절차다(공증인법 제57조 제1항). 방법은 두 갈래다. 촉탁인이 공증인 앞에서 서명 또는 날인하거나, 이미 되어 있는 서명 또는 날인을 본인이나 대리인이 확인하는 것이다. 공증인은 촉탁인의 성명과 얼굴을 알아야 하고, 모르면 신분증 등으로 본인임을 증명하게 한다(공증인법 제27조).

쉽게 말하면 — 계약서나 합의서 같은 개인이 만든 문서를 공증사무소에 가져가 “이 서명은 본인이 한 것이 맞다”고 확인받는 절차입니다. 문서 내용이 진실하다는 확인이 아니라 서명이 진짜라는 확인입니다. 그 차이가 뒤에서 자주 문제 됩니다.

인증은 무엇을 확인하는가?

인증은 서명·날인의 진정성을 확인하는 것이지 문서 내용의 진실성을 확인하는 것이 아니다(2003도2144). 공증인은 촉탁인이 공증인 앞에서 서명 또는 날인하게 하거나, 이미 되어 있는 서명 또는 날인을 본인이나 대리인이 확인하게 한 뒤 그 사실을 증서에 적는다(공증인법 제57조 제1항).

이 점이 공정증서와 결정적으로 다르다. 공정증서는 공증인이 법률행위의 내용을 직접 듣고 작성하는 것이라 문서 자체가 공문서가 된다. 금전·대체물·유가증권의 일정 수량 급여를 목적으로 하고 채무자가 강제집행을 승낙한 취지가 적혀 있으면 집행권원이 된다(민사집행법 제56조 제4호). 인증은 공증인이 작성한 것이 아니라 사인이 만든 문서에 서명 진정성만 얹는 것이라 이 요건을 갖출 수 없고, 그래서 집행권원이 되지 않는다.

사서증서의 등본에 대한 인증은 성격이 또 다르다. 원본과 대조해 일치함을 인정한 뒤 그 사실을 적는 방법으로 한다(같은 조 제2항). 사본이 원본과 같다는 확인이다.

인증받은 차용증이 있어도 그것만으로는 강제집행을 할 수 없습니다. 돈을 못 받았을 때 바로 압류하려면 인증이 아니라 금전소비대차계약 공정증서를 받아야 합니다. 인증은 나중에 “그 서명 내가 한 것 아니다”라는 다툼을 막는 데 쓰입니다.

문서에 흠이 있으면?

사서증서에 글자의 삽입·삭제·수정, 난외 기재, 그 밖에 정정된 부분이 있거나, 파손되었거나 겉보기에 현저히 의심할 만한 사유가 있으면 공증인은 그 상황을 인증문에 적어야 한다(공증인법 제57조 제3항).

정정 흔적 자체가 인증 거부 사유는 아니고 상태를 기록해 두는 구조다. 그래서 정정 흔적이 있는 문서를 그대로 가져가면 인증문에 그 사실이 남으니, 깨끗한 원본으로 다시 작성해 가는 편이 뒤탈이 적다.

다만 형식적 흠과 내용의 위법은 다르게 다뤄진다. 인증에도 공증인법 제25조가 준용되므로(공증인법 제59조), 법령을 위반한 사항, 무효인 법률행위, 무능력으로 취소할 수 있는 법률행위에 관해서는 인증 자체를 할 수 없다.

무엇을 준비하는가?

공증인은 촉탁인의 성명과 얼굴을 알아야 증서를 작성할 수 있다(공증인법 제27조 제1항). 모르는 경우에는 다음 방법으로 본인임을 증명하게 한다(같은 조 제2항).

주민등록증 등 권한 있는 행정기관이 발행한 사진 첨부 증명서 제출(제1호)
공증인이 성명·얼굴을 아는 증인 2명에게 촉탁인임이 확실하다는 것을 증명하게 하는 방법(제2호)
그 밖에 위에 준하는 확실한 방법(제3호)
외국인은 여권이나 대한민국에 주재하는 본국 영사가 발행한 증명서(같은 항 단서)

급박한 사유로 증서를 작성한 경우에는 작성 후 3일 이내에 위 본인확인 절차를 밟을 수 있고, 그렇게 하면 그 증서가 급박한 사유로 작성된 것이 아니었다는 이유로 효력을 잃지 않는다(같은 조 제3항·제4항).

대리인이 촉탁하면 공증인은 대리권을 증명할 증서를 제출하게 해야 한다(공증인법 제31조 제1항). 그 증서가 인증받지 않은 사서증서(위임장 등)이면, 그 증서 외에 권한 있는 행정기관이 작성한 인감증명서 또는 서명에 관한 증명서를 함께 제출하게 해 진정성을 증명하게 한다(같은 조 제2항). 위임장만 들고 가면 인감증명서를 함께 요구받는 근거가 여기다. 대리인 자신에게도 촉탁인 확인 규정이 준용되므로(공증인법 제30조) 대리인의 신분증도 필요하다. 법인이 촉탁하는 경우 대표자의 대표권을 증명하는 서면(법인등기사항증명서 등)이 제1항의 “대리권을 증명할 증서”에 해당한다.

인증을 부여할 증서에는 등부번호, 인증의 연월일 및 장소를 적고 공증인과 참여인이 서명날인한 뒤, 증서와 인증부 사이에 간인한다(공증인법 제58조). 공증인은 인증부를 작성해 비치하고(공증인법 제60조), 인증할 때마다 진행 순서에 따라 정해진 사항을 적는다(공증인법 제61조).

공증인은 인증을 부여한 증서의 사본과 부속 서류를 보존한다(공증인법 제57조 제4항). 뒤에 원본을 잃어도 공증사무소에 사본이 남아 있다는 뜻이다.

선서인증은 무엇이 다른가?

내용의 진실성까지 촉탁인에게 걸게 하는 방식이다. 공증인이 인증을 부여할 때 촉탁인이 공증인 앞에서 증서에 적힌 내용이 진실함을 선서하고 서명·날인하면, 공증인은 그 선서 사실을 증서에 적는다(공증인법 제57조의2 제1항).

일반 인증과 달라지는 점이 여럿이다.

대리인이 촉탁할 수 없다(같은 조 제3항). 본인이 직접 가야 한다.
공증인은 선서에 앞서 선서의 취지를 밝히고, 내용이 거짓임을 알면서 선서하면 과태료 처분을 받을 수 있다는 뜻을 알려야 한다(같은 조 제4항).
선서는 촉탁인이 자필로 “양심에 따라 이 증서에 적힌 내용이 진실함을 선서하며, 만일 위 내용이 거짓이라면 과태료 처분을 받기로 맹세합니다”라고 적은 선서서로 한다(같은 조 제5항). 촉탁인은 선서서를 소리 내어 읽고 기명날인 또는 서명하며, 적거나 읽지 못하거나 기명날인·서명하지 못하면 참여인이 대신한다(같은 조 제6항, 공증인법 제29조).
민사소송법 제322조 각 호에 해당하는 사람에게는 선서를 시키지 못한다(같은 조 제2항).

선서인증에는 정관인증의 제출·보존 규정이 준용되므로 사서증서 두 통을 제출하고, 공증인이 한 통을 보존하며 다른 한 통을 촉탁인에게 돌려준다(같은 조 제7항, 공증인법 제63조 제1항·제3항).

선서인증은 “이 내용이 사실이다”라고 본인이 책임지겠다고 선언하는 것입니다. 거짓이면 과태료를 물 수 있어 진술서의 무게가 달라집니다. 대신 본인이 직접 가야 하고 대리가 안 됩니다.

정관 인증은 절차가 따로 있다

법인 설립을 위한 정관의 인증에는 별도 절차가 적용된다(공증인법 제63조). 종이 정관은 두 통을 제출하고, 공증인은 각 정관에 발기인이 서명 또는 기명날인했음을 확인한 뒤 그 사실을 적으며, 한 통은 공증인이 보존하고 다른 한 통은 촉탁인에게 돌려준다. 전자문서로 작성된 정관은 이 두 통 제출 절차의 대상에서 제외된다. 사서증서 인증 일반과 구별해 확인한다.

어떤 규정이 준용되는가?

사서증서에 인증을 부여할 때에는 증서 작성에 관한 규정이 준용된다(공증인법 제59조). 준용 대상은 제25조(작성 불가 사유)부터 제33조까지, 제36조, 제37조, 제38조 제5항이다. 그중 실무에 자주 걸리는 것은 통역·참여인 규정이다. 촉탁인이 국어를 해득하지 못하거나 말로 의사소통이 불가능하고 문자도 해득하지 못하면 통역인을 써야 하고(공증인법 제28조), 촉탁인이 시각장애인이거나 문자를 해득하지 못하면 참여인을 참여시켜야 한다(공증인법 제29조). 통역인과 참여인은 촉탁인이나 그 대리인이 선정하며, 참여인이 통역인을 겸할 수 있다(공증인법 제33조).

실무 체크포인트

인증은 집행권원이 아니다. 강제집행을 예정한다면 인증이 아니라 공정증서를 받아야 한다(민사집행법 제56조 제4호). 어음·수표는 공증인법 제56조의2로 따로 처리한다.
본인 확인 서류를 먼저 챙긴다. 공증인이 촉탁인의 성명·얼굴을 모르면 사진 첨부 공적 증명서가 필요하고, 외국인은 여권이나 본국 영사 발행 증명서를 쓴다(공증인법 제27조 제2항).
정정 흔적이 있는 문서는 다시 작성해 간다. 삽입·삭제·수정이나 파손이 있으면 그 상황이 인증문에 적힌다(공증인법 제57조 제3항).
선서인증은 대리가 되지 않는다. 본인이 직접 출석해 자필 선서서를 작성해야 한다(공증인법 제57조의2 제3항·제5항).
등본 인증과 원본 인증을 구분해 촉탁한다. 등본 인증은 원본과의 일치를 확인하는 것이다(공증인법 제57조 제2항).
원본을 잃어도 사본이 남는다. 공증인이 인증한 증서의 사본과 부속 서류를 보존한다(공증인법 제57조 제4항).

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