동산·채권 담보등기 신청서식과 등기관 사무처리

동산·채권 담보등기의 신청서 작성과 전자신청 방법은 등기예규 제1885호(동산ㆍ채권의 담보등기 신청에 관한 업무처리지침)가, 접수 이후 등기관의 사무처리는 등기예규 제1757호(동산ㆍ채권의 담보등기에 관한 사무처리지침)가 정한다. 관할·공동신청·첨부서면·세금 같은 법률 차원의 골격은 동산담보권 설정등기 신청과 채권담보등기 설정 신청에서 다루고, 이 글은 그 아래층인 예규 차원의 서식·항목별 작성과 등기관의 직권조치만 본다.

쉽게 말하면 — 법률이 “신청서를 내라”고 정한 것을 받아, 신청서에 무엇을 어떤 글자로 적고 어떤 양식을 쓰는지는 예규가 정합니다. 접수된 뒤 등기소 안에서 벌어지는 일, 곧 등기관이 무엇을 조사하고 어떤 등기를 직권으로 하는지도 예규에 있습니다. 신청서가 반려되는 이유의 상당수가 이 예규 층에서 나오므로, 법조문만 보고 신청서를 쓰면 부족합니다.

신청인 관점

신청서에 적을 사항

각종 등기신청서의 양식은 예규 별지 제1호부터 제15호까지이고 용지규격은 A4다(등기예규 제1885호 제5조 제1항). 신청서는 간결하게 적고, 다음 사항을 적은 뒤 기명날인·서명 또는 전자서명을 한다(같은 조 제3항 제1호~제17호).

당사자: 담보권설정자의 등기고유번호(최초 설정등기는 제외)와 법인·사업자등록자 구분에 따른 표시, 채무자의 성명·주소, 담보권자의 성명·주소·주민등록번호(법인은 상호·본점·법인등록번호)를 적는다. 주민등록번호가 없는 재외국민·외국인은 주민등록번호 대신 부동산등기용등록번호를 적고(동산·채권 등의 담보에 관한 법률 제47조 제2항 제3호의2), 외국법인이면 국내 영업소·사무소(없으면 국내 대표자와 그 주소)를 적는다. 국내에 영업소·사무소 설치등기를 하지 않은 외국법인이 설정자이면 법인등록번호 대신 부동산등기용등록번호를 적는다(등기예규 제1885호 제5조 제3항 제1호 가목 단서)
등기 대상: 등기일련번호(설정등기와 설정자 표시 변경·경정등기는 제외), 등기원인과 그 연월일, 등기의 목적
담보 내용: 목적물 특정사항(아래 제6조), 피담보채권액 또는 그 최고액, 법 제10조 단서·제12조 단서의 약정, 담보권의 존속기간
절차 사항: 대리인의 성명·주소, 공동신청이나 승소한 등기의무자의 단독신청이면 등기의무자의 등기필정보(다만 최초 담보권설정등기에는 적지 않는다 — 등기예규 제1885호 제5조 제3항 제13호 단서), 등록면허세액, 등기신청수수료액, 등기소의 표시, 신청연월일

일정한 금액을 목적으로 하지 않는 채권을 담보하는 설정등기는 그 채권의 평가액을, 이전등기는 담보권이 채권과 같이 이전한다는 뜻을, 채권 일부의 양도·대위변제로 인한 이전등기는 그 목적인 채권액을 적는다(같은 예규 제5조 제4항~제6항).

변호사·법무사(자격자대리인)가 공동으로 신청하는 권리에 관한 등기나 승소한 등기의무자가 단독으로 신청하는 권리에 관한 등기를 대리하면, 위임인이 등기의무자인지를 확인하고 자필서명한 정보를 제출·송신하여야 한다(규칙 제29조 제4항). 확인은 주민등록증·인감증명서·본인서명사실확인서 등 법령에 따라 작성된 증명서의 제출이나 제시, 그 밖에 이에 준하는 확실한 방법으로 한다(같은 항). 이 서면의 양식은 등기예규 제1885호 별지 제17호이고(같은 예규 제4조 제1항 제6호·제2항), 작성방법은 특별한 규정이 없으면 「자격자대리인의 등기의무자 확인 및 자필서명 정보 제공에 관한 예규」를 준용한다(같은 조 제3항).

목적물 특정과 사용할 문자

동산은 두 방식 중 하나로 특정한다(등기예규 제1885호 제6조 제1항 제1호). 특성으로 특정하면 동산의 종류와 제조번호·제품번호 등 개별동산에 부여된 표시를, 보관장소로 특정하면 동산의 종류와 보관장소의 구체적 소재지(지번, 건물은 동·호수 포함)를 적고, 어느 쪽이든 목적물의 일련번호를 적는다. 보관장소 방식은 같은 보관장소에 있는 같은 종류의 동산 전체를 담보목적물로 하는 경우에만 쓸 수 있다(규칙 제35조 제1항 제1호 나목 단서). 채권은 별표에 따른 채권의 종류, 발생원인과 발생연월일 또는 그 시기와 종기, 목적채권의 채권자와 채무자의 성명·주소, 일련번호로 특정한다(같은 예규 제6조 제1항 제2호). 채권자나 채무자가 2인 이상이면 담보권설정자인 채권자(채무자는 그중 1인)의 성명·주소와 나머지 인원수를 적고, 장래채권으로서 채무자가 특정되지 않은 경우 등에는 채무자 표시를 생략할 수 있다(같은 예규 제6조 제2항). 그 밖에 특정에 유익한 사항(동산의 중량·제조일·점유자, 채권의 변제기·증서번호 등)은 적을 수 있으나 주관적 감정이나 가치판단, 특정과 무관한 사항은 적을 수 없다(같은 예규 제6조 제3항). 다만 종류와 보관장소로 특정한 집합동산에서 이렇게 적은 중량은 특별한 제한 약정이 없으면 참고사항일 뿐이어서, 그 자체로 담보목적물의 범위를 한정하지는 않는다(2020그872).

문자는 「등기부의 기재문자에 대한 사무처리지침」을 준용하되, 제조번호 등에는 한글·아라비아 숫자 외에 로마자와 샤프·괄호·붙임표 등 11종의 부호를 쓸 수 있고, 쓸 수 없는 문자는 그 발음을 한글로 적는다(같은 예규 제2조·제3조).

전자표준양식과 전자신청

30개 이상의 동산 또는 채권을 목적물로 하는 설정등기의 방문신청은 전자표준양식으로 하여야 한다(등기예규 제1885호 제9조 제1항). 목적물 정보는 인터넷등기소에 목록으로 저장하는 방법으로 제출하고 따로 서면으로 출력해 내지 않으며, 신청인은 목록의 정보가 계약 내용과 틀림없음을 확인하여야 한다. 등기관은 등기할 것이 아닌 것을 발견한 경우를 제외하고는 입력된 정보대로 등기한다(같은 조 제2항). 전자신청도 30개 이상이면 같은 방식으로 목록을 제공한다(같은 예규 제13조 제2항).

전자신청은 당사자 본인이 직접 하거나 변호사·법무사(자격자대리인)가 대리하여 할 수 있고, 자격자대리인이 아닌 자는 대리하지 못한다(같은 예규 제10조 제1항). 외국인은 외국인등록이나 국내거소신고를 한 경우에만 전자신청을 할 수 있다(규칙 제50조 제1항 단서). 미리 전자증명서를 발급받거나 규칙 제51조의 사용자등록을 해야 하는데, 부동산등기규칙·상업등기규칙에 따른 사용자등록이 있으면 이를 한 것으로 본다(같은 예규 제10조 제2항·제11조). 사용자등록 신청은 등기소에 출석하여 하고, 신청서에는 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인한 뒤 그 인감증명과 주소를 증명하는 서면을 붙인다(규칙 제51조 제2항·제3항). 사용자인증은 개인 당사자와 자격자대리인은 인증서정보와 사용자등록번호로, 법인 당사자는 전자증명서정보로 받는다(같은 예규 제12조). 신청정보를 송신할 때에는 사용자등록번호도 함께 송신하여야 하고, 사용자등록번호와 등기필정보를 제공하지 않으면 신청정보를 송신할 수 없다(규칙 제50조 제2항).

등기관 관점

접수와 조사

등기관은 접수시각·접수번호·등기의 목적·등기고유번호·등기일련번호·신청인·수수료·등록면허세액을 전산정보처리조직에 입력하고 신청서에 접수번호표를 붙인다(등기예규 제1757호 제4조 제1항). 접수되면 지체 없이 신청에 관한 모든 사항을 조사하되, 목록으로 제출된 목적물 정보는 입력된 그대로 등기한다. 다만 긴 문장의 요약, 주관적 감정·가치판단 정보나 특정과 관련 없는 정보의 삭제는 요구할 수 있고, 신청인은 목록을 수정해 다시 저장하는 방법으로 제출한다(같은 예규 제5조).

조사 결과 신청이 법 제46조 각 호의 어느 하나에 해당하면 등기관은 이유를 적은 결정으로 신청을 각하한다. 다만 신청의 잘못된 부분이 보정될 수 있는 경우에 신청인이 당일 보정하면 각하하지 않는다(같은 조 단서). 부동산등기에서 보정을 명한 날의 다음 날까지 보정하면 되는 것(부동산등기법 제29조 단서)과 달리 당일이 기준이다.

설정등기를 할 때에는 그 설정자의 등기기록이 이미 개설되어 있는지를 직권으로 조사하여 이중으로 개설하지 않아야 하고, 폐쇄되어 있으면 부활한 후 설정등기를 한다(같은 예규 제7조 제1항). 담보등기부가 설정자별로 편성되어 있어 나오는 조치다.

부기등기와 경정등기

이전등기는 부기로 하고 종전 권리자의 표시를 말소하는 표시를 하되, 일부 지분의 이전이면 말소 표시를 하지 않는다(등기예규 제1757호 제8조). 존속기간의 연장등기도 부기로 하며, 연장하는 뜻·연장 후의 존속기간·접수번호와 접수연월일을 기록하고 이전의 존속기간을 말소하는 표시를 한다(같은 예규 제15조).

변경·경정등기는 부기가 원칙이지만 세 가지는 주등기로 한다(같은 예규 제9조 제3항·제4항). 담보권설정자 표시의 변경·경정, 담보목적물에 관하여 권리를 가지는 자나 압류·가압류·가처분 채권자가 손해를 입을 우려가 있는 변경·경정(채권액·최고액의 증액, 담보권 효력이나 피담보채권 범위의 확장 등), 담보목적물부에 기록된 사항의 경정이다. 목적물부의 경정은 담보목적물부에 하되 경정되는 뜻과 대상을 담보권부에 기록한다(같은 조 제2항). 변경·경정등기를 할 때에는 변경·경정 전의 등기사항을 말소하는 표시를 하지만, 손해를 입을 우려가 있는 변경·경정의 등기를 주등기로 할 때에는 말소하는 표시를 하지 않는다(같은 조 제5항).

부기로 하면 원래 등기의 순위를 그대로 이어받습니다. 그래서 다른 권리자에게 불리해질 수 있는 변경, 예컨대 채권최고액을 올리는 등기는 부기가 아니라 주등기로 하여 그 시점부터의 순위만 갖게 합니다.

직권변경, 직권말소, 말소회복, 폐쇄와 부활

법인인 설정자의 상호·법인등록번호·본점 등이 바뀌면 법인등기를 관할하는 등기소가 담보등기 관할 등기소에 통지한다. 통지받은 등기관은 해당 사항을 직권으로 변경하면서 법 제51조 제2항에 의하여 등기한다는 뜻과 연월일을 기록한다(등기예규 제1757호 제10조 제1항·제2항). 자연인 설정자는 현재 주소가 등기기록의 주소와 달라진 경우 등기기록에 기재된 주소를 관할하는 등기소와 현재 주소를 관할하는 등기소 어느 쪽에도 등기신청을 할 수 있는데, 현재 주소 관할 등기소에 내려면 그 주소를 증명하는 서면등을 제출하여야 한다(규칙 제5조의2 제1항·제2항). 주소가 증명되면 현재 주소 관할 등기소가 직권으로 주소 변경등기를 하고 등기기록의 처리권한을 종전 관할 등기소로부터 넘겨받는 조치를 한 다음, 그 신청 사건을 처리한다(같은 조 제3항). 이 직권 주소 변경등기를 할 때 등기관은 등기원인 및 등기일자란에 규칙 제5조의2 제3항에 의하여 등기한다는 뜻과 그 연월일을 기록한다(등기예규 제1757호 제10조 제3항).

등기를 마친 후 그 등기가 사건이 그 등기소의 관할이 아니거나 등기할 것이 아닌 경우(동산·채권 등의 담보에 관한 법률 제46조 제1호·제2호)임을 발견하면, 등기관은 등기권리자·등기의무자와 등기상 이해관계 있는 제3자에게 1개월 이내의 기간을 정해 이의를 진술하지 않으면 말소한다는 뜻을 통지한다. 주소나 거소를 알 수 없으면 등기소 게시장이나 인터넷등기소 게시로 공고하고, 기간 내 이의가 없거나 이의를 각하하면 직권으로 말소한다(등기예규 제1757호 제12조). 이의가 각하된 뒤에도 다툴 길은 남는다. 등기관의 결정이나 처분에 이의가 있는 사람은 관할 지방법원에 이의신청을 할 수 있는데, 이의신청서는 법원이 아니라 등기소에 낸다(동산·채권 등의 담보에 관한 법률 제53조). 이의신청에 집행정지의 효력은 없고, 새로운 사실이나 새로운 증거방법을 근거로 할 수 없다(동산·채권 등의 담보에 관한 법률 제54조). 법원의 결정에는 「비송사건절차법」에 따라 항고할 수 있다(동산·채권 등의 담보에 관한 법률 제56조).

말소된 등기의 회복은 담보목적물에 관하여 권리를 가지는 자나 압류·가압류·가처분 채권자에게 손해를 입힐 우려가 없는 경우에 신청할 수 있고, 등기관은 회복등기를 한 후 말소된 등기와 같은 등기를 한다. 일부 등기사항만 말소된 것이면 부기로 그 사항만 다시 등기한다(같은 예규 제13조). 설정등기를 전부 말소하면 등기기록을 폐쇄하고, 다시 등기할 필요가 있으면 부활한다(같은 예규 제14조 제1항·제2항). 부활할 때 법인등기상 설정자 표시가 변경되어 있으면 직권으로 변경등기를 하되, 여러 차례 변경되었으면 최후의 등기사항에 따른다(같은 조 제3항·제4항). 등기가 된 뒤의 증명서 발급과 열람은 동산·채권 담보등기사항증명서에서 다룬다.

실무 체크포인트

목적물 30개 이상의 설정등기는 방문신청이라도 전자표준양식과 목록 저장이 강제된다(등기예규 제1885호 제9조 제1항).
목록에 입력한 정보는 등기관이 그대로 등기한다(등기예규 제1885호 제9조 제2항). 오타·누락을 등기소가 걸러 주지 않으므로 저장 전에 계약서와 대조한다.
제조번호 등에 쓸 수 있는 로마자·부호는 예규가 열거한 것뿐이다(등기예규 제1885호 제3조). 쓸 수 없는 문자는 발음을 한글로 바꿔 적는다.
직권말소 예고 통지를 받으면 정해진 기간 안에 이의를 진술해야 한다(등기예규 제1757호 제12조 제1항). 기간 안에 이의가 없거나 제기한 이의가 각하되면 등기는 직권으로 말소된다(같은 조 제4항).