진료기록 사본을 발급받는 방법

환자 본인은 자기 진료기록의 전부나 일부의 사본을 의료기관에 요청할 수 있고, 의료기관 쪽은 정당한 사유가 없으면 거부하지 못한다(의료법 제21조 제1항). 가족·대리인은 환자 동의서 등 보건복지부령이 정한 서류를 갖춘 경우에만 받을 수 있다(같은 법 제21조 제3항). 환자가 사망했거나 의식이 없으면 동의서 대신 그 사유를 증명하는 서류를 낸다.

누가 자기 진료기록의 전부나 일부를 요청할 수 있나

환자는 본인 기록의 열람이나 사본 발급을 요청할 수 있고, 의료기관 쪽은 정당한 사유가 없으면 거부할 수 없다(의료법 제21조 제1항). 요청을 받는 쪽은 의료인, 의료기관의 장, 의료기관 종사자다. 요청은 기록의 전부에 대해서도, 일부에 대해서도 할 수 있다.

받을 수 있는 기록의 범위

환자가 요청할 수 있는 기록에는 추가기재·수정된 기록과 추가기재·수정 전의 원본이 모두 포함된다(의료법 제21조 제1항 괄호). 의료인이 갖추는 기록은 진료기록부, 조산기록부, 간호기록부, 그 밖의 진료에 관한 기록이다(같은 법 제22조 제1항). 진료기록부등이란 이 기록들을 함께 부르는 말이다. 의료인이나 개설자가 보존해야 하는 진료기록부등에는 전자의무기록도 들어간다(같은 법 제22조 제2항).

본인 확인과 전자문서

의료기관 쪽은 환자가 본인 기록을 요청하면 요청인이 환자 본인임을 확인해야 한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제4항). 그러니 창구에는 본인임을 보여 줄 신분증을 가지고 간다. 의료기관은 「전자서명법」에 따른 전자서명이 기재된 전자문서로 기록 내용을 확인하게 할 수도 있다(의료법 제21조 제5항). 전자문서 제공은 의료기관이 택할 수 있는 방법이며, 모든 의료기관이 온라인 발급을 해야 한다는 뜻은 아니다.

기록 사본과 새 서류의 차이

의료법 제21조가 정하는 것은 이미 작성된 「본인에 관한 기록」의 열람과 사본 발급이다. 진단서처럼 의사가 새로 판단해 작성하는 서류를 써 달라는 요청은 이 조문의 사본 발급과 다르다. 진료기록을 보관하는 의료기관이나 기록이 이관된 보건소에 근무하는 의사·치과의사·한의사는, 자신이 직접 진료하지 않은 환자라도 진료기록을 근거로 과거 진료 사실을 확인해 줄 수 있다(같은 법 제21조 제4항).

가족이 대신 가면 어떤 서류를 내야 하나

환자의 친족이 대신 요청하려면 신청인 신분증 사본, 친족관계 확인 서류, 환자가 자필서명한 동의서를 갖추어 내야 한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항). 친족 자격으로 요청하면 친족관계를 증명하는 서류만으로는 부족하고, 환자가 동의할 수 있는 상태라면 환자의 동의서가 함께 있어야 한다(의료법 제21조 제3항 제1호).

요청할 수 있는 친족

이 조문에서 요청할 수 있는 친족은 다음 사람들이다(의료법 제21조 제3항 제1호).

• 환자의 배우자
• 환자의 직계 존속·비속(부모·조부모, 자녀·손자녀)
• 배우자의 직계 존속(시부모·장인·장모 등)
• 환자의 형제·자매. 다만 환자의 배우자, 직계 존속·비속, 배우자의 직계존속이 모두 없는 경우에 한정한다.

형제·자매가 요청하면 위 사람들이 모두 없음을 증명하는 자료도 함께 내야 한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항 제2호 단서). 친족이란 일반적으로 혈족·인척·배우자를 말하지만(친족), 기록 요청에서는 위 범위의 사람만 해당한다.

준비할 서류

친족 요청에 필요한 서류는 다음 셋을 모두 갖춘 것이다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항). 서류에는 전자문서도 포함된다.

1. 요청하는 사람의 신분증 사본.
2. 가족관계증명서, 주민등록표 등본 등 친족관계를 확인할 수 있는 서류(가족관계증명서).
3. 환자가 자필서명한 별지 제9호의2서식의 동의서. 다만 환자가 만 14세 미만의 미성년자이면 동의서를 내지 않는다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항 제3호).

규칙은 신분증 사본을 갈음하는 본인확인 방법으로 휴대전화 본인인증 등 본인확인기관의 방법, 「전자서명법」에 따른 공인전자서명·공인인증서를 통한 방법, 바이오정보를 통한 방법을 적는다(의료법 시행규칙 제13조의3 제5항). 이 대체 방법은 친족이 요청하는 경우(같은 조 제1항·제3항)에 적용된다. 다만 현행 「전자서명법」 제2조는 공인전자서명·공인인증서를 정의하지 않는다. 같은 법 부칙 제2조는 그 법 시행 당시 종전 제15조에 따라 발급된 유효한 공인인증서에 대해서만 종전의 공인인증서 관련 규정을 따르게 한다(전자서명법 부칙 제2조(2020.6.9)). 신분증 사본 대신 어떤 방법을 받는지는 요청할 의료기관에 미리 확인한다.

내지 않아도 되는 서류

현행 제1항 각 호에는 환자의 신분증 사본이 들어 있지 않다. 제1항 제4호는 2021년 6월 30일 삭제되어 지금은 제1호부터 제3호까지만 남아 있다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항). 위임장도 친족 요청의 서류 목록에는 없다. 위임장은 가족이 아닌 대리인이 요청할 때 내는 서류다.

가족이 아닌 대리인이나 보험회사 직원도 받을 수 있나

환자가 지정한 대리인은 환자의 동의서와 위임장, 신청인 신분증 사본, 환자 신분증 사본을 갖추어 요청할 수 있다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항). 의료인 등은 환자가 아닌 다른 사람에게 기록을 보여 주거나 사본을 내주어서는 안 되므로(의료법 제21조 제2항), 지인·직장 동료·보험회사 직원은 원칙적으로 이 대리인 요건을 갖추어야 한다.

대리인이 낼 서류

대리인은 다음 서류를 모두 갖추어 제출한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항).

1. 요청하는 사람의 신분증 사본.
2. 환자가 자필 서명한 별지 제9호의2서식의 동의서와 별지 제9호의3서식의 위임장. 환자가 만 14세 미만이면 환자의 법정대리인이 작성하고, 가족관계증명서 등 법정대리인임을 확인할 수 있는 서류를 첨부한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항 제2호).
3. 환자의 신분증 사본. 다만 「주민등록법」에 따른 주민등록증이 발급되지 않은 만 17세 미만의 환자는 제외한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항 제3호).

위임장이란 자기 일을 다른 사람에게 맡긴다는 뜻을 적은 문서다(위임장). 법정대리인이란 본인의 의사가 아니라 법률에 따라 대리권을 갖는 사람으로, 미성년 자녀의 부모가 그 예다(법정대리인).

만 14세와 만 17세 기준

두 나이 기준은 서로 다른 서류에 걸린다. 만 14세 미만이면 동의서·위임장을 법정대리인이 작성한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항 제2호). 만 17세 미만이면서 주민등록증이 발급되지 않은 환자는 환자 신분증 사본을 내지 않는다(같은 규칙 제13조의3 제2항 제3호). 친족 요청과 달리 대리인 요청에는 제5항의 본인확인 대체 방법이 적혀 있지 않으므로 신청인 신분증 사본을 준비한다.

보험회사가 직접 요청하는 경우

의료법 제21조 제3항 각 호 가운데 보험회사를 직접 적은 것은 제9호다. 이 호는 「자동차손해배상 보장법」에 따라 자동차보험진료수가를 청구받은 보험회사등이 그 의료기관에 관계 진료기록의 열람을 청구한 경우다. 실손의료보험 청구처럼 이 호에 해당하지 않는 경우에는 보험회사 직원도 환자가 지정한 대리인으로서 위 서류를 갖추어야 한다. 실손보험 청구 서류를 전산으로 보내는 방법은 실손24로 진료서류를 전송하고 보험금을 청구하는 방법에서 설명한다.

환자가 사망했거나 의식이 없으면 동의서를 어떻게 하나

환자가 사망했거나 의식이 없는 등 동의를 받을 수 없으면, 허용된 친족이 그 사유와 친족관계를 증명하는 서류를 갖추어 요청한다(의료법 제21조 제3항 제3호). 이때 요청할 수 있는 친족은 가족 요청과 같은 범위이고, 형제·자매는 환자의 배우자, 직계 존속·비속, 배우자의 직계존속이 모두 없는 경우에 한정된다. 서류는 의료법 시행규칙 별표 2의2에서 정하는 바에 따른다(의료법 시행규칙 제13조의3 제3항).

사유별 구비서류

네 경우 모두 요청하는 사람의 신분증 사본과 친족관계 확인 서류(가족관계증명서, 주민등록표 등본 등)를 공통으로 낸다(의료법 시행규칙 별표 2의2). 여기에 사유마다 다음 서류 하나를 더한다.

금치산 선고는 2013년 7월 1일 시행된 개정 민법 전의 제도다. 이미 받은 선고도 성년후견 등이 개시되거나 시행일부터 5년이 지난 2018년 7월 1일부터 장래를 향하여 효력을 잃었다(민법 부칙 제2조(2011.3.7) 제2항). 지금 의사무능력을 증명하려면 정신과 전문의의 진단서를 준비한다.

의사무능력자란 자기 행위의 의미와 결과를 판단할 능력이 없는 사람을 말한다. 형제·자매가 요청하면 위 서류에 더해 환자의 배우자, 직계 존속·비속, 배우자의 직계 존속이 모두 없음을 증명하는 자료를 함께 낸다(의료법 시행규칙 별표 2의2 비고). 신분증 사본 대신 제5항의 본인확인 방법을 거칠 수 있는 것도 가족 요청과 같다(의료법 시행규칙 제13조의3 제5항).

지정 대리인과의 차이

동의를 받을 수 없는 경우에 동의서 없이 요청할 수 있는 사람으로 법이 정한 것은 친족이다(의료법 제21조 제3항 제3호). 환자가 지정한 대리인은 환자 본인의 동의서와 대리권을 증명하는 서류를 내야 한다(같은 법 제21조 제3항 제2호). 환자가 의식을 잃기 전에 자필서명한 동의서와 위임장을 이미 받아 둔 경우가 아니라면 지정 대리인 요건은 갖출 수 없으므로, 먼저 요청 자격이 있는 친족을 확인한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항 제2호).

사본을 요청할 때 무엇을 특정하고 비용은 어디서 확인하나

요청인은 원하는 진료기간과 기록 종류를 정해 전부나 일부를 요청한다(의료법 제21조 제1항). 비용은 의료기관이 게시한 제증명수수료로 확인한다(같은 법 제45조 제2항). 보험 청구나 다른 병원 진료처럼 필요한 기록이 정해져 있으면 그 기간·종류만 특정해 일부를 요청할 수 있다.

기록 종류와 보존기간

의료인이나 개설자가 진료기록부등을 보존해야 하는 기간은 기록 종류마다 다르다(의료법 시행규칙 제15조 제1항). 오래된 기록이 필요하면 아래에서 해당 종류의 기간부터 확인한다.

• 진료기록부와 수술기록은 10년이다(의료법 시행규칙 제15조 제1항 제2호·제4호).
• 환자 명부, 검사내용 및 검사소견기록, 방사선 사진(영상물 포함)과 그 소견서, 간호기록부, 조산기록부는 5년이다(의료법 시행규칙 제15조 제1항 제1호·제5호~제8호).
• 진단서 등의 부본은 3년이다(의료법 시행규칙 제15조 제1항 제9호).
• 처방전은 2년이다(의료법 시행규칙 제15조 제1항 제3호).

계속적인 진료를 위하여 필요하면 의료기관은 1회에 한정하여 각 호 기간의 범위에서 보존 기간을 연장할 수 있다(의료법 시행규칙 제15조 제1항 단서). 기록은 마이크로필름이나 광디스크 등에 원본대로 수록해 보존할 수도 있다(같은 조 제2항).

수수료 확인

의료기관 개설자는 환자로부터 받는 제증명수수료를 게시해야 하고, 게시한 금액을 넘겨 받을 수 없다(의료법 제45조 제2항·제3항). 제증명수수료의 항목과 금액 기준은 보건복지부장관이 정해 고시해야 한다(같은 법 제45조의3). 의료법은 게시 의무와 초과 징수 금지까지 정하고, 사본 한 장당 금액 같은 구체적 기준은 그 고시에 맡긴다. 창구에서 사본 비용이 게시된 수수료 목록의 어느 항목인지 확인하고, 게시액을 넘는 청구라면 그 차이를 짚는다. 게시액 자체가 적정한지는 보건복지부 고시의 해당 항목 기준과 대조한다(같은 법 제45조의3). 비급여 진료비가 맞는지 확인하려는 경우는 비급여 진료비가 맞는지 확인하고 환불받는 방법에서 설명한다.

병원이 거절하면 다음에 무엇을 남겨야 하나

요청인은 거절 사유가 신청 자격이나 제출서류의 부족인지 확인해 보완하고, 소송 전에 기록 확보가 급하면 증거보전을 검토한다. 거절의 정당성은 누가 요청했는지에 따라 판단 기준이 다르다.

환자 본인이 요청한 경우

환자 본인의 요청은 정당한 사유가 없으면 거부할 수 없다(의료법 제21조 제1항 후단). 거절당했다면 거절한 날짜, 응대한 부서, 요청한 기록의 기간·종류, 거절 사유를 적어 둔다. 이 기록은 나중에 다시 요청하거나 다른 절차를 밟을 때 무엇을 요청했고 무엇이 거절됐는지 보여 준다.

가족·대리인이 요청한 경우

가족·대리인이 요건을 갖추어 요청하면 의료인 등은 기록을 열람하게 하거나 사본을 교부하는 등 내용을 확인할 수 있게 하여야 한다(의료법 제21조 제3항 본문). 다만 의사·치과의사 또는 한의사가 환자의 진료를 위하여 불가피하다고 인정한 경우에는 그러하지 아니하다(같은 항 단서). 거절 사유가 서류 부족이라면 위 절의 서류 목록과 대조해 빠진 서류를 보완해 다시 요청한다. 형제·자매라면 다른 친족이 모두 없음을 증명하는 자료가 빠지지 않았는지 먼저 본다.

소송 절차로 넘어가는 경우

의료법은 사본 발급의 처리 기한이나 방문·온라인 같은 신청 방식을 정하지 않으므로, 처리 시간과 온라인 발급 여부는 해당 의료기관에 확인한다. 의료사고로 손해배상을 다툴 예정이고 기록이 변조되거나 없어질 우려가 있으면 소 제기 전 증거보전을 검토한다. 소송 중 법원이 「민사소송법」 제347조에 따라 문서제출을 명한 경우에도 의료기관은 기록을 제공해야 하고, 이때에도 의사·치과의사·한의사가 환자의 진료를 위하여 불가피하다고 인정하면 예외가 된다(의료법 제21조 제3항 제7호·단서). 소송에서 진료기록을 확보하는 방법은 의료사고 손해배상 소송과 문서송부촉탁 신청 절차에서 설명한다.

실무 체크포인트

• 환자 본인은 신분증을 지참한다. 의료기관은 요청인이 환자 본인인지 확인해야 한다(의료법 시행규칙 제13조의3 제4항).
• 가족이 요청하면 신청인 신분증 사본, 친족관계 서류, 환자 자필서명 동의서(별지 제9호의2서식)를 챙긴다. 환자가 만 14세 미만이면 동의서는 내지 않는다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항 제3호).
• 형제·자매가 요청하면 환자의 배우자, 직계 존속·비속, 배우자의 직계존속이 모두 없음을 증명하는 자료를 함께 낸다(의료법 시행규칙 제13조의3 제1항 제2호 단서).
• 가족이 아닌 대리인은 동의서와 위임장(별지 제9호의3서식), 신청인 신분증 사본, 환자 신분증 사본을 낸다. 주민등록증이 발급되지 않은 만 17세 미만 환자는 환자 신분증 사본을 내지 않는다(의료법 시행규칙 제13조의3 제2항).
• 환자가 사망·의식불명·행방불명·의사무능력이면 친족이 동의서 대신 사유를 증명하는 서류를 낸다(의료법 시행규칙 별표 2의2).
• 오래된 기록은 종류별 보존기간을 먼저 본다. 진료기록부는 10년, 처방전은 2년이다(의료법 시행규칙 제15조 제1항).
• 사본 비용은 의료기관이 게시한 제증명수수료 목록에서 확인한다. 게시액을 넘는 징수는 금지된다(의료법 제45조 제3항).

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