등기필정보 작성·제공·통지·보존

등기필정보는 등기관이 새로운 권리에 관한 등기를 마쳤을 때 등기권리자를 위하여 작성해 통지하고(부동산등기법 제50조 제1항), 그 권리자가 나중에 등기의무자가 되어 등기를 신청할 때 제공하는 정보다(같은 조 제2항). 작성·통지·제공의 세부는 부동산등기규칙 제106조·부동산등기규칙 제107조·부동산등기규칙 제108조·부동산등기규칙 제109조·부동산등기규칙 제110조의 시행사항을 정한 등기예규 제1853호가 정한다. 종전 종이 등기필증의 미수령분 보존기간은 등기예규 제1172호가 정한다.

쉽게 말하면 — 흔히 “권리증”이라 부르는 서류가 등기필정보 통지서입니다. 등기를 마치면 등기소가 새 권리자에게 일련번호와 비밀번호가 적힌 통지서를 만들어 주고, 그 사람이 나중에 부동산을 팔거나 담보를 잡힐 때 이 번호를 냅니다. 서면 통지서는 한 번만 발급되고, 등기를 마친 때부터 3개월 안에 찾아가지 않으면 등기소가 통지서를 만들어 주지 않으니 서둘러 받아야 합니다(부동산등기규칙 제109조 제2항 제2호).

언제 작성하고 언제 작성하지 않나?

등기관은 등기권리자의 신청에 의한 권리의 보존·설정·이전 등기, 그 청구권 보전 가등기, 권리자를 추가하는 경정·변경등기에 등기필정보를 작성한다(등기예규 제1853호 2.가.). 기본은 일련번호 1개와 비밀번호 50개다(같은 예규 3.).

하나의 등기필정보로 등기신청할 예정 사건이 50건을 초과하면 그 수를 소명하는 서면을 붙여 등기신청과 동시에 또는 사후에 추가 부여를 신청할 수 있다(등기예규 제1853호 5-1.가.). 사후에 신청할 때에는 교부(수신)받은 등기필정보 및 등기완료통지서를 신청서와 함께 내야 한다. 등기관이 필요성을 인정하면 50건을 초과할 때마다 일련번호 1개와 비밀번호 50개씩을 추가 부여한다(같은 예규 5-1.가.).

등기권리자가 등기필정보의 통지를 원하지 않는 경우와 국가 또는 지방자치단체가 등기권리자인 경우에는 작성·통지하지 않는다(부동산등기법 제50조 제1항 단서). 등기명의인이 신청하지 않은 등기에도 작성하지 않는다. 승소한 등기의무자의 신청, 채권자대위, 직권 보존등기가 여기에 해당하고, 공유자 중 일부가 「민법」 제265조 단서의 보존행위로서 공유자 전원을 등기권리자로 하여 권리에 관한 등기를 신청한 경우에도 신청하지 않은 나머지 공유자를 위한 등기필정보는 작성하지 않는다. 공동상속인 일부가 전원 명의로 신청한 상속등기가 그 예다(부동산등기규칙 제109조 제2항, 등기예규 제1853호 2.나.). 관공서 촉탁 등기도 마찬가지로 작성하지 않되, 관공서가 등기권리자를 위해 촉탁하는 경우는 예외다(같은 예규 2.나.).

통지는 어떻게 받고, 찾아가지 않으면 어떻게 되나?

통지는 등기명의인이 된 신청인에게 하되, 법정대리인이 신청했으면 그 법정대리인에게, 법인의 대표자나 지배인이 신청했으면 그 대표자나 지배인에게, 법인 아닌 사단·재단의 대표자나 관리인이 신청했으면 그 대표자나 관리인에게 한다(부동산등기규칙 제108조). 전자신청이면 인터넷등기소에서 본인 확인을 거쳐 3회까지 전송받고, 수령 권한을 부여받은 자격자대리인이 대신 전송받아 전달할 수도 있다. 서면신청이면 신분증을 제시하고 전자서명을 한 뒤 교부받거나 우표를 붙인 봉투를 내어 우편으로 받으며, 교부는 1회에 한한다(등기예규 제1853호 5.).

관공서가 등기권리자를 위하여 소유권이전등기를 전자촉탁한 때에는 등기필정보통지서를 관공서에 교부·송달할 수 있고, 이 경우 관공서는 밀봉된 통지서를 뜯지 않은 채 그대로 등기권리자에게 건넨다(부동산등기규칙 제107조 제2항, 같은 예규 5.가.). 등기를 마쳤다는 사실 자체의 통지는 별개 절차다(등기완료의 통지).

현행 제도에서 수령기한은 전자·서면 모두 3개월이다. 전산정보처리조직으로 통지받을 자가 수신이 가능한 때부터 3개월 이내에 수신하지 않거나, 등기필정보통지서를 수령할 자가 등기를 마친 때부터 3개월 이내에 수령하지 않으면 등기필정보를 작성·통지하지 않는다(부동산등기규칙 제109조 제2항 제1호·제2호).

등기예규 제1172호의 보존기간은 종전 종이 등기필증 제도의 미수령 등기필증에 관한 것이다. 소유권 보존·이전, 소유권 외 권리의 설정·이전, 가등기 및 그 이전, 권리변경(경정)에 관한 것은 등기 완료일부터 3년간, 그 밖의 것은 10일간만 보존한다(같은 예규 2.).

제공은 누가 어떻게 하나?

공동신청의 등기의무자와, 등기절차 인수를 명하는 판결에서 승소해 단독 신청하는 등기의무자가 제공한다(등기예규 제1647호 2.가.). 이전등기는 그 권리를 취득했을 때 받은 것, 설정등기는 바탕이 되는 권리의 것, 변경·경정등기는 불이익을 받는 자의 것을 낸다(같은 예규 2.나.). 공유물분할을 원인으로 소유권을 취득한 자가 등기의무자가 되어 분할된 부동산에 대해 등기신청을 할 때에는, 공유물분할로 지분이전등기를 마친 뒤 받은 등기필정보뿐 아니라 분할 전에 공유자로서 지분을 취득할 당시 받은 등기필정보도 함께 내야 한다(같은 예규 2.나.).

다만 같은 부동산에 대한 동시 신청에서 먼저 접수된 신청으로 명의인이 되는 자가 나중 신청의 등기의무자가 되는 경우(소유권이전과 근저당권설정의 동시 신청 등)에는 나중 신청에 제공하지 않아도 된다(같은 예규 3.가.). 구분건물을 신축해 분양한 자가 대지권등기를 하지 않은 채 수분양자에게 구분건물만 소유권이전등기를 마친 다음, 현재의 구분건물 소유명의인과 공동으로 대지사용권에 관한 이전등기를 신청하는 경우에도 제공하지 않아도 된다(같은 예규 3.나.).

한 번 쓴 비밀번호는 50개를 모두 쓰기 전에는 다시 쓰지 못한다. 5회 연속 잘못 입력하면 효력이 정지되므로 등기소에서 오류해제를 받아야 하고, 유출이 걱정되면 실효를 신청할 수 있다(등기예규 제1853호 6.~8.).

등기필정보를 제공할 수 없으면 어떻게 하나?

확인조서·확인서면·공증으로 등기필정보 제공을 갈음할 수 있다(부동산등기법 제51조, 작성 방법은 등기예규 제1851호). 실제 진행은 등기필정보 분실 대처를 본다.

공증은 등기소 출석의무를 갈음하므로, 서면을 작성한 등기의무자 본인이 공증인 앞에 직접 출석하여 받아야 한다. 등기의무자의 위임을 받은 대리인이 출석하여 공증을 받았다면 등기관은 그 등기신청을 수리하지 않는다(같은 예규 4.다.). 등기의무자가 법인이면 지배인을 확인하거나 지배인 작성부분을 공증받아 대표자 본인확인을 갈음할 수 있다(등기예규 제1355호).

종이 등기필증 방식에서는 어떻게 처리했나?

종이 등기필증 방식에서는 등기원인증서 중 일부 필지·일부 공유자·일부 지분만 등기를 신청하는 경우 신청서부본 1부를 추가로 내고, 등기관이 이를 원인증서와 합철해 등기필증으로 작성한다(등기예규 제1016호). 분필 전 토지의 등기필증이 멸실된 뒤 분필 후 각 필지를 동시에 서로 다른 매수인에게 소유권이전할 때에는, 확인서면에 분필 후 각 필지의 등기필증이 멸실된 것으로 적는다(등기예규 제779호).

한편 등기필증이 발부되면 그 내용대로 등기된 것으로 추정한다는 예규(등기예규 제67호, 대법원 1965. 2. 3. 선고 64다1481 판결을 예규화한 것)는 2024. 12. 30. 등기예규 제1805호로 폐지되었다. 추정력 법리 자체는 판례의 문제로 남는다.