폐쇄등록부는 사망·실종선고·부재선고·국적 이탈·국적 상실 등의 사유로 더 이상 현행 등록부로 유지하지 않고 폐쇄한 가족관계등록부다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제11조 제2항·제3항). 폐쇄되더라도 기록이 삭제되는 것은 아니며 법원행정처장이 보관·관리한다.
쉽게 말하면 — 가족관계등록부를 없애는 것이 아니라, 사망이나 국적 상실처럼 더 이상 현행 상태를 갱신할 필요가 없어진 등록부를 닫아 보존하는 것입니다. 닫힌 뒤에도 필요한 사람은 법이 정한 범위에서 증명서를 발급받을 수 있습니다.
언제 등록부를 폐쇄하나
본인이 사망하거나 실종선고·부재선고를 받은 때, 대한민국 국적을 이탈하거나 상실한 때에는 등록부를 폐쇄한다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제11조 제2항). 이 밖에도 등록부가 이중으로 작성됐거나 착오 또는 부적법하게 작성된 경우, 정정된 등록부가 이해관계인에게 현저히 부당해 재작성하는 경우에는 폐쇄한다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제17조 제2항). 같은 사람에게 성명이나 출생연월일을 달리한 등록부가 둘 이상 있음이 명백한 경우에는 시·읍·면의 장이 감독법원의 허가를 받아 직권 폐쇄할 수 있다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제59조).
폐쇄 사유가 모두 같은 의미를 갖는 것은 아니다. 사망·국적상실 등은 본인의 신분상태 변화 때문에 닫는 경우이고, 이중·착오·부적법 작성이나 재작성은 잘못된 등록부를 현행 장부로 남기지 않기 위한 경우다.
폐쇄되면 기록은 어떻게 되나
등록부와 폐쇄등록부는 모두 법원행정처장이 보관·관리하고, 동일한 등록사항의 전산정보자료도 따로 작성해 관리한다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제11조 제3항·제4항). 중앙관리소의 가족관계등록부와 폐쇄등록부 전산정보 보존기간은 영구다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제81조 제1호).
규칙 제17조 제2항의 이중 작성·착오·부적법 작성·재작성 사유로 폐쇄할 때에는 등록부에 폐쇄 취지와 사유를 기록하고, 그 등록사항별 증명서 우측 상단에 “폐쇄”라고 표시한다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제65조). 사망·실종선고·부재선고·국적상실 사실이 기록된 경우에는 등록사항별 증명서의 해당 성명란에 그 사유가 표시된다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제21조 제5항).
폐쇄등록부 증명서도 발급받을 수 있나
폐쇄등록부에 관한 증명서 교부에도 등록사항별 증명서의 청구권자·제출 목적·교부 제한 규정이 준용된다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제14조 제6항). 본인·배우자·직계혈족은 교부를 청구할 수 있고, 대리인은 위임을 받아야 한다. 그 밖의 사람은 소송·비송·민사집행에 필요하거나 다른 법령이 제출을 요구하는 경우, 정당한 이해관계가 있는 경우 등 법정 사유를 소명해야 한다(같은 조 제1항). 채권·채무의 상속과 관련해 상속인의 범위를 확인할 필요가 있는 사람은 정당한 이해관계가 있는 사람에 포함된다(가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제19조 제2항 제2호).
인터넷을 이용한 등록사항별 증명서 발급은 본인·배우자·부모·자녀가 신청할 수 있다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제14조의2). 친양자입양관계증명서의 교부 제한은 폐쇄등록부 증명서에도 준용되고(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제14조 제2항·제6항), 가정폭력 교부제한대상자에게는 인터넷으로도 피해자 본인의 증명서를 발급하지 않는다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제14조의2 제3항).
폐쇄등록부가 있는 고인의 증명서는 자녀가 발급을 청구할 수 있습니다. 다만 2008년 1월 1일 전에 사망·국적상실·실종선고·부재선고로 제적된 사람은 개인별 가족관계등록부가 작성되지 않았으므로 폐쇄등록부가 아니라 제적부에서 확인합니다(가족관계등록예규 제259호 제4조).
제적부와 무엇이 다른가
폐쇄등록부는 현행 가족관계등록법에 따라 개인별로 작성된 등록부를 닫아 보존한 것이다. 제적부와 제적등본은 종전 호적법에 따라 편제됐던 호적이 제적된 장부와 그 증명서이므로 서로 같은 서류가 아니다.
2008년 1월 1일 전에 사망·국적상실·실종선고·부재선고로 제적된 사람은 개인별 등록부를 작성하지 않았으므로 폐쇄등록부도 없다(가족관계등록예규 제259호 제4조). 그 뒤에 개인별 등록부가 작성된 사람이 사망하는 등 폐쇄 사유가 생긴 경우와 구별해야 한다. 2008년 1월 1일 이후 사망한 사람의 상속인 전원을 확인하려면 가족관계증명서뿐 아니라 제적등본까지 함께 확인하는 것이 원칙이다(2022그779).
실무 체크포인트
- 폐쇄 사유를 확인한다. 사망·국적상실에 따른 폐쇄인지, 이중·착오·부적법 작성 뒤의 폐쇄인지에 따라 기록을 읽는 의미가 다르다.
- 폐쇄는 삭제가 아니다. 기록은 법원행정처장이 관리하고 전산정보는 영구 보존된다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제11조·가족관계의 등록 등에 관한 규칙 제81조).
- 필요한 증명서 종류와 발급 자격을 먼저 확인한다. 폐쇄등록부에도 일반 등록사항별 증명서의 교부 제한이 준용된다(가족관계의 등록 등에 관한 법률 제14조 제6항).
- 제적등본과 혼동하지 않는다. 상속인 전원이나 오래된 신분변동을 확인할 때에는 폐쇄등록부 증명서와 제적등본의 역할을 나누어 본다.
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