퇴직 후 경력증명서 발급을 거부당했을 때

계속하여 30일 이상 근무한 근로자는(동거하는 친족만 사용하는 사업장·가사 사용인 제외) 퇴직 후 3년 이내에 회사에 경력증명서(사용증명서)를 청구할 수 있고, 회사는 사실대로 적어 즉시 내주어야 한다(근로기준법 제11조 제1항, 같은 법 제39조 제1항, 근로기준법 시행령 제19조). 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적는다. 거부하거나 틀리게 적으면 고용노동부에 알릴 수 있고 회사는 과태료 대상이 된다.

퇴직 후 누구에게 경력증명서를 요구할 수 있는가

계속하여 30일 이상 근무한 근로자는 퇴직 후 3년 이내에 사용자에게 경력증명서를 청구할 수 있다(근로기준법 시행령 제19조). 근로기준법은 이 문서를 사용증명서라고 부르고, 퇴직한 후라도 청구할 수 있다고 정한다(근로기준법 제39조 제1항). 근로기준법은 사용자를 사업주 또는 사업 경영 담당자, 그 밖에 근로자에 관한 사항에 대하여 사업주를 위하여 행위하는 자로 정의한다(같은 법 제2조 제1항 제2호). 청구는 근로계약의 상대방인 사업주, 곧 개인사업자면 그 사업주 본인, 법인이면 그 법인에 먼저 한다(같은 법 제39조 제1항).

결론을 바꾸는 조건은 다음 넷이다. 넷 모두를 충족해야 이 조에 따른 청구권이 생긴다.

• 근로자일 것: 근로자란 직업의 종류와 관계없이 임금을 목적으로 사업이나 사업장에 근로를 제공하는 사람이다(근로기준법 제2조 제1항 제1호).
• 계속 30일 이상 근무: 시행령은 청구할 수 있는 사람을 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 정한다(근로기준법 시행령 제19조).
• 퇴직 후 3년 이내 청구: 청구 기한은 퇴직 후 3년 이내다(근로기준법 시행령 제19조).
• 적용 사업장일 것: 근로기준법은 상시 5명 이상 사업장에 적용하되, 동거하는 친족만을 사용하는 사업 또는 사업장과 가사(家事) 사용인에게는 적용하지 않는다(근로기준법 제11조 제1항). 상시 4명 이하 사업장에도 제39조는 적용된다(근로기준법 시행령 제7조, 근로기준법 시행령 별표1 근로계약 적용범위 제2장).

계약서 이름이 프리랜서·위촉·도급이라는 사정만으로 근로자가 아니라고 단정하지 않는다. 대법원은 계약의 형식보다 그 실질에 비추어 임금을 목적으로 종속적인 관계에서 사용자에게 근로를 제공했는지로 판단한다(2023다219752 이유 1). 업무 내용 지정, 근무시간·장소의 구속, 고정급 여부 등 여러 사정을 종합하므로 고용보험 가입 여부도 그중 하나일 뿐이다. 같은 판결은 고정급·근로소득세 원천징수·사회보장제도상 근로자 인정 같은 사정이 인정되지 않는다는 것만으로 근로자성을 쉽게 부정해서는 안 된다고 본다(2023다219752 이유 1).

기재할 사항과 빼 달라고 할 사항은 무엇인가

근로자는 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 가운데 원하는 것을 골라 적어 달라고 할 수 있다(근로기준법 제39조 제1항). 회사는 이를 사실대로 적어야 하고, 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다(같은 법 제39조 제1항·제2항). 그래서 퇴직 사유나 징계 이력처럼 근로자가 요구하지 않은 사항은 적을 수 없다. 임금을 밝히고 싶지 않으면 청구할 때 사용 기간과 업무 종류만 적어 달라고 하면 된다.

요구할 항목은 다음처럼 정리할 수 있다. 법이 이름을 든 것은 앞의 셋이고, 넷째는 「그 밖에 필요한 사항」에 해당한다(근로기준법 제39조 제1항).

• 사용 기간: 입사일과 퇴사일.
• 업무 종류: 실제로 맡은 직무. 부서 이동이 있었다면 기간별로 나누어 적어 달라고 한다.
• 지위와 임금: 직급·직책과 임금. 둘 중 하나만 요구해도 된다.
• 그 밖에 필요한 사항: 이직할 회사가 요구하는 자격 업무나 담당 프로젝트 등 근로자가 필요하다고 정한 사항.

증명서 밖에서의 취업 방해도 금지된다. 회사뿐 아니라 누구든지 근로자의 취업을 방해할 목적으로 비밀 기호 또는 명부를 작성·사용하거나 통신을 해서는 안 된다(근로기준법 제40조). 이를 위반한 자는 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금에 처한다(같은 법 제107조 제1항).

회사에 무엇을 남겨 발급을 요구하는가

근로자는 청구한 날짜와 요구한 항목이 드러나는 문자·이메일·서면으로 청구하고 그 사본을 보관하는 것이 좋다. 회사의 발급 의무는 근로자가 청구한 때 생기고, 증명서에 적을 범위도 근로자가 요구한 사항으로 정해지기 때문이다(근로기준법 제39조 제1항·제2항). 법은 발급 기한을 날짜 수로 정하지 않고 「즉시」 내주어야 한다고만 정한다(같은 조 제1항). 회사가 “3일 뒤”, “다음 주”라고 미루더라도 그 날짜가 법정 기한이 되는 것은 아니다.

청구 글에는 다음 내용을 담는다. 대괄호는 근로자가 자기 사정에 맞게 채우는 칸이다.

[회사명] 귀중. 저는 [입사일]부터 [퇴사일]까지 [부서]에서 근무한 [성명]입니다. 근로기준법 제39조에 따라 [사용 기간 / 업무 종류 / 지위 / 임금 중 필요한 항목]을 적은 사용증명서를 청구합니다. 그 밖의 사항은 적지 말아 주십시오. 받을 방법: [이메일 주소 또는 우편 주소].

나중에 다툼이 생길 때에 대비해 근로자는 청구 대상 회사, 계속 30일 이상 근무한 기간, 퇴직 후 3년 이내에 청구한 날짜를 확인할 자료를 갖춘다(근로기준법 시행령 제19조). 그 자료로는 근로계약서, 임금이 들어온 통장 내역, 출퇴근 기록, 청구 메시지가 쓰인다. 회사는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 하므로, 증명서 내용이 사실대로인지는 그 서류로도 확인할 수 있다(근로기준법 제42조).

함정이 둘 있다. 첫째, 제39조가 회사에 지우는 의무는 증명서를 내주는 것이고, 법인인감증명서를 함께 내줄 의무는 이 조에 없다. 둘째, 말로만 청구하면 청구한 날짜와 항목을 나중에 보여 주기 어렵다.

발급을 거부하거나 내용이 틀리면 어떻게 하는가

회사가 발급을 거부하거나 사실과 다르게 적거나 요구하지 않은 사항을 적으면, 근로자는 그 사실을 고용노동부장관이나 근로감독관에게 통보할 수 있다(근로기준법 제104조 제1항). 제39조를 위반한 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과하고, 고용노동부장관이 부과·징수한다(같은 법 제116조 제2항 제2호·제3항). 사용자는 통보를 이유로 근로자에게 해고나 그 밖에 불리한 처우를 하지 못한다(같은 법 제104조 제2항).

통보 전에 다음 순서로 움직이기를 권한다. 다시 청구하는 것은 통보의 법정 요건이 아니므로 바로 통보해도 된다(근로기준법 제104조 제1항).

1. 근로자는 거부나 지연을 확인하면 곧바로 같은 내용으로 다시 서면 청구를 보내 청구 사실을 하나 더 남긴다(근로기준법 제39조 제1항).
2. 받은 증명서의 내용이 틀렸으면 근로자는 틀린 항목과 바른 내용을 특정해 고쳐 달라고 요구한다. 회사는 사실대로 적은 증명서를 내주어야 한다(근로기준법 제39조 제1항).
3. 요구하지 않은 퇴직 사유 등이 적혀 있으면 근로자는 그 항목을 뺀 증명서를 다시 청구한다(근로기준법 제39조 제2항).
4. 그래도 해결되지 않으면 근로자는 청구 기록·받은 증명서 사본·근무 자료를 붙여 고용노동부장관이나 근로감독관에게 통보한다(근로기준법 제104조 제1항).

상시 4명 이하 사업장도 제39조, 제104조, 과태료 규정의 적용 대상이다(근로기준법 시행령 별표1 근로계약 적용범위 제2장·제11장·제12장). 별표 1 제12장은 벌칙·과태료 규정을 4명 이하 사업장에 적용되는 규정을 위반한 경우로 한정해 적용한다. 거부와 함께 임금·퇴직금도 받지 못했다면 그 부분은 임금체불 진정으로 따로 다룬다.

퇴직한 지 오래됐거나 회사가 문을 닫으면 어떻게 하는가

퇴직 후 3년이 지나면 근로자는 시행령 제19조에 따른 청구 기한을 넘기게 되지만, 이 조항은 근로자의 청구 기한을 정할 뿐 회사가 그 뒤에 스스로 증명서를 써 주는 것을 금지하지 않는다(근로기준법 시행령 제19조). 3년이 지난 뒤에는 회사에 정중히 요청하고, 함께 아래 자료를 모은다. 회사가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존할 기간도 3년이다(근로기준법 제42조).

보존 기간은 서류마다 기산일이 다르다(근로기준법 시행령 제22조 제2항).

• 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 센다(근로기준법 시행령 제22조 제2항 제1호).
• 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 센다(근로기준법 시행령 제22조 제2항 제4호).
• 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 센다(근로기준법 시행령 제22조 제2항 제2호).
• 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 센다(근로기준법 시행령 제22조 제2항 제3호).

회사가 문을 닫아도 청구는 사업주에게 먼저 한다. 개인사업자였다면 그 사업주 본인에게, 법인이었다면 그 법인에 청구 글을 보낸다(근로기준법 제39조 제1항). 제39조와 시행령 제19조는 청구권자와 기한을 정할 뿐, 폐업한 사업장의 발급 방법이나 법인의 발급 의무를 과거 대표자 개인이 넘겨받는다는 내용은 두지 않는다(근로기준법 시행령 제19조). 법인이 폐업했거나 연락이 닿지 않으면 종전 대표자나 인사 담당자에게 서류를 누가 보관하는지, 발급을 맡을 사람이 있는지 확인하고 발급을 요청한다.

회사에서 증명서를 받지 못할 때는 다음 자료로 경력을 보충한다. 다만 이 자료들은 업무 종류나 직급을 적은 사용증명서를 대신한다고 보장되지 않는다.

• 고용보험 피보험자격 이력: 피보험자 또는 피보험자였던 사람은 언제든지 고용노동부장관에게 피보험자격의 취득 또는 상실에 관한 확인을 청구할 수 있다(고용보험법 제17조 제1항). 이것은 가입 기간의 확인이고 업무 종류·지위를 적는 문서가 아니다. 절차는 고용보험 피보험자격 확인청구에 있다.
• 근로계약서와 임금명세서: 근로계약서에는 임금·소정근로시간 등이 적혀 있고(근로조건 명시와 근로계약서 교부), 임금명세서에는 임금의 구성항목·계산방법이 적혀 있다(근로기준법 제48조 제2항). 받지 못했거나 빠진 명세서는 임금명세서를 받지 못하거나 내용이 빠졌을 때를 본다.

경력증명서와 다른 퇴직 서류는 어떻게 구별하는가

경력증명서는 근로자가 원하는 사항을 골라 회사에 청구하는 일반 증명서이고, 이직확인서·피보험자격 확인·임금명세서는 법이 정한 목적과 기재사항이 따로 있다. 이직확인서는 구직급여를 받으려고 실업을 신고하려는 사람이 이직 전 사업주에게 요청하는 서류다(고용보험법 제42조 제3항). 이직확인서를 받았다고 구직급여 수급자격이 인정되는 것은 아니며, 수급자격은 직업안정기관의 장에게 따로 신청해 인정받는다(구직급여 수급자격 인정 신청).

이직할 회사가 경력증명서를 요구하면 근로기준법 제39조에 따라 청구한다. 실업급여를 신청하려면 이직확인서와 수급자격 인정 신청을 따로 챙긴다. 회사가 사직서를 받아 주지 않아 퇴사일 자체가 다투어지면 증명서의 사용 기간도 달라지므로 회사가 사직서를 수리하지 않을 때 퇴사일을 정하는 방법을 먼저 본다.

실무 체크포인트

• 계속하여 30일 이상 근무했는지, 퇴직 후 3년이 지나지 않았는지 먼저 센다(근로기준법 시행령 제19조).
• 상시 4명 이하 사업장도 사용증명서 의무가 있다(근로기준법 시행령 별표1 근로계약 적용범위 제2장). 다만 동거하는 친족만 사용하는 사업 또는 사업장과 가사 사용인에게는 적용되지 않는다(근로기준법 제11조 제1항).
• 청구는 날짜와 항목이 남는 글로 하고, 적지 말아야 할 항목도 함께 밝힌다(근로기준법 제39조 제2항).
• 회사는 증명서를 즉시 내주어야 하며, 법은 며칠이라는 유예를 두지 않는다(근로기준법 제39조 제1항).
• 거부·허위 기재는 고용노동부장관이나 근로감독관에게 통보할 수 있고, 회사는 500만원 이하의 과태료 대상이다(근로기준법 제104조 제1항, 같은 법 제116조 제2항 제2호).
• 취업을 방해할 목적의 명부 작성이나 통신은 누구에게나 금지되고 형사처벌 대상이다(근로기준법 제40조, 같은 법 제107조 제1항).
• 회사 서류 보존 기간도 3년이므로 퇴직 직후 청구하고, 받은 증명서는 사본을 보관한다(근로기준법 제42조).

관련

• 개념·해설
  회사가 사직서를 수리하지 않을 때 퇴사일을 정하는 방법임금명세서를 받지 못하거나 내용이 빠졌을 때근로조건 명시와 근로계약서 교부고용보험 피보험자격 확인청구구직급여 수급자격 인정 신청임금체불 진정
• 판례
  2023다219752
• 법령
  근로기준법 제2조근로기준법 제11조근로기준법 제39조근로기준법 제40조근로기준법 제42조근로기준법 제48조근로기준법 제104조근로기준법 제107조근로기준법 제116조근로기준법 시행령 제7조근로기준법 시행령 제19조근로기준법 시행령 제22조근로기준법 시행령 별표1 근로계약 적용범위고용보험법 제17조고용보험법 제42조