상업등기 등기사항증명서 열람·발급

누구든지 수수료를 내고 상업등기기록을 열람하거나 그 전부 또는 일부의 등기사항증명서 발급을 신청할 수 있다(상업등기법 제15조 제1항). 관할 등기소가 아닌 다른 등기소에서도 신청할 수 있다(같은 조 제2항). 등기신청서와 부속서류의 열람은 이와 달리 이해관계 있는 부분으로 제한된다(같은 조 제1항 단서).

쉽게 말하면 — 거래하려는 회사가 어디에 등기되어 있는지, 현재 누가 대표자로 기록되어 있는지 살피려는 사람도 회사 등기기록을 볼 수 있습니다(상업등기법 제15조). 다만 등기사항을 증명하는 서류와 그 회사가 등기를 신청할 때 낸 부속서류는 다릅니다. 부속서류는 이해관계가 있는 부분에 한해 열람을 신청할 수 있습니다(같은 조 제1항 단서).

다른 회사의 등기기록도 열람할 수 있나?

폐쇄한 등기기록도 열람·증명에 관한 규정이 준용되므로 누구든지 신청할 수 있다(상업등기법 제20조 제3항·같은 법 제15조 제1항). 구법에 따른 종이 폐쇄등기부에는 제15조 제1항이 준용된다(같은 법 제20조 제4항).

등기신청서와 부속서류는 이해관계 있는 부분만 열람을 신청할 수 있다(상업등기법 제15조 제1항 단서). 열람신청서에는 이해관계를 명백히 하는 사유를 적거나 사유를 적은 서면을 붙인다(상업등기규칙 제28조 제2항). 대리인이 신청하면 권한을 증명하는 서면도 붙인다(같은 규칙 제26조 제2항). 관할 등기소가 아닌 다른 등기소에서도 열람을 신청할 수 있는 부속서류는 전자문서로 작성된 서류에 한한다(같은 조 제3항). 부속서류를 열람하게 할 때에는 주민등록번호 등의 개인정보 보호조치를 할 수 있다(같은 규칙 제34조 제2항).

어떤 증명서를 골라야 하나?

신청인은 말소사항·현재 유효사항·폐쇄사항의 전부증명서 또는 일부증명서를 목적에 맞게 선택한다(상업등기규칙 제30조 제1항). 일부증명서에는 등기기록을 특정할 수 있는 상호·법인등록번호 등의 사항과 신청인이 청구한 사항을 기록한다(같은 조 제2항). 청산종결등기나 합병·합병무효·조직변경으로 인한 해산등기를 마치면 해당 기록을 폐쇄하여야 한다(같은 규칙 제116조, 주식회사는 제154조 제1항에서 준용). 해산등기 후 또는 해산된 것으로 된 후 10년이 지난 경우 등에는 기록을 폐쇄할 수 있다(상업등기법 제19조). 종전 회사의 등기기록이 폐쇄되었다면 폐쇄사항 증명서를 고른다. 아직 폐쇄되지 않았다면 필요한 현재 유효사항 또는 말소사항을 확인한다(상업등기규칙 제30조 제1항).

신청인이 지점이나 지배인에 관한 증명을 따로 청구하지 않으면 증명서에서 그 기록을 생략할 수 있다(상업등기규칙 제31조 제2항). 지점·지배인 기록이 필요한 때에는 신청할 때 따로 청구할지 확인한다.

임원·지배인 등의 주민등록번호 전부 또는 일부는 대법원예규에 따라 공시하지 않을 수 있다(상업등기규칙 제34조 제1항). 증명서에 인적 사항이 모두 표시될 것으로 전제하지 않는다.

등기소와 인터넷에서 어떻게 신청하나?

방문자는 신청서를 내고, 무인발급기로는 등기사항증명서를 발급받으며, 인터넷으로는 등기기록 열람과 증명서 발급을 신청할 수 있다(상업등기규칙 제26조 제1항, 같은 규칙 제32조 제1항, 같은 규칙 제33조 제1항). 방문하여 기록을 열람할 때에는 신청서에 대상 등기기록을 적고 폐쇄기록이라면 그 뜻도 적는다(같은 규칙 제28조 제1항). 등기소에서는 기록된 사항을 전자적 방법으로 보게 하거나 내용을 기록한 서면을 교부하는 방식으로 열람하게 한다(같은 규칙 제29조 제1항). 다만 종이로 작성된 신청서·부속서류는 등기관 또는 그가 지정한 직원이 보는 앞에서 열람하여야 한다(같은 조 제1항 단서). 인터넷을 통한 신청서·부속서류 열람은 내용을 전자적으로 보게 한다(같은 조 제2항).

무인발급기는 등기소 밖에도 설치할 수 있다(상업등기규칙 제32조 제2항). 무인발급기나 인터넷을 이용할 때에는 방문신청 규정 중 그 성질에 맞지 않는 사항이 적용되지 않는다(같은 규칙 제27조). 인터넷 열람·발급의 구체적인 범위와 방법은 대법원예규가 정한다(같은 규칙 제33조 제3항).

무인발급기는 현재 유효사항 또는 말소사항을 포함한 전부증명서만 발급한다. 일부증명서는 발급하지 않고, 증명서가 16장 이상인 때 등 무인발급에 적합하지 않은 경우도 제외한다(등기예규 제1825호 4.가.).

등기기록을 인터넷으로 열람하는 것과 신청서·부속서류를 인터넷으로 열람하는 것은 다르다. 후자는 전자증명서를 발급받은 회사 대표자 등 규칙이 정한 사람이나, 그 사람의 위임을 받고 사용자등록을 한 변호사·법무사에게 신청자격이 한정된다(상업등기규칙 제28조의2 제2항).

종이 폐쇄등기부는 어디에서 발급·열람하나?

종이 폐쇄등기부의 등·초본을 발급받거나 열람하려면 관할 등기소에 신청하되, 이를 전자촬영한 이미지 폐쇄등기부는 다른 등기소에서도 신청할 수 있다(등기예규 제1825호 6.가.1)·7.가.1)). 이미지 폐쇄등기부의 증명서는 인터넷 발급 대상에서 제외된다(등기예규 제1806호 제2조 제1항 제2호). 폐쇄한 전산 등기기록의 폐쇄사항 증명서와 종이 폐쇄등기부의 등·초본은 신청 방법이 다르므로 기록 형태를 먼저 확인한다.

신청 중인 등기가 있으면 발급되나?

등기관은 신청이 접수된 기록의 등기를 마칠 때까지 증명서를 발급하지 않지만, 처리 중이라는 뜻을 표시하여 발급할 수 있다(상업등기규칙 제31조 제3항). 발급된 증명서에는 종류와 등기기록의 내용과 다름이 없다는 증명문, 발급연월일 등이 표시된다(같은 조 제1항). 처리 중이라는 표시가 있는지 살펴보고 필요한 등기가 완료된 후의 기록인지 확인한다.

수수료는 얼마인가?

방문 발급·열람, 무인발급기 발급, 인터넷 발급·열람의 수수료는 신청 방법에 따라 다르다(등기사항증명서 등 수수료규칙 제2조, 같은 규칙 제3조). 방문 발급은 증명서 1통에 20장까지 1,200원이고, 20장을 초과하면 초과 1장마다 50원을 더한다. 수수료에 100원 미만의 단수가 있으면 계산하지 않는다(같은 규칙 제2조 제1항). 무인발급기나 인터넷으로 발급하면 1통당 1,000원이다(같은 조 제2항).

등기기록 방문 열람은 1등기기록당, 신청서·부속서류 방문 열람은 1사건 서류당 1,200원이다(등기사항증명서 등 수수료규칙 제3조 제1항). 열람 뒤 서면 또는 복사물을 교부받고 20장을 초과하면 초과 1장마다 50원을 더하며 100원 미만의 단수는 계산하지 않는다(같은 조 제1항). 인터넷 열람은 등기기록 1건 또는 신청서·부속서류 1사건당 700원이다(같은 조 제2항).

다만 전자신청 등기사건이 처리 완료된 뒤 신청인 또는 대리인이 그 사건의 인터넷 증명서 발급이나 등기기록 열람을 신청하면 한 차례 수수료가 면제된다(등기사항증명서 등 수수료규칙 제7조 제7항). 다른 법률 등에 따른 면제는 별도로 정해져 있으며, 인터넷 발급·열람에는 적용되지 않는 면제도 있다(같은 조 제1항·제2항·제6항).

실무 체크포인트

회사의 현재 기록만 필요한지, 말소·폐쇄사항도 필요한지 정하고 전부증명서와 일부증명서를 선택한다. 폐쇄사항 증명서는 실제 폐쇄된 등기기록을 대상으로 한다(상업등기규칙 제30조 제1항).
지점 또는 지배인 사항이 필요하면 따로 청구할지 확인한다(상업등기규칙 제31조 제2항).
방문 열람 신청서에는 열람할 기록을 적고, 폐쇄기록이라면 그 뜻도 적는다(상업등기규칙 제28조 제1항).
증명서에 처리 중인 등기신청의 표시가 있는지 확인한다(상업등기규칙 제31조 제3항).
방문·무인발급기·인터넷 중 이용 방법을 정한다. 일부증명서·16장 이상 증명서는 무인발급 대상이 아니다. 종이 폐쇄등기부의 등·초본과 열람은 관할 등기소에 신청하되 전자촬영한 이미지 폐쇄등기부는 다른 등기소에도 신청할 수 있다(등기예규 제1825호 4.가.·6.가.1)·7.가.1)). 열람과 발급 수수료도 각각 확인한다(등기사항증명서 등 수수료규칙 제2조, 같은 규칙 제3조).