상업등기 신고인감 제출·관리·인감카드

상업·법인등기에서는 등기신청서에 기명날인할 사람이 원칙적으로 미리 그 인감을 등기소에 제출해야 하고, 대리인에게 맡겨 등기를 신청하는 경우에는 그 위임을 한 사람에게도 이 의무가 적용된다(상업등기법 제25조 제1항·제2항). 다만 촉탁에 따른 등기, 상호의 가등기와 본점이전에 관계된 상호의 가등기, 미성년자·법정대리인의 등기, 합병·분할·분할합병으로 본점 소재지에서 하는 해산등기에는 이 제출의무가 적용되지 않는다(같은 조 제3항). 이렇게 제출한 신고인감의 관리, 인감증명서 발급(상업등기법 제16조), 인감카드와 전자인감증명서 절차는 「인감의 제출·관리와 인감증명서 발급 및 전자인감증명서에 관한 업무처리지침」(등기예규 제1880호, 2026. 7. 1. 시행)이 정한다. 시·군·구청에서 발급하는 개인 인감증명과는 별개 제도다(개인 인감은 인감증명 참조).

쉽게 말하면 — 회사 대표이사의 도장(법인인감)은 주민센터가 아니라 등기소에 등록합니다. 등록해 두면 등기소가 “이 도장이 등기소에 제출된 인감과 같습니다”라는 법인인감증명서를 발급해 주고, 이 증명서는 발급신청서를 쓰고 인감카드라는 실물 카드와 비밀번호를 제시하면, 본인인지 대리인인지 따지지 않고 창구에서 뗄 수 있습니다. 2026년 7월부터는 인터넷등기소에서 발급받는 전자인감증명서도 생겼습니다(등기예규 제1880호).

누가 어떻게 인감을 제출하나?

인감을 제출할 수 있는 자는 법인의 대표자, 법원이 선임한 직무대행자, 외국회사 국내 대표자, 지배인, 회생·파산 절차의 관리인·파산관재인 등으로 정해져 있다(예규 제2조). 대표자가 2인 이상이면 등기를 신청하는 대표자만 제출해도 되지만, 공동대표는 전원의 인감을 제출해야 한다.

제출은 인감신고서에 신고할 인감을 날인하고 인감대지와 함께 관할 등기소에 출석하여 내는 방식이 원칙이고, 대법원예규로 정하는 경우에만 인터넷으로 제출할 수 있다(예규 제4조, 상업등기규칙 제35조 제1항). 제출자가 개인이면 신고서에 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인하고 발행 3개월 이내의 인감증명서를 첨부하거나, 등기소에 제출한 유효한 종전 인감을 날인한다. 본인이 기명날인·서명했다는 공증인의 인증서면을 내면 이 요건은 면제된다. 제출자가 법인이면 그 법인이 등기소에 제출한 유효한 인감을 날인한다. 외국인은 본국 관공서의 인감증명이나 서명 증명으로, 지배인·특수법인 대리인과 도산절차의 관리인대리·파산관재인대리 등은 영업주·대표자(관리인·파산관재인 등)의 보증서면으로 대신한다(예규 제4조 제2항~제5항). 인감은 가로·세로 2.4cm 정사각형 안에 들어가되 1cm 정사각형 안에 들어갈 만큼 작아서는 안 된다(예규 제3조).

대표자 등은 인터넷등기소로 전자제출도 할 수 있지만, 합자조합의 업무집행조합원 등 대리권자, 상호사용자·미성년자·법정대리인·영업주, 합자조합·지배인 등기기록의 지배인은 전자제출 대상에서 빠진다(예규 제5조 제1항 단서). 인감을 바꾸는 신고(개인·改印)와 폐지 신고(폐인)도 같은 틀로 처리하는데, 폐인신고 때는 발급받은 인감카드를 반환해야 한다(예규 제7조 제1항). 인감제출자에 관한 사항이 바뀌는 변경·경정등기를 신청할 때 인감을 다시 제출할 필요는 없다(예규 제4조 제6항).

법인인감증명서는 어떻게 발급받나?

인감증명서 발급신청에는 인감카드와 그 비밀번호를 제시한다(예규 제10조). 인감카드와 비밀번호를 제시하면 본인이나 대리인인지 따로 확인하지 않고 발급할 권한이 있는 것으로 본다. 다만 효력이 정지된 인감카드로는 인감증명서를 발급받을 수 없다(예규 제10조 제2항). 뒤집어 말하면 카드와 비밀번호가 유출되면 누구든 증명서를 뗄 수 있다는 뜻이므로, 분실 즉시 효력정지가 필요하다.

다음의 경우에는 인감증명서를 발급하지 않는다(예규 제13조).

폐지된 인감
직무집행정지 가처분 등기가 된 법인의 대표자
보전관리·회생절차개시·파산선고 등기가 된 법인의 대표자·지배인·대리인
등기기록상 존립기간이 만료되거나 해산간주된 법인의 대표자 등
본점이전등기 등 인감제출자에 관한 사항이 바뀌는 등기가 접수되어 처리 중인 경우

용도가 부동산매도용·자동차매도용이면 신청서에 매수자의 성명·부동산등기용등록번호·주소를 적어야 한다(예규 제10조). 무인발급기로는 원칙적으로 매도용을 발급받을 수 없지만, 매수자가 2인 이하이고 인터넷등기소에 매수자 인적사항을 사전등록했으면 무인발급기로도 발급받을 수 있다(예규 제14조).

인감카드는 어떻게 관리하나?

인감카드는 인감을 제출한 관할 등기소뿐 아니라 그 밖의 어느 등기소에서도 발급·재발급받을 수 있다(예규 제16조). 다만 온라인 사용자등록을 한 후 이를 이용하여 전자문서로 설립등기를 신청해 설립된 법인이 최초로 인감카드 발급을 신청할 때는, 인감을 제출한 자가 직접 등기소에 출석하거나 사용자등록을 한 자격자대리인에게 위임해야 한다(예규 제16조 제1항 단서). 발급 때 숫자 6자리 비밀번호를 반드시 등록한다(예규 제22조). 분실·훼손 시 재발급받는데, 기존 카드를 반환하지 않으면 수수료를 낸다.

카드를 분실·도난당하면 인감카드 사건신고서를 내거나 인터넷등기소에서 카드번호와 비밀번호를 입력해 효력정지를 신청할 수 있고(예규 제17조), 효력회복·폐지 신청도 같은 신고서로 한다(예규 제18조·제19조). 권한 없이 카드가 발급·재발급된 사실을 알게 된 등기관은 직권으로 카드의 효력을 정지할 수 있고, 이 경우 대표자 등이 대표권 등을 신분증명서 등으로 소명하면 효력을 회복시킬 수 있다(예규 제17조 제4항). 대표자가 퇴임하면 카드를 폐기하는 것이 원칙이지만, 후임자가 계속사용을 신청하면 등기소장이 같은 카드를 계속 사용하게 할 수 있다(예규 제20조·제21조).

전자인감증명서란?

2026. 7. 1.부터 등기사무와 그에 관련되는 부수사무에 관한 법령·대법원예규 등이 상업등기법 제16조의 인감증명서를 첨부하도록 정한 경우에는, 종이 인감증명서에 갈음해 전자인감증명서 발급증을 낼 수 있다(예규 제34조~제39조, 상업등기규칙 제42조의2·상업등기규칙 제42조의3). 먼저 등기소에서 발급시스템 이용승인을 받은 뒤, 인터넷등기소에서 전자증명서와 보안매체로 본인확인을 거쳐 발급을 신청하고 발급증을 받는다. 발급증을 지정 행정기관(현재는 등기소)에 제출하면 그 기관이 발급확인번호로 전자인감증명서를 열람하는 구조다.

발급증은 하나의 용도로 한 번만 제출할 수 있고, 지정 기관이 최초 1회 열람하면 사용된 것으로 본다. 지정 행정기관이 확인 과정에서 전자인감증명서를 출력하더라도 그 출력물은 전자인감증명서로서 효력이 없고, 전자인감증명서는 발행일로부터 3개월 이내의 것이어야 한다(등기예규 제1880호 제38조).

등기관은 첨부된 인감증명서를 어떻게 심사하나?

부동산등기신청서에 첨부된 인감증명서의 심사기준은 등기예규 제1308호가 정한다. 인영은 육안으로 확연히 확인할 수 있게 선명해야 하고, 인감증명서상 주소가 현주소와 달라도 주민등록표등본의 주소이동 내역에 종전 주소가 표시되어 있거나 성명·주민등록번호 등으로 동일인임이 확인되면 수리한다. 매매를 원인으로 한 소유권이전등기에는 매수자 인적사항이 적힌 부동산매도용 인감증명서가 필요하고, 그 증명서에 기재된 매수자와 등기신청서에 기재된 등기권리자의 인적사항이 일치하지 않는 등기신청은 수리할 수 없다. 매매 외의 등기에서는 사용용도와 등기 목적이 달라도 각하할 수 없다. 매수인이 여러 명이면 성명란에 “○○○외 ○명”으로 적고 주민등록번호·주소란에 첫 번째 매수인 한 명의 것을 적은 다음, 나머지 매수인들의 인적사항을 별지에 적은 증명서만 수리한다. 유효기간 3월은 발행일인 초일을 빼고 계산하며, 말일이 공휴일이면 다음 날 만료된다.

실무 체크포인트

학교법인 임원변경등기에서 등기소는 신청서에 날인된 이사장 인영만 제출인감과 대조하면 되고, 부속서류인 이사회 의사록의 인영은 대조하지 않는다(등기예규 제367호).
교도소 재감자도 인감증명서를 발급받을 수 있으므로, 재감자가 무인(拇印)한 위임장에 교도관 확인을 받는 방법으로 인감증명서 제출을 생략할 수 없다(등기예규 제423호).
등기소 안에서 제출된 인감은 인감부·인감표로 편철·관리한다(등기예규 제667호). 같은 예규는 등기관에게서 인감 재제출을 요구받은 인감제출자가 이에 응하지 않더라도 그 사정만으로 등기신청을 각하할 수 없다고 한다. 다만 이 예규는 상업등기처리규칙을 전제로 만들어진 것이고, 현행 등기예규 제1880호 제9조 제3항은 개인·재날인 요구만 정할 뿐 각하 금지 문언을 두지 않았다.
인감카드 비밀번호를 알 수 없는 상태로 재발급받으려면 본인은 신분증명서 사본이 필요하고, 대리인은 인감제출자가 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 재발급신청서에 날인한 다음 그 인감증명서와 대리인 신분증명서 사본을 붙여야 한다(예규 제16조 제3항).

연혁: 현행 예규 제1880호는 등기예규 제1768호(2023. 6. 9.)의 일부개정판이다. 그 전 버전에서는 전자증명서 자체에 인감증명서 발급기능을 부여하는 제5장이 있었으나 2025. 1. 24. 제1832호 개정으로 삭제됐고, 2026. 5. 19. 제1880호 개정으로 전자인감증명서 장(제7장)이 신설되어 2026. 7. 1.부터 시행 중이다.