상업등기 전자신청의 방법

전자신청은 신청인이 직접 하거나 자격자대리인이 그 신청인을 대리하여 할 수 있다(상업등기규칙 제67조 제1항). 부동산등기 전자신청은 전자신청에서 설명한다.

전자신청이 가능한 사건인지 먼저 확인하나

회사의 등기는 원칙적으로 전자신청할 수 있지만 조직변경등기는 제외된다. 외국회사 영업소 등기도 가능하나 영업소를 다른 등기소 관할로 이전하는 등기는 제외된다. 그 밖의 유형은 예규에 따른 지정을 확인한다(상업등기규칙 제66조의2). 등기소에 출석해 서면을 내는 방문신청(전자표준양식으로 입력·출력해 내는 경우를 포함한다)과는 접수 방식이 다르다.

신청은 당사자가 직접 하거나 자격자대리인(변호사나 법무사를 말하며, 법무법인·법무법인(유한)·법무조합·법무사법인·법무사법인(유한)을 포함한다)에게 맡길 수 있다. 자격자대리인이 아닌 사람은 당사자를 대리해 전자신청할 수 없다(등기예규 제1855-1호 제3조 제1항). 당사자나 그 자격자대리인은 전자증명서를 발급받거나 사용자등록을 미리 마쳐야 한다(같은 조 제2항). 전자증명서 발급 뒤에는 인터넷등기소의 이용등록도 확인한다(전자증명서 발급 신청).

사용자등록과 인증은 어떻게 준비하나

사용자인증은 사용자등록번호와 인증서정보를 입력하거나, 이용등록을 거친 전자증명서 정보를 입력해 받는다(등기예규 제1855-1호 제6조). 전자증명서를 발급받아 송신한 경우, 관공서가 전자인증서를 송신한 경우, 부동산등기규칙에 따라 사용자등록을 한 경우에는 상업등기의 사용자등록을 한 것으로 본다(상업등기규칙 제68조 제5항).

일반 사용자등록은 등기소 출석 신청이 원칙이다. 신청서에는 신고 인감을 날인하고 인감증명과 주소증명서면을 첨부하며, 자격자대리인은 자격증명서면 사본도 붙인다(상업등기규칙 제68조 제2항부터 제4항). 온라인 사용자등록만으로 전자신청할 수 있는 유형은 회사설립등기다. 온라인등록 때에는 인터넷등기소에 로그인해 신청서를 전자적으로 내고, 상업등기규칙 제67조 제4항 제2호의 인증서로 인증한 뒤 사용할 인증서와 사용자등록번호를 등록한다(등기예규 제1855-1호 제5조). 인터넷등기소 회원가입만으로는 전자신청 자격이 생기지 않는다.

무엇을 전자문서로 보내나

전자신청을 하는 경우에는 제51조 및 그 밖의 법령에 따라 신청정보의 내용으로 등기소에 제공하여야 하는 정보를 전자문서로 등기소에 송신하여야 한다(상업등기규칙 제67조 제2항 본문). 다만 등기기록에 등기되어 있지 않은 등기신청권자와 법인이 아닌 자격자대리인이 신청하는 경우에는 사용자등록번호도 함께 송신하여야 한다(같은 항 단서).

전자신청을 하기 위하여 신청정보를 송신할 때 당사자는 전자증명서를, 자격자대리인은 인증서와 사용자등록번호를 각각 함께 송신하여야 한다. 설립등기, 대표자 변경등기 등에 의하여 비로소 등기되는 등기신청권자나 그 밖에 등기기록에 등기되어 있지 않은 등기신청권자가 신청정보를 송신할 때에는 인증서와 사용자등록번호를 함께 송신하여야 한다(등기예규 제1855-1호 제10조 제1항·제2항).

첨부정보는 어떻게 내나

첨부정보는 전자문서로 송신하거나 예규가 정하는 방법으로 제공한다(상업등기규칙 제67조 제3항). 신청정보 또는 위임장에 해당하는 첨부정보는 반드시 인터넷등기소에서 전자문서로 작성하여야 한다. 다만 위임장에 해당하는 첨부정보는 다음 두 등기에서 예규의 별지 위임장을 스캔하거나 지정 애플리케이션으로 촬영해 송신할 수 있다. 대표자 주소 또는 주민등록번호의 변경이나 경정의 등기와 대표자를 제외한 임원의 변경이나 경정의 등기다. 여기서 임원은 회사, 민법법인 및 특수법인의 사원, 이사, 감사, 감사위원회 위원, 지배인·대리인 등을 말한다(등기예규 제1855-1호 제7조 제2항).

주금납입보관증명서·잔고증명서는 금융기관에 요청해 수신한 정보를 송신하는 방법도 가능하다(등기예규 제1855-1호 제7조 제5항). 개별 등기의 신청정보와 첨부 목록은 상업등기규칙 제51조·같은 규칙 제52조 및 해당 등기유형의 규정을 대조한다. 같은 등기소에 여러 건을 동시에 전자신청하면 첨부정보의 내용이 같은 것이 있더라도 먼저 접수된 신청에 그 첨부정보를 제공하였다는 뜻을 적는 것으로 제공을 갈음할 수 없다(상업등기규칙 제53조 제2항).

이미지 첨부와 인감증명서는 어떻게 하나

위임장 외의 첨부도 전자문서 송신이 원칙이다. 자격자대리인이 위임인에게 받은 서면을 이미지로 변환해 송신하는 예외는 있지만, 개인 인감증명서와 그 인감을 날인한 서면, 본인서명사실확인서와 그 서명을 한 서면, 전자본인서명확인서 발급증과 관련 서명 서면은 그 예외에서 제외된다. 공증인법에 따라 인증받은 전자화문서를 송신하는 경로도 있다(등기예규 제1855-1호 제7조 제3항). 상업등기규칙 제35조 제2항, 제104조 제1항 및 그 밖의 규정에서 「인감증명법」에 따라 신고한 인감을 날인하고 그 인감증명서를 첨부하도록 한 경우 작성명의인의 인증서정보를 송신하였을 때에는 인감증명서 정보를 송신할 필요가 없다(같은 예규 제7조 제6항). 자격자대리인이 첨부서면을 이미지로 바꾸어 송신할 때에는 위임인의 전자증명서를, 미등기 신청권자의 위임이면 그 인증서를 함께 송신해야 한다. 다만 대표자 주소·주민등록번호 변경·경정 등기와 대표자를 제외한 임원의 변경·경정 등기에서는 위임인의 전자증명서 등을 함께 보내지 않아도 된다. 위임인이 전자증명서 등으로 이미지 정보를 인증한 뒤에는 자격자대리인이 첨부정보를 변경할 수 없고, 신청 후 보정을 하는 경우만 예외다(같은 예규 제10조 제6항·제7항). 신청 건마다 어떤 첨부를 전자문서·이미지·공증 전자화문서로 내고 누구의 전자서명을 붙일지 먼저 나눈다.

행정정보는 본인의 동의를 받아 제공하나

예규 별표의 행정정보는 제공요구로 수신하여 첨부할 수 있다. 본인이 직접 요구하면 제공요구서, 자격자대리인이 대신 요구하면 정보제공 요구·이용 동의서를 제공하고 본인의 인증정보를 송신한다(등기예규 제1855-1호 제7조 제4항·제9조 제1항부터 제3항). 당사자나 자격자대리인이 그 서류를 작성해 정보주체 본인에게 문자메시지(SMS)를 발송하면 다음 방법으로 동의가 이루어진다. 문자메시지를 수신한 정보주체 본인은 문자메시지에 포함된 링크로 접속하여 본인인증을 한 후 신청 내용을 확인하고, 인증서를 통한 전자서명정보를 송신하는 방법으로 행정정보의 제공에 동의한다(같은 예규 제9조 제3항). 대리 요구에는 사용자등록, 등기신청 위임, 본인의 정보제공 요구·이용 동의가 모두 필요하다(상업등기규칙 제67조의2 제2항).

이렇게 수신한 정보를 등기 첨부정보로 송신하는 단계에서는 정보주체의 인증서등을 다시 송신하지 않는다(상업등기규칙 제67조의2 제4항). 본인 외의 사람이 수신한 정보는 신청정보 작성·정확한 첨부에 필요한 경우에만 확인할 수 있다. 다만 「중소기업창업 지원법」 제24조의 온라인창업지원시스템을 이용해 제공요구로 받은 정보에는 이 확인 범위 제한이 적용되지 않는다. 정보주체 본인 외의 자가 본인에 관한 행정정보의 내용을 알게 된 경우 「개인정보 보호법」 제19조에 따라 해당 행정정보를 위임사무를 수행하기 위한 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하여서는 아니 된다(등기예규 제1855-1호 제9조 제4항·제5항).

누구의 전자서명을 붙이나

전자문서를 송신할 때에는 다음 구분에 따른 신청인 또는 작성명의인의 전자서명정보를 함께 송신하여야 한다(상업등기규칙 제67조 제4항).

1. 법인: 「상업등기법」의 전자증명서. 이 경우 제1조의2 제7호의 추가인증을 하여야 한다.
2. 개인: 「전자서명법」 제2조 제6호에 따른 인증서(서명자의 실지명의를 확인할 수 있는 것으로서 법원행정처장이 지정·공고하는 인증서)
3. 관공서: 대법원예규로 정하는 전자인증서

추가 인증수단은 전자증명서를 보완하여 예규로 정하는 방법에 따라 본인임을 확인하는 보안매체 등의 인증수단이다(상업등기규칙 제1조의2 제7호). 제4항 제2호의 공고는 인터넷등기소에 하여야 한다(같은 규칙 제67조 제5항). 제4항 제3호의 대법원예규로 정하는 전자인증서란 「전자정부법」 제2조 제9호의 행정전자서명을 말한다(등기예규 제1855-1호 제10조 제3항).

자격자대리인이 위임장에 해당하는 첨부정보를 송신할 때에는 위임인의 전자증명서를, 위임인이 등기기록에 아직 등기되지 않은 신청권자라면 그 인증서를 함께 송신하여야 한다. 다만 같은 예규 제7조 제2항 단서의 방법으로 작성된 이미지 위임장을 송신하는 경우에는 그러하지 아니하다(등기예규 제1855-1호 제10조 제4항). 보안매체 추가인증은 유효한 전자증명서를 송신할 수 있는 신청에 한하여 대표자의 신청·취하정보 송신, 자격자대리인의 대리권 증명정보 송신, 전자적인 인감 제출·변경신청에 요구된다(같은 예규 제11조).

공동대표이사 등이 공동신청하면 한 사람이 입력한 뒤 다른 공동신청인을 지정하고, 지정된 사람도 전자증명서로, 등기기록에 아직 등기되지 않은 신청권자라면 인증서로 승인해야 한다(등기예규 제1855-1호 제12조). 대리인 한 사람의 인증과 필요한 위임인·공동신청인의 서명·승인을 구별해 준비한다.

세금·수수료를 내면 접수까지 끝나나

납부 뒤 신청정보를 송신해야 접수 절차로 이어진다. 등록면허세는 지방세 인터넷 납부시스템으로 납부하되 그 시스템으로 납부할 수 없으면 관할 관청에 직접 납부한다(등기예규 제1855-1호 제13조). 등기신청수수료는 신용카드·계좌이체·선불전자지급수단 등으로 납부하고, 과오납이면 사건 처리 완료 전에 납부금 전부를 취소한 뒤 다시 납부한다(같은 예규 제14조 제1항·제2항).

신청정보는 등기신청수수료 납부 후 14일 이내에 송신해야 하고, 송신할 수 있는 시간은 방문신청과 같다(등기예규 제1855-1호 제15조). 이 14일은 수수료 납부 뒤의 송신기한이며 각 등기의 신청기간을 대신하지 않는다. 송신 후에는 전산으로 부여되는 접수번호를 확인한다(같은 예규 제16조). 화면에 입력하거나 수수료를 냈다는 사실만으로 접수됐다고 판단하지 않는다.

보정·취하·각하에는 어떻게 대응하나

보정은 전산정보처리조직으로 한다(등기예규 제1855-1호 제19조 제2항 본문). 등기관은 보정사유를 전자우편·문자·전화 등 또는 등기업무시스템으로 통지하되, 온라인창업지원시스템으로 한 신청에는 등기업무시스템을 통한 전자적 통지를 쓰지 않는다(같은 조 제1항). 행정정보 공동이용이나 등기소 시스템 장애 때문에 보정을 명한 경우에는 해당 서면을 등기소에 직접 낼 수 있고, 신청인이 자격자대리인이면 자신의 인증서정보를 붙여 이미지로 송신하는 방법도 가능하다(같은 조 제2항 단서).

취하는 등기관이 등기를 마치기 전까지 할 수 있다(상업등기규칙 제56조 제1항). 전자신청 취하는 신청 때와 같은 사용자인증을 거쳐 전산으로 하지만, 등기소 시스템 장애 등으로 취하정보를 송신할 수 없으면 신청인이나 자격자대리인이 신청한 등기소에 출석해 취하서를 낼 수 있다(등기예규 제1855-1호 제20조).

각하 결정은 서면신청과 같은 방법으로 하며, 결정등본은 교부·특별우편송달 또는 등기업무시스템으로 송달할 수 있다. 온라인창업지원시스템 신청은 전자적 송달 방식에서 제외된다(등기예규 제1855-1호 제21조). 결정·처분을 다투는 방법은 상업등기 이의신청에서 확인한다. 접수번호가 나왔다는 것과 등기가 완료됐다는 것은 다르므로, 사건 처리 결과와 최종 등기사항을 확인한다.

실무 체크포인트

첨부 누락이나 신청정보·첨부정보·관련 등기기록(폐쇄한 등기기록 포함)의 내용 불일치는 각하 사유다. 보정 가능한 잘못은 등기관이 보정을 명한 날의 다음 날까지 고쳐야 각하를 피할 수 있다(상업등기법 제26조 제8호·제9호·단서). 보정 통지를 받으면 전산 제출 방법과 이 기한을 함께 확인한다.

• 전자신청은 본인 또는 자격자대리인의 대리로 한다(상업등기규칙 제67조 제1항).
• 전자신청 대상 유형인지, 전자증명서 이용등록 또는 해당 사용자등록이 갖춰졌는지 확인한다(상업등기규칙 제66조의2, 등기예규 제1855-1호 제3조·제6조).
• 첨부정보는 전자문서로 보내거나 예규가 정하는 방법으로 등기소에 제공한다. 위임장과 첨부서류를 전자문서·허용된 이미지·공증 전자화문서로 나누고, 공동신청인의 승인까지 준비한다(상업등기규칙 제67조 제3항, 등기예규 제1855-1호 제7조·제12조).
• 수수료 납부 후 14일 이내에 신청정보를 송신한다(등기예규 제1855-1호 제15조).
• 신청정보는 전자문서로 송신하고, 미등기 신청권자·법인 아닌 자격자대리인은 사용자등록번호를 함께 보낸다(상업등기규칙 제67조 제2항).
• 법인은 전자증명서와 추가인증, 개인은 지정·공고 인증서를 붙인다(상업등기규칙 제67조 제4항).

관련

• 개념·해설
  전자신청전자증명서 발급 신청방문신청상업등기 이의신청
• 법령
  상업등기규칙 제67조상업등기규칙 제66조의2상업등기규칙 제51조상업등기규칙 제52조상업등기규칙 제1조의2상업등기규칙 제56조상업등기규칙 제67조의2상업등기규칙 제68조상업등기법 제26조
• 예규·선례
  등기예규 제1855-1호