전자증명서 발급 신청

전자증명서의 발급신청은 신청인이 직접 등기소에 출석하여 하거나 자격자대리인이 신청인을 대리하여 할 수 있다(상업등기규칙 제44조 제1항). 전자증명서는 법 제17조에 따라 발급되는 전자서명 및 자격에 관한 증명이다(같은 규칙 제1조의2 제6호). 효력정지·회복은 전자증명서 효력정지·회복 신청에서 설명한다.

쉽게 말하면 — 회사 전자증명서는 등기소에 직접 나오거나 자격자대리인이 대리해 신청합니다. 등기소에서 접수증을 받은 뒤 인터넷등기소에서 저장매체에 저장해 발급받고, 전자신청 등에 쓰려면 이용등록을 거쳐야 합니다. 발급과 이용등록은 접근번호를 받은 날부터 10일 안에 마칩니다. 증명기간은 3년입니다(상업등기규칙 제46조 제4항).

누가 신청할 수 있나

등기소에 인감을 제출한 다음 사람은 전자증명서의 발급을 신청할 수 있다(등기예규 제1850호 제3조 제1항).

법인의 대표자. 다만 대표권을 2인 이상이 공동으로 행사하는 법인은 모든 대표자가 언제나 공동하여서만 대표권을 행사할 수 있는 경우에 한하여 전자증명서의 발급을 청구할 수 있다.
법인 대표자의 직무대행자로 법원의 결정에 따라 선임된 사람
「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」에 따른 관리인, 관리인대리, 보전관리인, 파산관재인, 파산관재인대리, 국제도산관리인, 국제도산관리인대리
회사의 등기된 지배인, 특수법인의 등기된 대리인

이 가운데 관리인대리, 파산관재인대리, 국제도산관리인대리와 회사의 등기된 지배인, 특수법인의 등기된 대리인을 지배인 등이라고 한다. 관리인, 파산관재인, 국제도산관리인, 법인 대표자, 법인 대표자의 직무대행자로 법원의 결정에 따라 선임된 사람은 대표자 등이라고 한다. 지배인 등은 각각의 대표자 등이 전자증명서를 발급받은 경우에만 발급을 신청할 수 있다(같은 조 제2항).

다음 사람에게는 전자증명서를 발급하지 아니한다(상업등기규칙 제43조).

직무집행정지의 등기가 된 법인의 대표자
「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」에 의하여 보전관리, 회생절차개시 또는 파산선고의 등기가 된 법인의 대표자 및 지배인
등기기록상 존립기간이 만료된 법인의 대표자(청산인은 제외한다) 및 지배인
그 밖에 대법원예규로 정하는 사람

신청서는 어떻게 내나

등기소에 인감을 제출한 사람(인감제출자)이 전자증명서를 발급받으려는 경우에는 인감제출자에 관한 사항을 적고 등기소에 제출한 인감을 날인한 전자증명서발급신청서를 작성하여 등기소에 제출하여야 한다(상업등기규칙 제44조 제2항).

지배인이 발급을 신청하는 경우에는 그 신청서에 영업주가 발급신청을 확인하는 뜻을 적고 등기소에 제출한 인감을 날인하여 제출하여야 한다(같은 조 제3항). 발급신청에 관하여는 상업등기규칙 제26조 제2항 및 제3항을 준용한다(같은 규칙 제44조 제4항). 자격자대리인이 신청할 때에는 신청서에 그 권한을 증명하는 서면을 첨부하여야 하고, 관할 등기소가 아닌 다른 등기소에서도 신청할 수 있다(같은 규칙 제44조 제4항이 준용하는 제26조 제2항·제3항).

방문 전에 어떤 자료를 챙기나

본인은 신분증명서와 전자증명서발급신청서를 준비한다. 전자증명서발급신청서 또는 위임장에는 등기소에 제출한 인감(법인인감)을 날인하여야 한다(등기예규 제1850호 제5조 제2항). 대리 발급을 맡길 수 있는 사람은 사용자등록을 한 자격자대리인이다(같은 예규 제5조 제1항). 대리인이 신청서를 제출하면 자격증·신분증·회원증·등록증 등 자격증명서면으로 확인하고, 그 사무원이 제출하면 대리인의 자격증명서면 사본과 사무원 자격증명서면으로 확인한다(같은 예규 제6조 제2항).

지배인 등이 신청할 때에는 발급신청서에 대표자 등이 신청을 확인하는 뜻을 적고 법인인감을 날인하는 절차도 필요하다(등기예규 제1850호 제5조 제4항).

수수료와 발급 거절 사유는 무엇인가

전자증명서 발급수수료는 면제된다(등기예규 제1850호 제5조 제3항). 추가인증에 사용하는 보안매체의 발급은 별개다. 보안매체는 전자증명서 발급신청과 동시에 또는 그 뒤 신청할 수 있다(같은 예규 제15조 제1항). 기기형 OTP의 경우 18,000원의 발급수수료를 납부해야 하나, 동일한 법인이 같은 예규 제21조의 효력 소멸된 기기형 OTP를 재사용하는 경우에는 발급수수료를 면제한다. 모바일 OTP의 경우 발급수수료를 면제한다(같은 예규 제15조 제3항).

신분확인이 불가능하거나 신청서 방식·등기기록과의 일치·신청자격·인감에 문제가 있으면 발급신청을 수리하지 않는다(상업등기규칙 제45조 제2항, 등기예규 제1850호 제6조 제4항). 발급이 제한되는 위 제43조 각 호의 사람이 신청한 경우도 수리하지 않는 사유 중 하나다(상업등기규칙 제45조 제2항 제4호). 다음 사람에게도 전자증명서를 발급하지 아니한다(등기예규 제1850호 제4조 제4호·제5호).

같은 자격으로 이미 유효한 전자증명서를 발급받은 사람
인감제출자의 성명·주민등록번호·자격이나 상호 또는 명칭·법인등록번호에 변경을 가져오는 등기신청이 접수되어 처리 중에 있는 해당 법인의 인감제출자(같은 예규 제8조 제2항 제1호·제2호)

법인은 동일하고, 다만 그 대표자 등 인감제출자가 변경됨에 따라 발급하는 경우에도 최초의 발급절차를 따라야 한다(같은 예규 제5조 제6항). 방문 전에 현재 대표자와 제출인감, 진행 중인 변경등기를 확인하면 불필요한 재방문을 줄일 수 있다.

접수증을 받은 뒤 어떻게 발급받나

발급신청이 수리되면 접근번호가 적힌 전자증명서 발급 접수증을 받는다. 자격자대리인에게 위임한 경우에는 신청서에 적은 신청인의 전자우편주소로 접수증 발급 사실이 통지된다(등기예규 제1850호 제6조 제5항·제6항). 이 접수증의 접근번호를 이용해 다음 발급·이용등록을 진행한다.

전자증명서는 신청인이 인터넷등기소에서 대법원예규로 정하는 바에 따라 컴퓨터 하드디스크, 휴대용 저장매체에 저장하여 발급받는다(상업등기규칙 제46조 제1항). 신청인은 발급받은 전자증명서를 이동통신단말장치에 전송하여 저장할 수 있다(같은 조 제2항).

전자증명서에는 인감제출자의 성명·자격·주민등록번호, 회사의 상호와 법인등록번호, 증명기간·일련번호·전자서명검증정보, 전자서명의 방식, 그 밖에 예규 사항을 기록하여야 한다(같은 조 제3항). 증명기간은 3년으로 한다(상업등기규칙 제46조 제4항).

이용등록과 사용 범위

발급과 이용등록은 접근번호를 부여받은 날부터 10일 이내에 마쳐야 한다. 그 기간이 지나면 접근번호가 무효가 되어 최초 발급절차부터 다시 거쳐야 한다(등기예규 제1850호 제9조 제4항·제5항). 따라서 등기소에서 접수증을 받는 것으로 작업이 끝나는 것이 아니다.

발급받은 전자증명서를 전자신청, 인터넷을 이용한 인감증명서 발급신청 및 전자인감증명서 발급신청 등에 사용하기 위해서는 대법원예규로 정하는 방법에 따라 인터넷등기소에서 이용등록 절차를 거쳐야 한다(상업등기규칙 제46조 제5항). 저장만 하고 이용등록을 하지 않으면 그 용도로 쓸 수 없다.

전자증명서는 등기신청, 전자공탁, 전자확정일자 정보제공 요청, 전자인감증명서 발급, 그 밖에 예규로 정하는 용도 외에는 사용하지 못한다(같은 조 제6항).

이용등록 때에는 인터넷등기소에서 전자증명서의 사용방법 및 용도, 보관상 주의사항 등에 대하여 안내를 받고, 전자증명서 비밀번호 등을 입력한다. 이 경우 비밀번호는 10개 이상의 아라비아숫자, 로마자 및 특수문자로 구성되어야 한다. 지배인 등의 전자증명서는 대표자 등이 자신의 전자증명서로 인증해야 한다(등기예규 제1850호 제9조 제1항·제3항).

접수증의 분실 등으로 인해 10일이 지나기 전에 새로 발급신청을 하는 경우에는 기존의 발급신청에 대한 해지신고를 별도로 하여야 한다(등기예규 제1850호 제9조 제5항). 발급신청에 대한 해지는 전자증명서사건신고서를 작성하여 등기소에 제출하는 방법으로 한다(같은 예규 제10조 제1항). 전자증명서를 분실하거나 전자증명서가 훼손되어 사용할 수 없게 되었을 때에는 기존의 전자증명서를 폐지하고 최초의 발급절차에 의하여 전자증명서를 다시 발급받아야 한다(상업등기규칙 제49조 제3항). 전자증명서 비밀번호를 분실한 경우에도 기존의 전자증명서를 폐지하고 최초의 발급절차에 의하여 전자증명서를 다시 발급받아야 한다(등기예규 제1850호 제10조의2). 폐지 신고는 전자증명서 효력정지·회복 신청에서 확인한다. 접수증 분실과 발급된 증명서 분실은 처리 단계가 다르다.

실무 체크포인트

발급이 멈췄을 때 확인할 단계

접수증을 받기 전: 신청인 신분·신청서·제출인감과 등기기록을 확인합니다(등기예규 제1850호 제6조).
접수증을 받은 뒤: 접수증의 분실 등으로 10일이 지나기 전에 다시 신청한다면 기존 발급신청에 대한 해지신고를 별도로 해야 합니다(등기예규 제1850호 제9조 제5항).
증명서를 발급받은 뒤 분실: 기존 증명서를 폐지하고 다시 발급받는 절차를 확인합니다(같은 예규 제10조의2).

접근번호를 부여받은 날부터 10일 이내에 발급과 이용등록을 마치고, 지나면 접근번호가 무효가 되어 최초 발급절차를 다시 밟는다(등기예규 제1850호 제9조 제4항·제5항).
본인이 등기소에 출석하거나 사용자등록을 한 변호사·법무사(법무법인·법무사법인 등을 포함한다)인 자격자대리인이 대리해 신청할 수 있다(상업등기규칙 제44조 제1항, 등기예규 제1850호 제5조 제1항).
신청서에 인감제출자 사항과 제출 인감 날인이 있어야 하고, 지배인은 신청서에 영업주가 확인하는 뜻을 적고 제출 인감을 날인받는다(상업등기규칙 제44조 제2항·제3항).
저장은 인터넷등기소에서 하드디스크·휴대용 저장매체로 하며, 증명기간은 3년이다(상업등기규칙 제46조 제1항·제4항).
전자신청 등에 쓰려면 이용등록을 거쳐야 하고, 사용 용도는 제46조 제6항 각 호로 한정된다(상업등기규칙 제46조 제5항·제6항).