본인서명사실확인서

본인서명사실확인서란 본인이 직접 서명한 사실을 발급기관이 확인한 종이문서로(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제2조 제3호), 인감증명서에 갈음하여 사용할 수 있는 서명 기반 본인확인 수단이다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제1조).

이 제도의 취지는 인감을 미리 신고·등록하는 번거로움 없이 본인이 직접 한 서명만으로 본인확인을 갈음해 국민 편의를 높이는 것이다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제1조). 인감증명서를 제출해야 하는 절차·거래에서 본인서명사실확인서를 제출하고 관련 서면에 서명하면 인감증명서를 제출하고 인감을 날인한 것으로 본다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제13조).

쉽게 말하면 — 도장(인감) 대신 서명으로 본인임을 증명하는 공문서입니다. 인감도장을 등록하고 인감증명서를 발급받는 대신, 주민센터에서 직접 서명하면 “이 서명이 본인 것이 맞습니다”라는 확인서를 그 자리에서 받을 수 있습니다. 부동산 등기신청서에 인감 대신 서명하고, 이 확인서를 첨부하면 됩니다.

어떤 경우에 쓰나?

부동산등기 방문신청 시 인감증명을 제출해야 하는 자는 인감증명을 제출하는 대신 신청서 등에 서명을 하고 본인서명사실확인서를 제출하거나 전자본인서명확인서의 발급증을 제출할 수 있다(부동산등기규칙 제60조의2).

인감증명 제출 대상은 다음과 같다(부동산등기규칙 제60조 제1항).

소유권 등기명의인이 등기의무자로서 등기를 신청하는 경우
소유권에 관한 가등기명의인이 가등기 말소등기를 신청하는 경우
소유권 외 권리 등기명의인이 등기의무자로서 법 제51조에 따라 등기를 신청하는 경우
토지소유자들의 확인서를 첨부하여 토지합필등기를 신청하는 경우
권리자의 확인서를 첨부하여 토지분필등기를 신청하는 경우
협의분할에 의한 상속등기를 신청하는 경우 (상속인 전원)
등기신청서에 제3자의 동의·승낙을 증명하는 서면을 첨부하는 경우
법인 아닌 사단이나 재단의 등기신청에서 대법원예규로 정한 경우

위 모든 경우에서 인감증명 대신 본인서명사실확인서를 쓸 수 있다. 다만 토지합필·토지분필등기의 확인서, 협의분할에 의한 상속등기의 서면, 제3자 동의·승낙서가 공정증서이거나 당사자가 서명·날인했다는 뜻의 공증인의 인증을 받은 서면이면 애초에 인감증명 자체를 제출할 필요가 없다(부동산등기규칙 제60조 제4항).

예를 들어 상속등기를 신청할 때 상속인 전원의 인감증명서를 제출해야 하는데, 인감이 없는 상속인은 주민센터에서 본인서명사실확인서를 발급받아 대신 제출할 수 있습니다.

자격자대리인의 본인 확인 수단으로도 쓰이나?

자격자대리인(변호사·법무사)이 공동 권리 등기 또는 승소 등기의무자 단독신청 등기를 신청할 때, 위임인이 등기의무자인지를 확인해야 한다. 이 확인 수단으로 주민등록증·인감증명서와 함께 본인서명사실확인서도 허용된다(부동산등기규칙 제46조 제1항 제8호).

법무사가 등기 위임을 받을 때, 의뢰인이 인감증명서를 갖고 오지 않아도 본인서명사실확인서를 제시하면 본인 확인을 마칠 수 있습니다.

어떻게 발급받나?

본인이 발급기관(시장·군수·구청장이나 읍·면·동장)을 직접 방문해 신청해야 한다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제5조 제1항). 대리 발급은 허용되지 않는다. 인감증명서가 대리인 신청을 허용하는 것(인감증명법 제12조 제1항)과 다른 핵심 차이다.

발급기관은 주민등록증 등 신분증으로 신청인이 본인인지 확인하고(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제6조 제1항), 신원이 확인되면 신청인이 발급기관이 요청하는 방법으로 서명한다(같은 조 제3항). 서명은 본인 고유의 필체로 성명 전부를 제3자가 알아볼 수 있게 적어야 하며(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제2조 제1호), 알아보기 어려우면 발급기관이 다시 서명을 요청할 수 있다(같은 법 제6조 제4항).

미성년자는 법정대리인과 함께 방문해 동의를 받아 신청하고(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제5조 제3항), 피성년후견인 신청이나 미성년자의 무동의 신청 등은 발급이 거부된다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제6조 제5항).

발급받으려면 반드시 본인이 주민센터에 가야 합니다. 인감증명서는 가족이나 대리인이 대신 뗄 수 있지만, 본인서명사실확인서는 대리 발급이 안 됩니다. 창구에서 신분증을 확인한 뒤 직접 서명하면 그 자리에서 발급됩니다.

부동산 매도용은 무엇을 확인하나?

부동산 관련 용도의 본인서명사실확인서에는 신청할 등기유형과 거래상대방(매수인 등)의 인적사항이 기재되어 있어야 한다. 상대방이 개인이면 성명·주소·주민등록번호, 법인이면 명칭·주사무소 소재지·법인등록번호가 모두 기재된다(등기예규 제1780호). 인감증명서의 부동산 매도용에 매수인 인적사항(수령인)을 기재하는 것과 같은 취지다.

전자본인서명확인서(발급증)와 다른가?

같은 법에서 규율하는 두 가지 방식이다. 본인서명사실확인서는 발급기관을 방문해 받는 종이문서이고, 전자본인서명확인서는 발급시스템에서 본인이 직접 발급하는 전자문서다(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제7조 제2항). 민원인은 발급시스템 이용 승인을 미리 받은 뒤(본인서명사실 확인 등에 관한 법률 제8조 제1항), 인증서로 본인확인 절차를 거쳐 표준서식을 작성하고 전자서명을 한다(같은 법 제7조 제3항).

전자본인서명확인서는 발급증을 행정기관에 제출하는 방식으로 인감증명서 제출을 갈음한다(같은 조 제7항). 행정기관은 발급시스템 내에서만 그 확인서를 확인할 수 있고, 이를 출력한 종이는 전자본인서명확인서로서의 효력이 없다(같은 조 제8항). 부동산등기규칙 제60조의2는 종이 본인서명사실확인서와 전자본인서명확인서 발급증을 모두 인감증명 대체수단으로 인정한다.

유효기간은?

등기신청서에 첨부하는 인감증명·법인등기사항증명서·주민등록표 등본 등은 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(부동산등기규칙 제62조). 본인서명사실확인서도 같은 기준이 적용된다.

발급일로부터 3개월이 지난 본인서명사실확인서는 등기신청에 쓸 수 없습니다. 등기 신청일 기준으로 3개월 이내에 발급받은 것을 준비해야 합니다.

실무 체크포인트

인감도장이 없거나 분실한 의뢰인에게 인감 재신고 없이 즉시 활용 가능한 대체 수단이다.
발급기관은 주민센터(읍·면·동)이며, 본인이 직접 방문해야 한다. 대리 발급은 원칙적으로 허용되지 않는다.
신청서 등에 서명을 해야 한다는 점이 핵심이다. 인감증명 방식에서는 인감을 날인하지만, 본인서명사실확인서 방식에서는 서명으로 대체하므로 날인하지 않는다.
신청서·위임장의 서명과 본인서명사실확인서의 서명 문자가 다르거나, 성명을 전부 적지 않거나, 알아볼 수 없게 흘려 쓰면 등기신청이 수리되지 않는다(등기예규 제1780호). 확인서의 서명과 신청서류의 서명을 일치시켜야 한다.
부동산 용도란에 등기유형과 거래상대방 인적사항이 누락되면 반려되므로, 발급 신청 전 매수인 정보를 확정해 두는 게 좋다(등기예규 제1780호).
해외에 거주하는 재외국민은 이 방식을 사용할 수 없다. 재외국민은 재외공관 공증(인증)으로 인감증명을 갈음한다(부동산등기규칙 제61조 제3항).