공탁기록 열람·복사와 사실증명

공탁당사자와 이해관계인은 공탁관에게 공탁관계 서류의 열람과 사실증명을 청구할 수 있다. 기록을 읽거나 사본을 받으려는 경우와 공탁에 관한 사실의 증명을 받으려는 경우에 맞추어 신청서를 준비한다(공탁규칙 제59조, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).

쉽게 말하면 — 내 공탁이나 나와 이해관계가 있는 공탁의 기록을 확인하는 절차입니다. 내용을 읽거나 인증 없는 복사본을 받는 것과, 필요한 사실의 증명서를 받는 것은 다릅니다. 공탁관이 인증한 사본이나 등초본을 받는 절차는 아닙니다(공탁규칙 제59조, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).

누가 신청할 수 있나?

공탁당사자 또는 해당 공탁에 이해관계가 있는 사람이 신청할 수 있다. 일반 공개자료처럼 공탁과 관계없는 누구나 열람하는 제도는 아니므로, 신청서에 당사자 자격이나 이해관계를 밝혀 해당 기록과의 관계를 설명한다(공탁규칙 제59조 제1항, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).

대리인을 통해 신청할 수도 있지만 위임대리인은 대리권을 증명하여야 한다. 전자 열람은 별도로 공탁전산시스템에 인적사항이 등록되어 있는 당사자와 이해관계인을 대상으로 한다(공탁규칙 제59조 제2항, 행정예규 제1446호 제16조 제1항).

열람·복사와 사실증명은 어떻게 다른가?

내용을 확인하거나 복사본이 필요하면 열람·복사를, 공탁에 관한 특정 사실의 증명이 필요하면 사실증명을 청구한다(공탁규칙 제59조).

공탁관계 서류의 등초본이나 인증된 사본은 청구할 수 없고, 열람의 연장으로 인증 없는 사본을 청구할 수 있다(공탁규칙 제59조, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).

필요한 자료	신청할 내용
기록 내용 확인	열람신청서에 대상 법원·공탁사건을 특정한다(공탁규칙 제59조 제4항, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).
인증 없는 사본	열람·복사 신청서에서 복사를 선택하고 복사할 부분을 적는다(행정예규 제1420호 제16-1호 양식).
사실증명	증명을 받고자 하는 수에 1통을 더한 사실증명청구서를 제출한다(공탁규칙 제59조 제4항).

예를 들어 종이 사실증명서 2통이 필요하면 청구서는 3통을 제출한다. 전자공탁시스템으로 하는 청구는 이러한 종이 통수 규정과 달리 하나의 전자문서로 제출할 수 있다(공탁규칙 제59조 제4항, 같은 규칙 제73조 제6항).

대리인이 가면 인감증명서가 필요한가?

위임대리인이 청구하면 원칙적으로 대리권을 증명하는 서면에 인감도장을 찍고 인감증명서를 붙여야 한다. 다만 자격자대리인 본인이 직접 열람·사실증명을 청구하는 경우에는 이 인감 요건이 적용되지 않는다(공탁규칙 제59조 제2항·제3항). 여기서 자격자대리인은 변호사·법무사와 법무법인·법무법인(유한)·법무조합·법무사법인·법무사법인(유한)을 말한다(같은 규칙 제38조 제3항). 인감 예외는 이 자격자대리인이 직접 청구하는 경우에 적용된다.

인감증명서와 관공서가 발급한 대리권·대표자 자격증명서면은 발급일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(공탁규칙 제16조). 인감날인·인감증명 대신 서명과 본인서명사실확인서 또는 전자본인서명확인서 발급증을 제출할 수도 있다. 이때에는 확인서의 서명·용도·위임받은 사람 표시가 청구서와 위임장에 맞아야 하고, 확인서도 발행일부터 3개월 이내의 것이어야 한다(행정예규 제1095호 제2조·제3조·제5조부터 제7조까지).

본인서명사실확인서를 사용할 때에는 본인 고유 필체로 성명 전체를 알아볼 수 있게 서명하고, 확인서와 청구서등의 서명 문자를 일치시켜야 한다. 서명 문자가 다르거나 성명 일부만 쓰는 등 제3조의 금지 방식에 해당하면 수리되지 않는다(행정예규 제1095호 제3조). 해당 공탁 청구를 접수한 공탁소 이외의 기관·법인·단체가 전자본인서명확인서 발급시스템에서 그 확인서를 이미 열람한 사실이 확인되면, 공탁관은 해당 청구를 수리하여서는 안 된다. 시스템 장애로 확인할 수 없으면 인감증명서나 본인서명사실확인서의 제출을 요구받을 수 있고, 그 서류에 맞게 청구서등도 보정하여야 한다(행정예규 제1095호 제4조).

온라인으로 모든 공탁기록을 볼 수 있나?

온라인 열람은 전자공탁시스템의 금전공탁 신청과 5천만 원 이하 공탁금의 출급·회수청구에 따라 전자문서로 제출된 공탁관계서류를 대상으로 한다. 사실증명은 그 시스템으로 처리한 공탁사무가 대상이다(행정예규 제1446호 제2조). 전자공탁사건에서도 종이로 제출되어 별도 기록으로 관리되는 서류까지 모두 온라인 열람 대상이 되는 것은 아니다(행정예규 제1446호 제18조 제1항).

전자 열람·증명은 전산에 인적사항이 등록된 당사자·이해관계인이 신청하여야 한다. 전자문서의 작성 방식과 전자서명을 갖추어야 하며, 보완이 필요하면 기간을 정한 보정권고를 받을 수 있다. 보정도 인감증명서 제출처럼 시스템 이용이 불가능한 경우 등의 특별한 사정이 없으면 전자공탁시스템으로 하여야 한다(행정예규 제1446호 제16조 제1항, 제10조).

전자 열람이 승인되면 승인일부터 1주일 이내에 열람할 수 있다. 시스템 장애 등 신청인 책임 없는 사유로 증명서를 정상 출력하지 못한 경우에는 그 사유를 소명하여 다시 출력하는 절차를 이용한다(행정예규 제1446호 제16조 제3항·제4항, 제11조 제2항). 공탁관이 창구에서 전산정보처리조직으로 열람시키거나 증명서를 발급할 수 있다는 규정은 이러한 원격 전자신청의 이용 범위와 구별된다(공탁규칙 제59조 제6항).

형사공탁 기록의 피해자 정보도 볼 수 있나?

피공탁자 등의 인적사항이 기재된 형사공탁 관계서류·전자기록에 대하여 열람이나 사실증명을 청구하면, 공탁관은 그 인적사항을 비실명 처리한 뒤 열람시키거나 증명서를 발급하여야 한다. 보호 대상에는 피공탁자뿐 아니라 포괄승계인과 법정대리인의 인적사항도 포함된다(공탁규칙 제87조). 당사자나 이해관계인이라는 이유로 이 보호조치가 없어지는 것은 아니다.

비실명 처리 대상에는 성명·아이디, 주소·연락처, 금융정보와 그 밖의 개인 식별정보가 포함된다. 열람·복사에는 해당 정보를 가린 사본을 제공하고, 사실증명에는 정보를 가리거나 기재하지 않는 방법을 사용한다(행정예규 제1444호 제17조부터 제19조까지).

일반 전자 열람·사실증명에서도 공탁관은 공탁자 또는 피공탁자의 주소 등 일부 인적사항을 제외하고 제공할 수 있다. 이 규정은 형사공탁 특례의 의무적 비실명 처리와 달리 공탁관이 개인정보 보호를 위하여 취할 수 있는 조치다(행정예규 제1446호 제16조 제5항).

오래된 공탁기록은 언제까지 남아 있나?

공탁기록의 보존기간은 사건이 완결된 해의 다음 해부터 5년이고, 사건별 장부는 같은 기준으로 10년이다. 합철한 서류는 가장 긴 보존기간을 따르며, 특별한 보존 사유가 있으면 기간이 지난 뒤에도 그 사유가 있는 동안 보존하여야 한다(공탁규칙 제17조). 공탁한 날부터 일률적으로 5년 뒤에 기록이 없어지는 것은 아니다.

보존기간이 끝났다고 즉시 자동 폐기되는 것도 아니다. 공탁관은 폐기목록을 작성하여 소속 지방법원장 또는 지원장의 인가를 받아야 한다(공탁규칙 제18조). 오래된 사건이라면 공탁번호와 완결 여부를 확인하고, 필요한 기록이나 장부가 남아 있는지 공탁소에 확인한다.

청구가 거절되면 어떻게 하나?

공탁관의 열람·증명 거절처분에 불복하면 공탁소에 이의신청서를 제출하여 관할 지방법원의 판단을 구할 수 있다. 먼저 신청자 자격, 대리권 서류, 기록의 특정 여부 등 거절 이유를 확인한다(공탁법 제12조). 이후 절차는 공탁관 처분에 대한 이의신청에서 다룬다.

실무 체크포인트

공탁당사자 또는 이해관계인 자격과 대상 공탁사건을 특정한다(공탁규칙 제59조, 행정예규 제1420호 제16-1호 양식).
종이 사실증명청구서는 필요한 증명서 수보다 1통 더 제출한다(공탁규칙 제59조 제4항).
위임대리인의 인감 요건과 자격자대리인 본인 직접 청구의 예외를 확인한다(공탁규칙 제59조 제2항·제3항).
전자 열람은 승인일부터 1주일 이내에 한다(행정예규 제1446호 제16조 제3항).