채용서류 반환 청구

상시 30명 이상 사업장의 채용에서 채용대상자로 확정되지 않은 구직자는 채용 여부가 확정된 뒤 회사에 채용서류의 반환을 청구할 수 있다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조, 같은 법 제11조 제1항). 청구는 회사가 정해 미리 알린 청구기간 안에 반환청구서로 한다. 회사는 청구일부터 14일 이내에 서류를 발송하거나 전달하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항).

어떤 채용과 어떤 지원자가 반환을 요구할 수 있나?

구직자는 이 법이 적용되는 채용에서 채용 여부가 확정된 뒤 채용서류의 반환을 청구할 수 있다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항). 적용 대상과 청구할 수 있는 사람은 다음 두 조문이 함께 정한다.

• 적용되는 채용: 이 법은 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장의 채용절차에 적용한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조 본문). 다만 국가 및 지방자치단체가 공무원을 채용하는 경우에는 적용하지 아니한다(같은 조 단서).
• 청구할 수 있는 사람: 반환을 청구할 수 있는 사람은 구직자이며, 확정된 채용대상자는 제외한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 본문 괄호).
• 청구할 수 있는 시점: 구인자의 반환 의무는 「구직자의 채용 여부가 확정된 이후」 청구가 있을 때 생긴다(같은 항 본문).

상시 근로자가 30명 미만인 사업장의 채용에는 이 법이 적용되지 않으므로, 이 글의 반환 절차와 기한도 그 채용에는 미치지 않는다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조). 합격해 채용대상자로 확정된 사람의 서류가 근로계약 뒤 어떻게 처리되는지도 이 조문의 반환 청구와는 다른 문제다.

구인자는 청구를 받으면 본인임을 확인한 후 반환하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 본문). 그래서 청구서에는 회사가 지원자 본인을 확인할 수 있는 사항을 정확히 적는다.

이메일로 낸 서류와 스스로 낸 자료도 돌려받나?

구직자가 구인자의 요구로 낸 서류라도 홈페이지 또는 전자우편으로 제출한 경우에는 반환 의무의 예외다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 단서). 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우도 같은 단서에 따라 제외된다.

예외가 되는 두 경우는 다음과 같다(같은 항 단서). 둘 중 어느 하나에 해당하면 구인자는 같은 항 본문의 반환 의무를 지지 않는다.

1. 같은 법 제7조 제1항에 따라 홈페이지 또는 전자우편으로 제출된 경우. 그 홈페이지에는 사업장의 홈페이지와 구인자로부터 위탁받아 채용업무에 종사하는 자의 홈페이지가 모두 들어간다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제7조 제1항).
2. 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 경우

따라서 같은 졸업증명서라도 회사 요구로 종이 원본을 우편·방문으로 냈는지, 처음부터 홈페이지·이메일로 냈는지에 따라 반환 청구 대상인지가 나뉜다. 회사가 요구하지 않았는데 지원자가 추가로 낸 포트폴리오 출력물 같은 자료는 제출 방식과 관계없이 이 조문의 반환 대상이 아니다.

예외가 된다고 회사가 서류를 계속 가지고 있어도 된다는 뜻은 아니다. 구인자는 반환 청구기간이 지난 경우 및 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 「개인정보 보호법」에 따라 채용서류를 파기하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제4항). 전자 파일의 삭제를 요구하는 절차는 종이 원본의 반환 청구와 별개이며 개인정보 보호법이 정한다.

언제까지 회사에 청구해야 하나?

구직자는 회사가 법정 범위 안에서 정해 미리 알린 반환 청구기간을 확인하고 그 기간 안에 청구해야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조). 기간의 범위와 고지 의무는 다음과 같다.

• 반환 청구기간은 「구직자의 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 기간의 범위에서 구인자가 정한 기간」이다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조 전단).
• 구인자는 채용 여부가 확정되기 전까지 자신이 정한 반환 청구기간을 구직자에게 알려야 한다(같은 조 후단).
• 시행령 제4조는 이 기간을 「법 제11조제4항에 따른」 반환 청구기간이라고 적지만, 현행 법 제11조 제4항은 그 청구기간이 지난 경우의 파기 의무를 정한 항이다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제4항). 청구기간의 범위는 시행령 제4조에서, 기간이 지난 뒤의 파기는 법 제11조 제4항에서 확인한다.
• 구인자는 같은 법 제11조 제1항부터 제5항까지의 내용(반환, 청구 방법, 보관, 파기, 비용)을 채용 여부가 확정되기 전까지 구직자에게 알려야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제6항).

시행령은 기간의 범위만 정하고 실제 기간은 회사가 그 범위에서 정하므로, 모든 회사가 180일 동안 청구를 받아야 하는 것은 아니다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조). 채용공고나 채용 안내문, 전형 중 받은 통지에 적힌 기간을 먼저 찾는다. 회사가 기간을 알리지 않았을 때 어느 기간을 적용하는지는 시행령 제4조가 정하지 않으며, 같은 조는 회사가 기간을 정해 확정 전까지 알릴 의무만 둔다. 고지의무를 이행하지 않은 구인자는 300만원 이하의 과태료 대상이다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제17조 제3항 제2호).

이 청구기간은 구직자가 청구할 수 있는 기간이다. 청구한 뒤 회사가 서류를 보내야 하는 14일과는 다른 기간이다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항).

반환청구서를 어디에 어떻게 제출하나?

구직자는 별지 제3호서식의 채용서류 반환청구서를 홈페이지, 전자우편 또는 팩스 등으로 구인자에게 제출하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행규칙 제3조). 제출 상대는 고용센터 같은 행정기관이 아니라 서류를 받은 구인자다.

법률은 반환 청구를 서면 또는 전자적 방법 등 고용노동부령으로 정하는 바에 따라 하도록 하고(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제2항), 그 고용노동부령이 위 시행규칙 제3조다. 원본을 종이로 냈더라도 반환청구서는 이메일이나 팩스로 낼 수 있다.

청구서를 낼 때 남겨 둘 것은 다음과 같다.

• 본인 확인 사항: 구인자는 본인임을 확인한 후 반환한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 본문).
• 돌려받을 서류 목록: 회사 요구로 종이로 낸 서류를 적는다(같은 항 단서의 예외를 빼고).
• 반환 장소: 특수취급우편물로 반환하는 경우 반환 장소는 채용서류에 적힌 구직자의 주소지이고, 청구할 때 장소를 지정하면 그 장소로 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제3항).
• 제출일 증빙: 회사의 14일 기한은 청구한 날을 기준으로 하고(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항), 일 단위 기간은 원칙적으로 첫날을 넣지 않고 다음 날부터 센다(민법 제157조). 청구가 언제 회사에 닿았는지 보일 수 있도록 이메일·팩스 송신 기록과 접수 회신을 보관한다.

회사는 언제 어떻게 돌려주고 우편료는 누가 내나?

구인자는 구직자가 반환 청구를 한 날부터 14일 이내에 해당 채용서류를 발송하거나 전달하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항). 이 기한은 회사가 보내거나 건네는 기한이며, 구직자가 그 기간 안에 받아야 한다는 문언은 아니다.

반환 방법

구인자는 「우편법」 제14조 제2항 제3호 또는 제15조 제2항 제3호에 따른 특수취급우편물을 이용하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제2항 본문). 다만 구직자가 원하는 경우에는 구직자와 합의하는 방법으로 전달할 수 있다(같은 항 단서). 직접 받으러 가고 싶다면 청구서에 그 뜻을 적고 회사와 방법을 합의한다.

비용 부담

채용서류의 반환에 소요되는 비용은 원칙적으로 구인자가 부담한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제5항 본문). 다만 구인자는 대통령령으로 정하는 범위에서 그 비용을 구직자에게 부담하게 할 수 있다(같은 항 단서). 구직자에게 넘길 수 있는 비용과 그 요건은 다음과 같다.

위 범위 밖의 비용, 예컨대 서류 정리 수수료 같은 명목은 시행령 제5조 제1항이 정한 범위에 들어 있지 않다. 확정 전 계좌 통지를 받은 적이 없다면 우편 요금도 원칙대로 회사가 부담하며, 구직자의 신청에 따라 「우편법 시행령」 제29조에 따른 수취인 부담으로 발송하는 경우만 다르다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제5조 제2항).

돌려주지 않거나 이미 파기했다면 어떻게 하나?

고용노동부장관은 반환 의무를 위반한 구인자에게 시정을 명할 수 있다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제12조 제1항). 시행령은 이 시정명령과 이행결과 보고의 접수를 지방고용노동관서의 장에게 위임한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제6조 제2호). 제12조는 구직자의 신고 서식을 정하지 않으므로, 구직자는 청구서·고지 내용·제출 기록을 갖추어 관할 지방고용노동관서에 위반 사실을 알리고 조치를 요청한다.

회사의 보관·파기 의무

구인자는 반환 청구에 대비하여 대통령령으로 정하는 기간 동안 채용서류를 보관하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제3항 본문). 보관기간은 청구 여부에 따라 다음 각 호로 나뉜다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제3조).

1. 구직자가 반환을 청구하지 않은 경우: 시행령 제4조에 따른 반환 청구기간(제1호)
2. 구직자가 반환을 청구한 경우: 구인자가 특수취급우편물을 발송하거나 전달한 시점까지의 기간(제2호)

청구기간이 지난 경우 및 채용서류를 반환하지 아니한 경우 구인자는 「개인정보 보호법」에 따라 채용서류를 파기하여야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제4항). 기간 안에 청구했는데 회사가 보내기 전에 파기했다면, 청구한 경우의 보관기간(시행령 제3조 제2호)을 지키지 않은 것이 된다.

다만 천재지변이나 그 밖에 구인자에게 책임 없는 사유로 채용서류가 멸실된 경우 구인자는 반환 의무를 이행한 것으로 본다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제3항 단서). 회사가 멸실을 이유로 반환하지 않는다면 그 사유가 회사에 책임 없는 것인지를 묻는다.

시정명령과 과태료

위반 유형마다 법이 정한 조치는 다르다. 고용노동부장관은 제11조 제1항(반환)·제4항(파기)·제5항(비용) 위반에 시정을 명할 수 있고(채용절차의 공정화에 관한 법률 제12조 제1항), 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 구인자에게는 300만원 이하의 과태료를 부과한다(같은 법 제17조 제3항).

1. 제11조 제3항에 따른 채용서류 보관의무를 이행하지 아니한 구인자(제1호)
2. 제11조 제6항을 위반하여 구직자에 대한 고지의무를 이행하지 아니한 구인자(제2호)
3. 제12조 제1항에 따른 시정명령을 이행하지 아니한 구인자(제3호)

제17조 제3항 각 호에 제11조 제1항의 반환 의무 위반 자체는 들어 있지 않다. 반환 의무 위반은 시정명령의 대상이고, 시정명령을 이행하지 않으면 과태료 대상이 된다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제17조 제3항 제3호). 시정명령을 이행한 구인자는 이행결과를 지체 없이 고용노동부장관에게 보고하여야 한다(같은 법 제12조 제2항). 과태료는 고용노동부장관이 부과·징수하고(같은 법 제17조 제4항), 그 권한은 지방고용노동관서의 장에게 위임되어 있다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제6조 제4호). 고용노동부 안내도 확정 전 보관·반환·비용·파기 사항을 고지하지 않으면 과태료를 부과한다고 설명한다(고용노동부 – 채용서류 보관 반환 비용 파기 사전 고지 FAQ).

사례로 보는 청구 순서

아래는 설명을 위해 가정한 사실관계이며 실제 기관 사례가 아니다.

갑은 상시 근로자 50명인 회사의 서류 요구에 따라 졸업증명서와 자격증 사본을 우편으로 보냈고, 성적증명서는 회사 홈페이지에 파일로 올렸다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조 적용 규모 가정). 회사는 전형 안내문에서 시행령 제4조의 범위 안에서 정한 반환 청구기간을 알렸고, 갑은 불합격 통지를 받았다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조).

1. 갑은 공고·안내문으로 회사 규모가 30명 이상이고 고지된 기간이 언제까지인지 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조, 채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조).
2. 우편으로 낸 졸업증명서·자격증 사본은 반환 청구 대상이다. 홈페이지에 올린 성적증명서 파일은 반환 의무의 예외다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 단서).
3. 갑은 기간 안에 별지 제3호서식 반환청구서를 이메일로 보내고 반환 주소를 적는다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행규칙 제3조, 채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제3항).
4. 회사는 청구일부터 14일 이내에 특수취급우편물로 보내야 한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항·제2항). 확정 전 계좌 통지가 없었다면 우편료는 회사가 낸다(같은 영 제5조 제2항).
5. 회사가 보내지 않으면 갑은 청구서와 송신 기록, 고지 안내문을 갖추어 관할 지방고용노동관서에 위반 사실을 알리고 시정명령을 구한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제12조 제1항, 채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제6조 제2호).

실무 체크포인트

• 회사가 상시 30명 이상 사업장인지, 공무원 채용이 아닌지 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조).
• 불합격 등으로 채용 여부가 확정됐는지 확인한다. 확정된 채용대상자는 청구할 수 없다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항).
• 돌려받을 서류가 회사 요구로 홈페이지·이메일이 아닌 방식으로 낸 것인지 서류마다 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제1항 단서).
• 회사가 확정 전에 알린 반환 청구기간(확정일 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 회사가 정한 기간)을 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제4조).
• 별지 제3호서식 반환청구서를 홈페이지·이메일·팩스 등으로 회사에 내고 송신 기록을 남긴다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행규칙 제3조).
• 청구일부터 14일 이내에 회사가 발송하거나 전달했는지 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제2조 제1항).
• 우편료를 요구받으면 확정 전 계좌 통지가 있었는지, 요구액이 특수취급우편 요금·수수료 범위인지 확인한다(채용절차의 공정화에 관한 법률 시행령 제5조).

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